Assistenz der Geschäftsleitung/Office Management (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Das Regensburg Center for Ultrafast Nanoscopy (RUN) ist der erste Forschungsbau der Universität nach Art. 91b GG. Rund 100 Forschende aus mehr als 20 Arbeitsgruppen verschiedenster naturwissenschaftlicher Fachgebiete arbeiten hier gemeinsam an hochaktuellen Fragestellungen. Mit neuartigen, höchstauflösenden Zeitlupenkameras beobachten sie ultraschnelle Quantenbewegungen von Atomen und Molekülen – sowohl in biologischen Systemen als auch in Nanomaterialien – um diese Prozesse besser zu verstehen und für zukünftige Bio‑ und Quantentechnologien nutzbar zu machen.

Vertragsbeginn, Arbeitszeit und Vergütung

Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Arbeitszeit: Vollzeit 40 h / Woche (teilzeitgeeignet)

Vergütung: TV‑L bis E9b

Befristung: unbefristet

• Ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit ausführlicher Einarbeitung in einem dynamischen Team
• Eine hoch moderne Ausstattung für das Arbeiten
• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Gleitende Arbeitszeit und "Homeoffice"‑Möglichkeit nach Vereinbarung
• Weiterbildungsmöglichkeiten, Jobticket

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung bei der Abwicklung aller Geschäftsvorgänge im RUN wie z. B. Bearbeitung von Posteingang/Postausgang, Beschaffungsanträgen, Vorbereitung von Einstellungen, Werk‑ und Honorarverträgen, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Inventarisierung, Email‑Verteiler, Einkauf usw.
• Assistenz des Direktoriums in allen organisatorisch‑administrativen und Koordinierungsaufgaben
• Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Direktoriums und weiterer Gremien sowie der Mitgliederversammlung, Erstellen der Unterlagen
• Unterstützendes Finanzmanagement, Buchhaltung, Ausgabenkontrolle, Abrechnung, selbstständige Haushalts‑ und Drittmittelverwaltung
• Verwalten der Homepage
• Organisation von internationalen Konferenzen und internen wissenschaftlichen Tagungen, Seminartagen, Kolloquien
• Management des Gästeprogramms einschließlich der Betreuung von ausländischen Gästen
• Öffentlichkeitsarbeit

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Fremdsprachenausbildung (Englisch auf Niveau B2/C1)
• Ausgeprägte Eigeninitiative mit der Fähigkeit, anfallende Aufgaben selbstständig zu erkennen, zu priorisieren und zuverlässig umzusetzen
• Hohe Kommunikationskompetenz im Umgang mit Forschenden, Mitarbeitenden sowie externen Partnern
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Idealerweise Berufserfahrung in Verwaltung oder Sekretariat, vorzugsweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie sicherer Umgang mit gängigen Verwaltungs- und Organisationsprogrammen
• Idealerweise Erfahrung in der Buchhaltung
• Ausgeprägtes Interesse im Bereich Projektmanagement, insbesondere an größeren Drittmittel‑ oder Verbundprojekten sowie an der Organisation von Seminarprogrammen, internationalen Tagungen, Workshops und vergleichbaren wissenschaftlichen Veranstaltungen

Bei wesentlicherer gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bevorzugt eingestellt. Bitte weisen Sie auf eine vorliegende Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin.

Bitte beachten Sie, dass wir Kosten, die bei einem etwaigen Vorstellungsgespräch für Sie anfallen sollten, nicht übernehmen können.

Für Auskünfte steht Ihnen Herr Prof. Dr. Rupert Huber (E-Mail: ulla.franzke@ur.de / Telefon: 0941 943‑2071) zur Verfügung.

Bewerbungen sind mit üblichen Unterlagen bis spätestens 30.01.2026 ausschließlich über den unten stehenden Bewerbungsbutton möglich.