Sekretär / Teamassistent / Office Manager (m/w/d) in Vollzeit

• Kaufmännische Abläufe im Blick: Sie entlasten die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und unterstützen die kaufmännischen Prozesse, damit alles reibungslos läuft
• Korrespondenz: Sie übernehmen die vollständige Tageskorrespondenz und finalisieren Schriftstücke, die auf Input bspw. der Bauleiter vorbereitet wurden
• Angebote und Nachverfolgung: Sie unterstützen bei der Bearbeitung von Angeboten für Submissionen und telefonieren bei Lieferanten nach
• Rechnungsstellung & Preisspiegel: Sie erstellen und versenden Ausgangsrechnungen mit RIB iTwo und unterstützen bei der Erstellung von Preisspiegeln
• Empfang und Besprechungsservice: Sie kümmern sich um den Empfang, die Begrüßung und die Bewirtung von Besuchern sowie um die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Telefonzentrale & Kommunikation: Sie betreuen die Telefonzentrale, dokumentieren Anrufe und behalten den Überblick
• Archiv & Digitalisierung: Sie archivieren Bauakten – sowohl in Papierform als auch digital – und bringen Ihr Wissen aktiv in die Digitalisierung unserer Prozesse mit ein

• Kaufmännische Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im baunahen Umfeld: Idealerweise haben Sie in der Baubranche, einem Ingenieurbüro, einem Baustoffhandel oder einem ähnlichen baunahen Betrieb gearbeitet
• Erfahrung in der Assistenz: Sie bringen mehrjährige Erfahrung in Assistenzfunktionen mit und kennen sich mit der Betreuung kaufmännischer Prozesse aus
• Organisationstalent & Selbstständigkeit: Sie sind gut darin, viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten – auch unter Zeitdruck
• IT- und Digitalaffinität: Mit MS Office, insbesondere Word und Excel, sind Sie vertraut und haben Freude an der Arbeit mit digitalen Tools
• Kommunikationsstärke: Ihre Deutschkenntnisse (C2) sind ausgezeichnet. Sie kommunizieren schriftlich wie mündlich klar und verbindlich – immer freundlich, offen und mit einem Lächeln in der Stimme

Die DNA: Im Unternehmen wird eine familiäre Atmosphäre und ein Arbeitsklima gepflegt, in dem Zusammenarbeit großgeschrieben wird. Im kaufmännischen Bereich arbeiten rund sieben Kolleginnen und Kollegen eng mit dem insgesamt etwa 20-köpfigen Verwaltungsteam zusammen. Regelmäßiger Austausch, zum Beispiel im wöchentlichen Abteilungsmeeting, ist fester Bestandteil der Zusammenarbeit. Entscheidungen werden zügig getroffen – kurze Wege zur Geschäftsführung ermöglichen schnelle Abstimmungen und einen Austausch auf Augenhöhe. Auch abseits des Arbeitsalltags wird der Teamgeist gestärkt, etwa beim jährlichen Sommerfest oder bei der gemeinsamen Weihnachtsfeier

• Attraktive Vergütung: Je nach Qualifikation und Erfahrung liegt Ihr Gehalt zwischen 3.500 und 4.000 Euro monatlich – plus ein anteiliges 13. Gehalt (insgesamt 12,72 Gehälter pro Jahr)
• Zusätzliche Benefits: Sie profitieren von exklusiven Mitarbeiterrabatten über Corporate Benefits und einer Edenred-Guthabenkarte im Wert von 40€ monatlich
• Jobrad-Leasing: Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihr eigenes E-Bike oder Fahrrad zu leasen – umweltfreundlich, praktisch und perfekt für den Arbeitsweg oder die Freizeit
• Treue wird belohnt: Für Ihre langfristige Betriebszugehörigkeit zahlen wir Ihnen eine attraktive Prämie
• Urlaub: Sie genießen 30 Urlaubstage pro Jahr für Ihre Erholung
• Flexible Arbeitszeiten: Sie arbeiten 40 Stunden pro Woche. Im Team treffen Sie individuelle Absprachen zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung – solange die Abteilungen zwischen 08:00 und 16:30 Uhr grundsätzlich besetzt sind
• Betriebliche Altersvorsorge & Vermögenswirksame Leistungen: Wir unterstützen Ihre Altersvorsorge mit einem Zuschuss von rund 20% also mehr als gesetzlich vorgeschrieben. Zusätzlich bezuschussen wir Ihre vermögenswirksamen Leistungen
• Individuelle Weiterbildung: Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung liegt uns am Herzen. Wir fördern individuelle Weiterbildungen – eigene Vorschläge sind ausdrücklich willkommen
• Moderne Büroausstattung: Alle Arbeitsplätze sind mit höhenverstellbaren Schreibtischen und zwei Bildschirmen ausgestattet – für effizientes und ergonomisches Arbeiten
• Praktische Extras: Kostenlose Parkplätze direkt am Haus und freie Getränke stehen Ihnen selbstverständlich zur Verfügung