Chief of Staff (m/w/d)

Über pplwise

pplwise verleiht Sr. Recruiter an Tech-Firmen in den USA und Europa. Der Fokus liegt auf GTM, Tech & Product und G&A Hiring. pplwise ist in den vergangenen 4 Jahren profitabel, bootstrapped auf EUR ~4 M Umsatz bei ein einer EBIT Marge von + 20% gewachsen und möchte in den kommenden 2‑3 Jahren die EUR 10M Umsatzgrenze bei +20% EBIT knacken. Dafür suchen wir eine sehr proaktive strukturierte Person, welche die Gesamtverantwortung für alle internen Operations übernehmen und skalieren möchte. pplwise hat nur einen Gründer, welche gewillt ist Verantwortung zu übertragen und besondere Leistung mit hoher Upside zu vergüten.

Deine Mission

Als Chief of Staff (w/d/m) arbeitest du direkt mit unserem Founder & CEO Thomas sowie unserer Managing Director Nadja zusammen. Du entlastet sie operativ, denkst aber gleichzeitig strategisch – mit dem klaren Ziel, pplwise skalierbar, effizient und operativ exzellent aufzustellen.

Du bist keine Assistenz, sondern ein echter Sparringspartner auf Augenhöhe, der Verantwortung übernimmt, Entscheidungen vorbereitet und umsetzt.

Deine Kernaufgaben

1. Administrativ und Organisatorisch - ca. 40%

   • Financial Planning & Controlling, sowie die enge Zusammenarbeit mit unserem Accounting
   • Eigenständiges Inbox- und Kalender-Management inkl. Terminplanung und Priorisierung des CEO
   • Organisation von Meetings, Events und Calls sowie Vorbereitung relevanter Unterlagen
   • Unterstützung bei der Erstellung von Sales- und Financial-Decks
   • Betreuung und Pflege von Toolings (z. B. LinkedIn Recruiter, Notion, Hubspot)
   • Überwachung von Kosten, Kündigungen und Vertragsverlängerungen
   • Unterstützung im Recruiting‑Operations‑Bereich (Reporting)
   • Erstellung von Analysen und Auswertungen zur Prozess‑ und Performanceverbesserung
   • Unterstützung bei Onboarding‑ und Vertragsprozessen
   • Eigenständige Planung & Implementierung von unternehmensweiten Projekten (Einführung von Tools & Prozessen, Weiterentwicklung von Prozessen, Dokumentation)

2. Strategic & Tactical Operations - ca. 40%

   • Support in der Kapazitätsplanung und dem Staffing von unseren Teams.
   • Proaktive Lösungsfindung bei Kapazitätsengpässen und strukturiere sowie pragmatische Umsetzung von Lösungswegen
   • Vorschläge zu Hiring & Org-Design Entscheidungen sowie die Planung und Erstellung von Szenarien
   • Umsetzung firmenweiter kritischer One‑off Projekte. Übertragung & Implementierung in firmenweiten Prozessen.

3. Training & Development - ca. 20%

   • Onboarding neuer Talentpartner und Training von allen Frameworks, Prinzipien und Methoden
   • Ownership der Onboarding Planung, und Support von Kundenonboardings
   • Organisationsweite Trainings und Sparring, um die Qualität im Stakeholder Management, der Kommunikation und im systematischen Arbeiten hochzuhalten.

Dein Profil

Must-have

• Beratungshintergrund, idealerweise aus einer Top‑Consultancy wie McKinsey, Bain & Company, BCG
• Erfahrung in Operations, Finance, Business Management und/oder Business Transformation
• Du arbeitest systematisch, framework basiert (MECE, Pyramid Principle, 80/20, Rückwärtsplanung, etc.) und datengetrieben sowie entscheidungsstark
• Du arbeitest schnell, zuverlässig und selbstständig – auch unter Zeitdruck.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, sehr gutes Englisch
• Bereitschaft 2‑3 Tage vor Ort in München zu arbeiten

Nice-to-have

• Erfahrung mit Scale‑ups, Plattformmodellen oder Professional Services
• Starkes Stakeholder‑Management‑Handling auf Executive‑Level

Was dich erwartet

• Extrem strategisch relevante Rolle mit direktem Einfluss auf EBIT & Wachstum
• Tiefer Einblick in ein schnell skalierendes europäisches Unternehmen
• Enge Zusammenarbeit mit Founder & Managing Director
• Hoher Gestaltungsspielraum & echte Ownership
• Schnelle Lernkurve auf Top‑Management‑Level
• Klare Ergebnisverantwortung statt politischer Strukturen

Was wir bieten

• Wesentlich mehr Flexibilität als in der Beratung
• 35-45h Woche, je nach Phase - keine permanenten 60+h Wochen
• Remote, zu Beginn sehr eng mit Founder & CEO in München, 2‑3 Tage im Office, nach Einarbeitung gern auch mehr Remote falls gewünscht
• End‑2‑End Verantwortung bis hin zur Implementierung von Projekten
• Gehalt von EUR 75.000 - 85.000 und Bonus von EUR 15.000 - 30.000 = OTE von EUR 90.000 - 125.000, je nach persönlicher Leistung und Gesamt‑EBIT
• Unlimitierte Entwicklungsmöglichkeiten nach oben - unsere Ambition ist es, aus einer EUR 4M Umsatz‑Firma die am systematischsten arbeitende Recruiting‑Firma global zu bauen mit EUR 100M Umsatz in 15 Jahren.

pplwise fördert aktiv ein vielfältiges und inklusives Umfeld, das die Individualität jedes Kandidaten unterstützt. Wir ergreifen affirmative Maßnahmen, um Chancengleichheit im Bewerbungsprozess sicherzustellen, unabhängig von Nationalität, ethnischer oder nationaler Herkunft, Hautfarbe, Religion, Behinderung, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Geschlechtsidentität.

Auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, ermutigen wir dich, dich zu bewerben 🚀

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!