Workplace Operations Lead (all genders)

Über uns

Lucanet ist die CFO Solution Platform für modernes Finanzmanagement, um sämtliche Finanzprozesse – von der Konsolidierung bis zum ESG-Reporting – zu vereinfachen. Tag für Tag stehen wir als verlässlicher Partner an der Seite von über 5.500 Unternehmen in 50 Ländern. Wir bieten dabei mehr als nur eine Software, wir schaffen eine Single-Source-of-Truth für sämtliche Finanzdaten. So können CFOs ihre Unternehmen erfolgreich in die Zukunft führen. In unserem Team mit über 850 Game Changern weltweit, kannst du dich voll einbringen. Wir unterstützen deine Weiterentwicklung, während wir Lucanet und unsere Lösungen voranbringen, mit Fokus und Integrität. Bei uns findest du mehr als einen Arbeitsplatz - wir wollen Grenzen durchbrechen, Branchen gestalten und dabei deine Karriere unterstützen.

Erfahre mehr über Lucanet als Arbeitgeber.

Deine Rolle

Wir suchen ein(e) erfahrene(n) Workplace Operations Lead, um unser internationales Team zu führen und für reibungslose tägliche Abläufe an unseren weltweiten Standorten zu sorgen. Diese Position ist eine echte Player-Coach-Rolle: Du verbringst 50 % deiner Zeit aktiv mit der Unterstützung der täglichen Workplace-Operations und die anderen 50 % mit der Führung, dem Coaching und der Weiterentwicklung deiner Teammitglieder.

Du bist die zentrale Ansprechperson für alle Themen rund um Office- und Workplace-Operations – von Lieferantenmanagement und Facility-Koordination bis hin zu Prozessoptimierung und Kapazitätsplanung. Gleichzeitig stellst du sicher, dass dein Team motiviert, gut organisiert und in der Lage ist, jeden Tag zuverlässige und hochwertige Workplace-Services zu liefern. Die Rolle berichtet an die Head of Workplace Experience & Events und arbeitet eng mit dem Workplace Program Manager zusammen. Außerdem kooperierst du mit Stakeholdern aus den Bereichen IT, People & Culture, Finance sowie mit externen Partnern.

Standort: Berlin, München oder Essen (Deutschland) | gelegentliche Reisen zu anderen Büros erforderlich

Teamgröße: 3 FTEs

Was du bei uns machst

Operative Führung (50 %)

• Übernimm die Verantwortung für die täglichen Office- und Workplace-Operations an mehreren Standorten und packe selbst mit an
• Sorge für reibungslose Koordination von Dienstleistern, Facility-Services, Empfang und internen Anfragen
• Stelle einheitliche Service-Standards und Prozesse an allen Standorten sicher
• Unterstütze proaktiv bei Ad-hoc-Themen, Events und operativen Herausforderungen

Teamführung & Entwicklung (50 %)

• Führe, coache und entwickle ein Team von drei Personen in Deutschland und den Niederlanden
• Plane die Teamkapazitäten und verteile Verantwortlichkeiten klar nach Business-Bedarf
• Identifiziere Verbesserungsmöglichkeiten und treibe Prozessoptimierungen voran
• Fördere eine positive Teamkultur durch regelmäßiges Feedback, 1:1s und Entwicklungspläne
• Stärke die Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den Standorten

Strategische Zusammenarbeit

• Arbeite eng mit internen Teams (IT, People & Culture, Finance) und externen Dienstleistern zusammen
• Trage zur kontinuierlichen Verbesserung der Workplace-Services und Employee Experience bei
• Unterstütze die Einführung von Workplace-Initiativen im Einklang mit den Unternehmenszielen

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder Workplace Operations, idealerweise in einer leitenden Funktion
• Hands-on, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise – du packst selbst mit an
• Führungserfahrung oder eine ausgeprägte Leadership-Mentalität – du hast bereits gecoacht, geführt oder bist bereit, diese Verantwortung zu übernehmen
• Entscheidungsfreudiger und souveräner Führungsstil – du triffst klare Entscheidungen und stehst dazu, während du Vertrauen im Team aufbaust
• Starke organisatorische und Projektmanagement-Skills mit Blick fürs Detail
• Exzellente Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten auf allen Ebenen
• Erfahrung in internationalen, dynamischen Umgebungen (z. B. SaaS, Tech oder PE-geführte Unternehmen)
• Vertrautheit mit der Koordination mehrerer Standorte und Führung von Remote-Teams
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die Kommunikation mit internationalen Kollegen und Dienstleistern
• Erfahrung mit Methoden oder Frameworks zur Prozessoptimierung
• Bereitschaft und Fähigkeit zu gelegentlichen Reisen zu unseren globalen Standorten

Bei Lucanet schätzen wir Vielfalt und schaffen ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem sich jede:r entfalten kann. Unabhängig von Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, persönlichem Ausdruck, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder Handicap bist du bei uns willkommen, so wie du bist. Unser Einstellungsprozess basiert auf Qualifikationen und Leistung, um Fairness und Chancengleichheit für alle Bewerbenden zu gewährleisten. Wenn du glaubst diese Rolle meistern zu können, möchten wir von dir hören – selbst, wenn du nicht jede Anforderung erfüllst. Uns interessiert, warum du geeignet bist, deshalb verzichte bitte auf ein Foto, Altersangaben oder deinen Familienstand im Lebenslauf.

Erfahre mehr über unseren DE&I Ansatz