Office Manager

Siamo un'azienda italiana operante nella ricerca e selezione del personale che si occupa di soddisfare le necessità dei clienti offrendo servizi personalizzati.

Cerchiamo un / a Office Manager con esperienza in Studi professionali. Non è richiesta un’autonomia completa, in quanto è previsto un periodo di formazione e inserimento per acquisire le procedure interne.

Ruolo principale

E’ il punto di riferimento organizzativo e operativo dello Studio, responsabile di garantire il coordinamento e l’efficienza delle attività quotidiane, oltre a supportare i dipendenti nello svolgimento delle mansioni legate alla consulenza societaria, consulenza del lavoro, tenuta contabile e adempimenti fiscali. La figura assicura che ogni processo interno sia fluido, efficiente e orientato a offrire un servizio di alta qualità ai clienti.

A. Responsabilità principali

1. Supervisione amministrativa e contabile

• Supervisionare i rapporti giornalieri predisposti dal personale interagendo con gli stessi per una corretta gestione del suo aggiornamento giornaliero.
• Preparazione e supervisione dei report mensili e trimestrali relativi all’andamento economico dello studio, destinati alla direzione.
• Gestione della fatturazione attiva e passiva dello studio, assicurandosi che i pagamenti siano regolari e correttamente registrati.
• Controllo delle spese operative e dei costi fissi, individuando opportunità di risparmio o miglioramento.

2. Supporto strategico alla direzione

• Fornitura di report dettagliati alla direzione sull’andamento delle attività, sui carichi di lavoro del personale e sui risultati economici dello studio.
• Collaborazione con la direzione nello sviluppo di nuove strategie operative e nella pianificazione di iniziative per attrarre nuovi clienti o fidelizzare quelli esistenti.
• Assistenza nell’organizzazione di eventi informativi o formativi rivolti ai clienti, come seminari o webinar su tematiche fiscali, contributive e societarie.

3. Relazioni con fornitori e gestione risorse

• Gestione dei contratti con fornitori di software gestionali, servizi informatici e materiali di consumo, garantendo la continuità operativa dello studio.
• Monitoraggio delle necessità di approvvigionamento e pianificazione degli ordini per materiali d’ufficio, dispositivi tecnologici e risorse aggiuntive.

4. Organizzazione interna e ottimizzazione dei processi

• Implementazione di procedure standard per ottimizzare il flusso di lavoro e ridurre i tempi di completamento delle pratiche.
• Gestione e manutenzione degli strumenti informatici e dei software gestionali utilizzati per la contabilità, la consulenza e gli adempimenti fiscali, in collaborazione con fornitori esterni.
• Monitoraggio delle performance operative dello studio e proposta di soluzioni per migliorare l’efficienza.

5. Relazioni con i clienti

• Gestione dei rapporti con i clienti dello studio, garantendo un alto livello di professionalità e tempestività nelle risposte.
• Supervisione della raccolta e della gestione della documentazione necessaria per la predisposizione delle dichiarazioni fiscali e dei bilanci societari.
• Coordinamento degli incontri con i clienti, sia in presenza che da remoto, per aggiornamenti periodici o discussioni specifiche su problematiche fiscali e societarie.
• Monitoraggio della soddisfazione dei clienti, raccogliendo feedback utili per migliorare i servizi offerti.

B. Comunicazione digitale e marketing

1. Aggiornamento del sito web

• Inserimento di nuovi contenuti, come articoli, notizie su normative fiscali e tributarie o servizi offerti dallo studio.
• Verifica periodica della funzionalità e dell’ottimizzazione del sito, collaborando con eventuali fornitori tecnici per migliorare la navigabilità e la visibilità.
• Creazione di una sezione dedicata alle domande frequenti (FAQ) per fornire supporto ai clienti.

2. Gestione dei social media

• Creazione e pubblicazione di contenuti informativi su piattaforme social (es. LinkedIn, Facebook, Instagram) per promuovere i servizi dello studio e informare il pubblico su scadenze e novità fiscali.
• Interazione con i follower per rispondere a domande e raccogliere feedback.
• Pianificazione e gestione di campagne pubblicitarie mirate per attrarre nuovi clienti o promuovere servizi specifici.
• Monitoraggio dei risultati delle attività digitali, utilizzando strumenti di analisi (es. Google Analytics, Insights dei social) per valutare il ritorno delle iniziative intraprese.

Approfondimento della comunicazione digitale

L’Office Manager, oltre a garantire la gestione operativa dello studio, diventa un elemento chiave per la strategia digitale. L’aggiornamento del sito web e l’attività sui social media rappresentano strumenti fondamentali per :

• Mantenere informati i clienti sulle novità legislative, sulle scadenze e sui servizi.
• Aumentare la visibilità dello studio attraverso contenuti mirati e campagne pubblicitarie.
• Fidelizzare la clientela esistente con una comunicazione chiara, tempestiva e professionale.

Requisiti richiesti

• Laurea triennale con indirizzo amministrativo / giuridico
• Maturata esperienza in Studi professionali (min. 3 anni)

Proposta economica

• Rapporto subordinato
• Contratto a tempo indeterminato con periodo di prova
• CCNL applicato “Studi Professionali”
• Retribuzione da valutarsi nel colloquio esplorativo

Struttura Studio

• 2 titolari
• 1 collaboratrice
• 9 dipendenti

Sede di lavoro – orari

• Uffici in Seveso MB
• Da lunedì a venerdì dalle 09.00 : 13.00 – 14.00 : 18.00