Executive Assistant

Per prestigiosa società settore Retail con sede in zona Milano Porta Garibaldi siamo alla ricerca di una figura di EA cono ottima conoscenza della lingua inglese che supportera il Founder e AD della società.

Budget 35 / 37 K Ral + mensa

Previsti 2 giorni alla settimana di SW

Il / La candidato / a ideale fornirà supporto esecutivo di alto livello al top management (es. CEO, Presidente e / o Consiglio di Amministrazione) e sarà responsabile della gestione completa degli adempimenti di Segreteria Societaria, assicurando il rispetto degli obblighi legali e statutari. Questa figura opera come punto focale tra la Direzione, il CdA, i Soci e i consulenti esterni, gestendo informazioni sensibili con estrema professionalità e riservatezza.

Responsabilità Principali :

1. Supporto Esecutivo e di Direzione (Executive Assistant)

• Gestione Agenda e Corrispondenza : Gestire in modo proattivo e complesso l'agenda del Founder / AD, organizzare meeting interni ed esterni, filtrare chiamate e corrispondenza (e-mail e cartacea).
• Organizzazione Viaggi ed Eventi : Pianificare e prenotare viaggi di lavoro nazionali e internazionali (voli, alloggi, trasferimenti), occupandosi della relativa nota spese. Organizzare e coordinare meeting aziendali, conferenze ed eventi.
• Documentazione e Reportistica : Preparare presentazioni, report, documenti e comunicazioni riservate in lingua italiana e straniera. Mantenere un sistema di archiviazione digitale e cartacea efficiente e riservato.
• Rapporti Interpersonali : Fungerà da punto di contatto e filtro professionale con interlocutori interni (Top Management, dipartimenti) ed esterni (clienti, fornitori, consulenti).
• Gestione Amministrativa : Supporto nelle attività amministrative di base e nel monitoraggio di scadenze e priorità del Management.

2. Adempimenti di Segreteria Societaria (Corporate Secretary)

• Organi Societari : Organizzare e convocare riunioni del Consiglio di Amministrazione (CdA), dell'Assemblea dei Soci e di eventuali Comitati interni.
• Verbalizzazione : Redigere i verbali delle riunioni degli organi societari (CdA, Assemblea, Comitati), assicurandone la corretta trascrizione e l'archiviazione formale.
• Libri Sociali : Gestire e aggiornare i Libri Sociali obbligatori (Libro dei Verbali del CdA, Libro Verbali Assemblee, Libro Soci, ecc.) in conformità con la normativa vigente.
• Adempimenti Legali : Collaborare con studi legali e commercialisti per il deposito di atti e documenti presso il Registro delle Imprese (es. nomine, deleghe, rinnovi di cariche, variazioni statutarie).
• Pratiche Istituzionali : Gestire le pratiche relative a Smart-Card / Token di firma digitale, PEC (Posta Elettronica Certificata) e deleghe per i cassetti fiscali del Management / Organi Sociali.
• Archivio Corporate : Mantenere un archivio organizzato e riservato di tutti i documenti societari, statuti e regolamenti interni.

Requisiti e Competenze

Formazione e Esperienza

• Formazione : Diploma o Laurea (preferibilmente in discipline economiche, giuridiche o linguistiche).
• Esperienza : Solida esperienza pregressa (minimo 3-5 anni) in ruoli di Executive / Personal Assistant, preferibilmente in contesti aziendali strutturati.
• Lingue : Ottima conoscenza della lingua Inglese (scritta e parlata); la conoscenza di una seconda lingua è un plus.

Competenze Tecniche e Personali (Hard & Soft Skills)

• Competenze Societarie : Conoscenza di base del Diritto Societario e delle procedure per la gestione degli Organi Sociali.
• Strumenti Digitali : Ottima padronanza del Pacchetto Office (in particolare Word, Excel e PowerPoint) e dimestichezza con i gestionali di archiviazione e le piattaforme di videoconferenza.
• Organizzazione e Problem Solving : Eccellenti capacità organizzative, di gestione delle priorità e di problem solving in autonomia.
• Riservatezza e Flessibilità : Massima discrezione, etica professionale e affidabilità nella gestione di informazioni riservate e sensibili. Flessibilità e disponibilità a orari che possono occasionalmente estendersi per esigenze di Direzione.
• Comunicazione : Ottime doti comunicative e relazionali, sia verbali che scritte, e capacità di interfacciarsi con interlocutori di alto livello.