Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Forschung und Medizin (w/m/d)

Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württemberg zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.

Ihre Aufgaben

• Sie koordinieren für die Abteilungsleitung Termine, Meetings und Video‑Konferenzen und führen den Terminkalender.
• Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Koordinierung von Prozessen innerhalb der Abteilung sowie bei Terminvorbereitungen.
• Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung.
• Sie erledigen den Telefonverkehr und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben.
• Sie empfangen Gäste und Besucher im Haus.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs‑ oder Sekretariatsbereich (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz‑ oder Verwaltungsangestellte/r) und haben zumindest erste Berufserfahrungen im Büromanagement.
• Sie interessieren sich für den Wissenschaftsbereich und haben idealerweise bereits erste berufliche Erfahrungen in diesem Bereich.
• Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb des Hauses.
• Sie sind routiniert in der Terminabstimmung, selbständig in der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung.
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS‑Office‑Bereich.
• Sie sind eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten gewohnt.
• Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, selbst in hektischen Situationen.

Wir bieten

• für die Tätigkeit im Büro der Abteilungsleitung eine übertarifliche Vergütung nach EG 7 TV‑L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV‑L.
• eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.
• flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
• einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.
• die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
• ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.
• ein vielfältiges Fortbildungsangebot.