Junior Chief Of Staff (w/m/d)

Overview

Reisetätigkeit: regelmäßig international

Start: nach Vereinbarung

Einstiegsgehalt: 84.000 Netto

Als Junior Chief of Staff im Private Office eines international agierenden Principals übernehmen Sie eine Schlüsselrolle in einem hochdynamischen, internationalen Umfeld.

Das Family Office verwaltet und steuert ihre eigenen Beteiligungen und Assets in den Bereichen Motorsport, Wein, Fußball, Real Estate, Private Equitys sowie Lifestyle-Investments und koordiniert operative wie strategische Themen auf höchstem Niveau international.

Sie arbeiten unmittelbar an der Seite des Principals und stellen sicher, dass Kommunikation, Organisation und Umsetzung präzise, schnell und absolut diskret erfolgen.

Diese Position ist weit mehr als eine klassische Rolle – sie erfordert unternehmerisches Denken, maximale Verlässlichkeit, absolute Diskretion und eine kompromisslose Execution-Mentalität.

Ihre Aufgaben:

• Vollumfängliche Steuerung, Priorisierung und Umsetzung des Tagesgeschäfts des Principals – geschäftlich wie privat
• Kalender-, Termin- und Meetingmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung, Follow-ups und konsequenter Umsetzung offener Themen
• Planung und Koordination von Meetings, Calls und internationalen Reisen (Business und Privat), häufig im Umfeld von Motorsport-, Fußball- oder Business-Events
• Kommunikation auf höchstem Niveau mit Family-Mitgliedern, Beratern, Partnern, Führungspersönlichkeiten und Dienstleistern aus verschiedenen Ländern
• Zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder – Sie sorgen für reibungslos funktionierende Abläufe
• Verfassen, Bearbeiten und Qualitätsprüfung von Korrespondenz, Präsentationen und Dokumenten in Englisch (Deutsch von Vorteil)
• Unterstützung bei finanziellen und administrativen Aufgaben wie Expense Tracking, Reporting und Budgetübersichten
• Abstimmungen und Koordination mit Banken, Steuerberatern und Kanzleien
• Strukturierte Verwaltung von vertraulichen Dokumenten, Unterlagen und Informationen
• Organisation und Überwachung von Immobilien, Fahrzeugen und weiteren Assets inkl. Abstimmung mit Dienstleistern, Fahrern, Handwerkern und Logistikpartnern
• Koordination von Abläufen, Services, Wartungen und operativen Themen vor Ort
• Hands-on Unterstützung bei operativen Anforderungen – pragmatisch, effizient, lösungsorientiert
• Begleitung des Principals zu Meetings, Veranstaltungen oder Reisen – mit hoher Flexibilität und Einsatzbereitschaft
• On-site Koordination bei Terminen, Events und internationalen Aufenthalten
• Mitarbeit an Sonderprojekten, Research-Aufgaben und ad-hoc Assignments innerhalb des Private Office / Family Office
• Strikter Umgang mit sensiblen persönlichen, finanziellen und geschäftlichen Informationen – absolute Diskretion ist Voraussetzung
• Vorausdenken, Risiken erkennen, Probleme lösen, bevor sie entstehen

Qualifications:

• Bachelorabschluss in BWL, Finance, Jura, Volkswirtschaft oder einem verwandten Bereich ist vorteilhaft
• Erste Berufserfahrung im Bereich Executive Support, Consulting, Finance, Legal, Operations oder in einem unternehmerischen Umfeld ist von Vorteil – umfangreiche Family-Office-Erfahrung ist kein Muss
• Sehr dynamische, flexible und hands-on Persönlichkeit mit hoher Reisebereitschaft und Bereitschaft, über verschiedene Zeitzonen hinweg zu arbeiten
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten eigenständig zu steuern
• Diskret, loyal, vertrauenswürdig und sicher im Umgang mit einem high-profile und vertraulichen Umfeld
• Fließend Englisch in Wort und Schrift, Deutsch ist ein Plus
• Persönliches Interesse an Sport, Luxury-Lifestyle und/oder finanziellen bzw. realen Assets ist ein klarer Vorteil
• Gültiger Führerschein

Benefits

• Wohn- und Transportzuschuss (falls zutreffend)
• Jährliches Flugbudget sowie umfassende Krankenversicherung
• Starker Einblick in internationales Business, Investments und Entscheidungen auf Top-Level
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Private Office / Family Office Struktur