Leitungsassistenz Office-Management

Leitungsassistenz / Office-Management (m/w/d)

Position bei Hochschule Weihenstephan-Triesdorf. Bewerbungsfrist 16.02.2026. Vergütung bis E 5 TV-L. Umfang Teilzeit (20 Stunden / Woche). Vertragslaufzeit unbefristet. Kennziffer 2025-0044. Besetzungsdatum 01.04.2026.

Overview

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf verfügt über ein einzigartiges, alle Lebensgrundlagen umfassendes Fächerspektrum. Über 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie 156 Professorinnen und Professoren arbeiten an vier Standorten (Freising, Triesdorf, Straubing, Schlachters) gemeinsam an einer nachhaltigen Zukunft.

Responsibilities

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben
• Unterstützung der Leitung der Weihenstephaner Gärten in ihren Funktionen
• Ansprechperson für Besucheranfragen und Organisation von Gruppenführungen (digitales Anmeldesystem)
• Mithilfe bei Haushaltsangelegenheiten in den Weihenstephaner Gärten (z. B. Abrechnungen, Erstellung von Kassenanordnungen)
• Beschaffung von Büromaterial, Literatur und Arbeitsmaterialien
• Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit der Weihenstephaner Gärten (Internet, Informationstafeln, interne Aushänge)
• Koordination von kleineren Veranstaltungen der Weihenstephaner Gärten (z. B. Vorträge)
• Durchführung von Raum- und Kfz-Buchungen über das Campus-Managementsystem
• Administrativer Unterstützung bei Mitarbeiterfortbildungen und Betriebsausflügen
• Betreuung der internen Gartenbibliothek / des Gartenarchivs

Qualifications

• Engagierte Persönlichkeit mit strukturierter und zielorientierter Arbeitsweise
• Freude am Umgang mit Menschen sowie ein sicheres und professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens Sprachniveau C1)
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und Offenheit für digitale Verwaltungsprozesse
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich zügig in neue Strukturen einzuarbeiten
• Flexibilität, Serviceorientierung und Freude an der Vielfalt des Hochschulalltags

Einstellungsvoraussetzung

• Eine Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder
• Eine kaufmännische Berufsausbildung oder
• Eine Berufsausbildung, ergänzt durch einschlägige Weiterbildungen und/oder Berufserfahrung in oben genanntem Aufgabenbereich oder
• Eine vergleichbare Qualifikation

Benefits

• Faire Bezahlung nach TV-L mit regelmäßig tariflich vereinbarten Gehaltssteigerungen
• Sonderzahlung und Altersvorsorge (vermögenswirksame Leistung, Jahressonderzahlung, betriebliche Altersversorgung)
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten (BayLern, Sprachkurse, individuelle Seminare)
• Attraktive Zusatzleistungen wie Mensarbatt für Mitarbeitende, JobBike Bayern
• Kostenlose Parkplätze sowie gebührenfreies Laden von Elektrofahrzeugen je nach Standort
• Events und Betriebsausflüge (Teamevents, Feste und Veranstaltungen)
• 30 Tage Urlaub bei einer Fünftagewoche sowie zusätzlich Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
• Gesundheitsmanagement (Mental Health Coaching, Hochschulsport, bewegte Pause u. v. m.)
• Flexibel und familienfreundlich (flexible Arbeitszeiten, Teilzeit, Gleitzeit innerhalb der Rahmenzeit, Home‑Office-Möglichkeit je nach Position)

Contact

Jessica Bauer – Für Fragen Hinsichtlich des Bewerbungsprozesses bzw. der Einstellung
jessica.bauer@hswt.de
+49 8161 71-3073

Prof. Dr. Swantje Duthweiler – Für fachliche Fragen
swantje.duthweiler@hswt.de
+49 8161 71-2839

Tina Krüger – Für Fragen Schwerbehinderter sowie Ihnen gleichgestellter Personen
tina.krueger@hswt.de
+49 8161 71-2840