Mitarbeiter Back Office Management mit Schwerpunkt Reisekostenabrechnung

Mitarbeiter (d/m/w) Back Office Management mit Schwerpunkt Reisekostenabrechnung- befristet auf 2J.

Du bist serviceorientiert, organisiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. Zur Verstärkung unseres Teams im Central Office Service (CSE) in Kirchheim bei München suchen wir befristet auf 2 Jahre eine engagierte Persönlichkeit, die unser Back Office Management und den Empfang zuverlässig und strukturiert betreut – mit einem besonderen Schwerpunkt auf Dienstreisen und Reisekostenabrechnung.

Was gibt es zu tun?

• Planung und Buchung von Reisen (z. B. Bahn, Flug, Hotel, Mietwagen) sowie Bearbeitung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen.
• Erste Ansprechperson für Besucher – vom freundlichen Empfang bis zur professionellen Betreuung.
• Erreichbarkeit genuas nach außen (Telefon, E-Mail, Post) und reibungslose Kommunikation mit externen Partnern.
• Organisatorische und administrative Aufgaben (Postbearbeitung, Terminabstimmung, Ablage, Vorbereitung von Besprechungen).
• Assistenzaufgaben für die Abteilungsleitung und aktive Mitarbeit an Projekten und Veranstaltungen.
• Materialbeschaffung (z. B. Büromaterial, Getränke), administrative Unterstützung der Außenstandorte und Kostenüberblick.
• Betreuung von Auszubildenden und Praktikanten im Aufgabenbereich und aktiver Beitrag bei Prozessoptimierungen und Umstrukturierungen.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation – alternativ mehrjährige relevante Berufserfahrung.
• Freude am Organisieren, Kommunizieren und Koordinieren – mit hohem Maß an Serviceorientierung.
• Professionelle Einstellung gegenüber unterschiedlichen Gesprächspartnern und Überblick in hektischen Phasen.
• Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise – kombiniert mit Teamgeist und Zuverlässigkeit.
• Organisationstalent und pragmatische Lösungen im Alltag.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Das bieten wir

• Umfangreiche Einarbeitung durch erfahrene Kollegen, ein tolles Team und Wertschätzung auf allen Ebenen.
• Spannende Perspektiven in einem Unternehmen mit stabilem Kerngeschäft und großem Wachstumspotential.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten.
• Unternehmen, das die Hunde der Mitarbeitenden willkommen heißt.
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und unser Karriereprogramm „career sprint“ als Einstieg in die Fach- bzw. Führungslaufbahn.
• Gemeinsame Firmenevents, vergünstigte Nutzung von Sport- und Gesundheitseinrichtungen sowie Obst und Getränke.
• Betriebliche Altersversorgung.
• Nachhaltige Mobilität: ÖPNV-Fahrkarte erstatten, E‑Ladestationen fördern und Jobrad‑Modelle anbieten.
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie: betriebliche Kindertagesstätte, Kinderferienbetreuung und Unterstützung im Bereich Kindernotbetreuung.

Dein Kontakt für diese Stelle ist: Claudia Orthmann-Hagen