ATIV Service GmbH: Assistent/in der Geschäftsführung (m/w/d)

Standort: Köln | Teilweise Home-Office möglich
Arbeitszeit: Vollzeit | Start: Ab sofort
Gehalt: 35.000 – 45.000 € (abhängig von Qualifikation & Erfahrung)

Über uns

Wir sind die ATIV Service GmbH, ein spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen für die Pharmaindustrie. Unser Ziel ist es, das Gesundheitswesen effizienter, transparenter und ethischer zu gestalten. Dafür suchen wir dich – eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unseren CEO unterstützt und als Schnittstelle zwischen Management, Kunden und internen Teams agiert.

Keine Sorge, wenn du keine Erfahrung in der Pharmaindustrie hast! Wir legen Wert auf Motivation, Organisationstalent und Lernbereitschaft – alles andere bringen wir dir bei.

Aufgaben

Deine Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Prozesse. Dazu gehören:

Organisation & Koordination:

• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Geschäftsreisen
• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Projekten
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen

Kommunikation & Schnittstellenmanagement:

• Interne und externe Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Dienstleistern
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen zur Umsetzung von Projekten
• Unterstützung bei Vertrags- und Dokumentenmanagement

Prozessoptimierung & Effizienzsteigerung:

• Verbesserung interner Abläufe zur Entlastung der Geschäftsführung
• Eigenständige Bearbeitung von Sonderprojekten

Qualifikation

Dein Profil

Organisationsstärke: Du behältst den Überblick, setzt Prioritäten und arbeitest strukturiert.
Kommunikationstalent: Du kannst dich schriftlich und mündlich klar und professionell ausdrücken.
Eigeninitiative: Du denkst mit, packst an und treibst Dinge selbstständig voran.
Flexibilität & Diskretion: Du bewahrst Ruhe in einem dynamischen Umfeld und gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um.
Erfahrung & Kenntnisse:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Management, Kommunikation)
• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Guter Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Benefits

Was wir dir bieten Attraktives Gehalt: 35.000 – 45.000 € (je nach Qualifikation & Erfahrung)
Home-Office Möglichkeit (individuell vereinbar)
Jobticket (Deutschlandticket inklusive)
Regelmäßige Schulungen & Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Projektmanagement, Kommunikation, Arzneimittelregulierung)
Flexible Arbeitszeiten & ein motiviertes Team mit flachen Hierarchien
Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten & Raum für eigene Ideen
Betriebliche Altersvorsorge & Gesundheitsprogramme

Klingt spannend? Dann bewirb dich jetzt!

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Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!