Executive Assistant

Chaberton Partners, società di Executive Search, è alla ricerca di un/una Executive Assistant, con il giusto mix di competenze e mentalità, da inserire all’interno del nostro Executive Team.

L’Executive Assistant ricopre un ruolo chiave nel team e supporta i Partner fornendo assistenza continuativa in tutti gli aspetti delle attività con i clienti, assumendo al contempo la responsabilità della supervisione delle attività amministrative.

Oltre al ruolo di Executive Assistant, la posizione prevede anche funzioni di Project Coordinator, lavorando a stretto contatto con un team di Researchers sugli incarichi di ricerca.

L’Executive Assistant supporterà gli stakeholder nella gestione del processo di ricerca, inclusa la preparazione e gestione della documentazione, la pianificazione e l’organizzazione di colloqui e incontri con candidati e clienti, la rendicontazione delle spese, la corrispondenza e la gestione dei file. La posizione richiede una persona capace di pianificare, eseguire e finalizzare progetti rispettando scadenze rigorose, oltre a possedere forti capacità di problem-solving nell’esecuzione delle ricerche e nei processi amministrativi.

Principali responsabilità:

• Formattazione, revisione, correzione bozze, preparazione e invio delle consegne ai clienti;
• Gestione dell’agenda dei consulenti e definizione delle priorità per riunioni/chiamate;
• Creazione e mantenimento di un sistema efficiente di gestione dei file e follow-up per tutti i processi di ricerca;
• Gestione delle comunicazioni con clienti e candidati, attraverso la pianificazione e la prioritizzazione di telefonate ed email;
• Preparazione di itinerari di viaggio per consulenti, clienti o candidati in qualsiasi fase del processo di ricerca;
• Mantenimento dell’accuratezza, qualità e integrità di tutte le informazioni relative alle ricerche nel database;
• Garanzia della riservatezza di clienti, candidati e dell’intera organizzazione;
• Contributo al team e all’ufficio fornendo supporto di reception e copertura ad altri Executive Assistant;
• Svolgimento di ulteriori attività di supporto amministrativo come l’organizzazione di eventi e altri progetti ad hoc su richiesta.
• Almeno 5 anni di esperienza in funzioni amministrative;
• Capacità di gestire più progetti contemporaneamente, con forte attenzione alle priorità e ai dettagli (aspetto fondamentale per questo ruolo);
• Ottima padronanza di MS Office;
• Capacità di lavorare in ambienti dinamici e di gestire l’imprevisto, mantenendo efficienza sotto pressione e risolvendo i problemi;
• Elevata motivazione, spirito di iniziativa e proattività;
• Eccellenti capacità relazionali e comunicative (sia orali che scritte);
• Esperienza nel relazionarsi con persone a tutti i livelli di un’organizzazione, gestendo e comunicando informazioni complesse e sensibili sia verbalmente che per iscritto;
• Fluente conoscenza della lingua inglese.

Sede: Milano

Offerta: tempo indeterminato

Benefit: ticket + premio discrezionale + premio di produzione + smart working.

Assistente di direzione in ambito scientifico

Assistente di direzione – sost. maternità

Construction Manager settore Office e Residenziale_Milano

Executive Assistant CEO Office - Milano - FTC