Administrative Executive

Office Manager presso To70 Italia S.r.l.

Stiamo cercando un/una Administrative Specialist proattivo/a e attento/a ai dettagli, che contribuisca al regolare svolgimento delle attività amministrative della nostra sede in Italia.

Nel ruolo, ti occuperai della gestione quotidiana delle attività di supporto amministrativo, organizzativo e operativo, garantendo l’efficienza dei processi interni. Sarai inoltre un punto di raccordo tra il personale, i fornitori, i clienti e il nostro commercialista esterno.

Contabilità & Supporto Amministrativo

• Raccogliere, verificare ed effettuare una prima registrazione delle fatture passive e attive.
• Preparare e inviare la documentazione al commercialista esterno.
• Controllare e registrare le note spese.
• Monitorare scadenze fiscali, contratti e adempimenti amministrativi.
• Interfacciarsi con le banche per pagamenti e incassi.
• Registrare e gestire fatture attive e passive, monitorare le scadenze di pagamento/incasso e mantenere le relazioni con fornitori e clienti.

Gestione Fornitori & Clienti

• Emettere e inviare le fatture ai clienti.
• Analizzare gli scadenzari e inviare solleciti di pagamento.
• Inserire gli ordini e supportare il ciclo procure-to-pay (richiesta preventivi, conferme d’ordine, controllo DDT).

Organizzazione interna

• Mantenere e aggiornare gli archivi digitali e cartacei.
• Supportare l’amministrazione HR di base (ferie, richieste di permessi, presenze).

Amministrazione & Office Management

• Redigere e archiviare la documentazione aziendale (contratti, lettere, report).
• Gestire il centralino, accogliere i visitatori e organizzare i viaggi.
• Gestire le procedure di gara per il procurement pubblico (“gare d’appalto”).

• Laurea in Economia, Giurisprudenza o discipline affini (preferibile). Saranno presi in considerazione anche candidati diplomati con significativa esperienza nel ruolo.
• Contabilità di base (ciclo attivo e ciclo passivo).
• Conoscenza di normativa e procedure delle gare d’appalto.
• Ottima padronanza della suite Microsoft Office e dei software gestionali (ERP).
• Plus: familiarità con i sistemi di gestione per la qualità (ISO 9001).
• Eccellenti capacità organizzative e di pianificazione.
• Precisione e attenzione al dettaglio.
• Attitudine al problem solving e flessibilità.
• Ottime capacità comunicative e relazionali.
• Riservatezza e affidabilità.