Back Office Tecnico Junior Klimt s.r.l.

La figura di Back Office Tecnico Junior supporta l’organizzazione delle attività di assistenza tecnica, la gestione delle richieste clienti e la preparazione della documentazione tecnica e amministrativa collegata agli impianti (principalmente termici e a pompe di calore). Lavora a stretto contatto con i tecnici sul campo, il back office tecnico senior e l’ufficio commerciale, con l’obiettivo di garantire un servizio efficiente e puntuale.

Mansioni principali

• Gestione richieste e comunicazioni:
• Ricezione delle richieste di intervento da parte dei clienti (telefono, e-mail, portali).
• Prima analisi della richiesta (tipologia guasto, urgenza, impianto interessato) e corretta registrazione sul gestionale.
• Smistamento delle chiamate verso colleghi tecnici e/o back office senior quando necessario.
• Pianificazione interventi tecnici:
• Supporto alla pianificazione delle attività giornaliere dei tecnici in base alle priorità e alle disponibilità.
• Contatto con il cliente per proporre, concordare o modificare date e fasce orarie degli appuntamenti.
• Inserimento e aggiornamento delle agende tecniche sul gestionale aziendale.
• Verifica esito interventi (raccolta informazioni dai tecnici, controllo rapportini, eventuale feedback al cliente).
• Gestione documentale di base:
• Preparazione e archiviazione di rapporti di intervento, avviamenti e documentazione standard post-intervento.
• Inserimento e aggiornamento anagrafiche impianti e clienti nel gestionale.
• Supporto a preventivazione e ricambi:
• Prima raccolta informazioni su ricambi e materiali necessari agli interventi, interfacciandosi con magazzino e/o fornitori.
• Stesura bozza di preventivi di spesa (ricambi/interventi) sulla base di listini e indicazioni dei colleghi più esperti.
• Invio preventivi approvati dal responsabile back office tecnico o responsabile di funzione.

Mansioni secondarie

• Supporto alla gestione delle pratiche relative ai catasti termici regionali e al registro F-Gas, in collaborazione con le figure senior.
• Collaborazione alla gestione documentale delle centrali termiche (accatastamenti, libretti, schede impianto) per gli impianti installati dall’azienda.
• Attività di back office generale: archiviazione digitale dei documenti, aggiornamento database, predisposizione di report semplici sugli interventi eseguiti.
• Supporto al rapporto con amministratori condominiali, studi tecnici esterni e centri assistenza collegati.

Requisiti e competenze tecniche

• Formazione:
• Diploma tecnico (preferibilmente ambito termoidraulico, elettrotecnico, energia o meccanica).
• Competenze di base richieste:
• Buone capacità di utilizzo del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) e familiarità con l’utilizzo di gestionali o CRM.
• Attitudine a lavorare per agenda e priorità, con un minimo di pianificazione giornaliera delle attività.
• Preferibile una breve esperienza (anche stage o tirocinio) in ruoli di front/back office tecnico, assistenza clienti o uffici di settore impiantistico/edile.

Competenze trasversali / Attitudini

• Organizzazione e metodo: capacità di gestire più richieste contemporaneamente mantenendo ordine in agenda e documentazione.
• Comunicazione chiara e cortese con clienti, colleghi tecnici e commerciali, sia per telefono che via e-mail.
• Team working: predisposizione alla collaborazione con tecnici sul campo e altre funzioni aziendali.
• Gestione dello stress: mantenere lucidità e cortesia anche in situazioni di urgenza o con clienti sollecitanti.
• Flessibilità: disponibilità ad adattarsi a cambi di programma, urgenze tecniche e nuove procedure operative.
• Voglia di imparare: forte motivazione a crescere verso un ruolo di back office tecnico completo.