Head of Administration & Finance / Operations Manager (m/w/d)

Keystone Photonics ist ein international ausgerichtetes High-Tech-Unternehmen mit Sitz in Karlsruhe, das präzisionsgefertigte Komponenten für Halbleiterprüftechnik anbietet - insbesondere für das Testen photonischer Chips direkt auf dem Wafer. Keystone Photonics stellt Schlüsselbaustein für die industrielle Fertigung von Photonic Integrated Circuits, die wiederum zentrale Enabler für AI-/Datacenter-Infrastruktur und schnelle, energieeffiziente Datenübertragung sind. Keystone Photonics wurde Ende 2025 von dem Marktführer für siliziumphotonisches Testen aufgekauft und befindet sich in der Integrationsphase.

Was Sie bei uns erwartet

Sie übernehmen eine zentrale Rolle an der Schnittstelle zwischen Team, Geschäftsführung und externen Partnern, insbesondere Formfactor. Sie strukturieren und verantworten unsere administrativen, finanziellen und HR-nahen Abläufe – Hands-on im Alltag und mit Blick auf Skalierung. Sie tragen dazu bei, eine Firma aufzubauen, und haben große Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Aufgaben

• Finanzverantwortlichkeit: Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung, Mahnwesen inkl. Eskalationslogik
• Finance Interface zu externen Partnern (z. B. Steuerberatung/Bookkeeping, Banken, Versicherungen, Förderstellen)
• Budgetierung, Jahresplanung und monatlicher Cash-Flow-Forecast
• Verantwortung für die laufende Belegpflege in DATEV (Eingangs-/Ausgangsrechnungen), inklusive Klärung offener Punkte, Nachforderung fehlender Belege und Koordination der internen Zuarbeit in Abstimmung mit dem Steuerberater zur Erstellung des Jahresabschlusses
• Budget- und Kostenkontrolle inkl. Transparenz für Teamleads
• Beantragung von Fördermitteln: Erstellung und Einreichung von Förderanträgen inkl. Budget- und Zeitplanung sowie fristgerechte Koordination aller erforderlichen Unterlagen und Abstimmungen mit internen Stakeholdern und externen Ansprechpartnern
• Strukturierung und Weiterentwicklung von kaufmännischen Prozessen (DATEV-/Beleglogik, Compliance, Ablage, Nachvollziehbarkeit)
• Steuerung/Koordination von Beschaffungs- und Freigabeprozessen (Thresholds, 4-Augen-Prinzip, Vertretungslogiken)
• Verwaltung und Pflege sämtlicher Vertragsunterlagen (Versicherungen, Leasing, Mietverträge, Banken, Dienstleister und Rahmenverträge) inkl. strukturierter Ablage und Dokumentation
• Administration von wiederkehrenden Rechnungen/Subscriptions inkl. sauberer Ablage und Weiterleitung
• HR-Prozesse: Arbeitsverträge, Gehaltsprozesse, Krankmeldungen (elektronisch/nicht elektronisch), Reise- und Spesenprozesse
• Ansprechpartner:in für Mitarbeiter vor Ort (erste Anlaufstelle für administrative/HR-nahe Themen)
• Onboarding/„New Arrivals“ koordinieren (Arbeitsmaterialien, Zugänge, Start-Checklisten)
• Personalentwicklung: Anlaufstelle für Trainings/Workshops, Organisation und Vorschläge aus Mitarbeiter-Input
• Teamentwicklung (mit Teamleads/Geschäftsführung): Strukturen, Rollen, Verantwortlichkeiten, Vertretungs-/Redundanzkonzepte
• Strukturierung von internen administrativen Prozessen als „Living Document“ (klar, effizient, skalierbar)
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Finance, HR, Wirtschaftsrecht) oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in Finance/Administration (idealerweise Startup/Scale-up oder KMU mit breitem Verantwortungsbereich)
• Sehr gutes Prozessdenken und Umsetzungsstärke (hands-on, pragmatisch, teamorientiert)
• Sicherer Umgang mit Buchhaltungs- und Belegprozessen (DATEV/ähnlich), Zahlungs- und Mahnläufen
• Sehr gute Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen (inkl. Prokura-Perspektive)

Was erwarten wir

• Hohes Verantwortungsbewusstsein und hohe Zuverlässigkeit
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und Diskretion
• Motiviertes, proaktives Handeln und Freude daran, Dinge aufzubauen
• Den Anspruch, sich beruflich und persönlich weiterzuentwickeln
• Teamfähigkeit und die Fähigkeit, Probleme pragmatisch zu lösen

Was wir bieten

• Ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem Hochtechnologiebereich mit hoher Eigenverantwortung
• Flache Hierarchien, direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und echte Gestaltungsmöglichkeiten
• Marktgerechte Entlohnung, flexibles Arbeitszeitmodell
• Ein starkes Team im Hintergrund um das breite Aufgabenspektrum abzudecken

Ihre Bewerbung

Senden Sie Ihre Bewerbung an: jobs@keystone-photonics.com