ITA : Office Manager & Executive Assistant

Overview / Panoramica

IT - Leader europeo nel settore degli investimenti immobiliari in espansione sul mercato italiano ricerca un Office Manager & Executive Assistant da inserire nella sede direzionale di Milano con la duplice missione di supportare la Direzione e la Leadership italiana nelle attivit e0 esecutive e di assicurare efficienza, organizzazione e fluidit e0 nei processi aziendali strategici e operativi della sussidiaria italiana.

Position: Office Manager & Executive Assistant

ITA / 2508 / OMEA

/ Milan-based /

Il candidato ideale possiede una solida esperienza nel ruolo maturata in contesti internazionali dinamici con uso frequente della lingua inglese e la versalit e0 necessaria a gestire attivit e0 diversificate di marketing, PR, comunicazioni interne ed esterne, supervisione di attivit e0 contabili, consulenze legali, risorse umane, gestione fornitori e scheduling.

Responsibilities / Responsabilit e0

As Executive Assistant

• Gestione delle agende, pianificazione meeting e coordinamento appuntamenti;
• Redazione e revisione di corrispondenza, presentazioni e comunicazioni interne;
• Gestione di informazioni coperte da privacy e dalla massima riservatezza;
• Organizzazione di trasferte, itinerari e note spese;
• Stesura verbali, follow-up e attivit e0 di supporto al project management;
• Interfaccia tra la Direzione, i clienti e i team interni.

As Office Manager

• Supervisione operativa quotidiana dellfficio garantendo efficienza e ordine;
• Gestione acquisti, fornitori e contratti di servizi, approvvigionamento materiali;
• Supporto all'onboarding e formazione di nuovi dipendenti;
• Monitoraggio della conformit e0 a policy interne e requisiti normativi;
• Coordinamento dei sistemi interni di archiviazione documentale e calendari;
• Supporto ad attivit e0 di marketing, PR, eventi aziendali e comunicazione interna o esterna;
• Organizzazione logistica di riunioni, training e iniziative di team building;
• Attivit e0 dff ufficio legate all e9operativit e0 quotidiana: reception, telefono, commissioni, accoglienza ospiti, ecc.

Requisiti / Requirements

• Laurea in Lingue, Comunicazione, Economia o discipline affini;
• Almeno 4 anni di esperienza come Executive Assistant, Office Manager o ruoli affini;
• Ottima capacit e0 di coordinamento e gestione di processi e funzioni interdipartimentali;
• Competenza avanzata in Microsoft Office, Google Workspace e CRM/ERP aziendali;
• Spiccate doti organizzative, multitasking e gestione delle priorit e0;
• Eccellenti capacit e0 di comunicazione scritta e orale;
• Riservatezza, professionalit e0 e capacit e0 di problem solving;
• Italiano e inglese fluenti in scritto e parlato.

The Offer / Lf-offerta

• Ruolo chiave di responsabilit e0 e coordinamento in una realt e0 leader europea nel settore;
• Contratto a tempo indeterminato (CCNL Terziario Distribuzione e Servizi);
• Pacchetto retributivo competitivo commisurato all'esperienza;
• Ambiente internazionale dinamico in una realt e0 in crescita costante e con concrete opportunit e0 di sviluppo professionale.

Se ti riconosci in questo profilo hai ambizione e competenze contattaci scrivendo a :

A causa dell alto volume di candidature saranno contattati solo i profili in linea con i requisiti.

English Version / Versione in English

EN

A European leader in real estate investment currently expanding in the Italian market is seeking an Office Manager & Executive Assistant to join its Milan headquarters.

This role has a dual mission : to support the Italian Managing Director and Leadership team in operational activities while ensuring efficiency, organization and smooth operations across both strategic and day-to-day processes of the Italian subsidiary.

Office Manager & Executive Assistant

ITA / 2508 / OMEA

/ Milan-based /

The ideal candidate brings solid experience in the role gained within dynamic international environments with frequent use of English and the versatility to handle a wide range of activities including marketing, PR, internal and external communications, accounting oversight, legal consultancy, coordination HR, vendor management and scheduling.

As Executive Assistant

• Manage calendars, schedule meetings and coordinate appointments;
• Draft and edit correspondence, presentations and internal communications;
• Handle confidential information with discretion and professionalism;
• Organize travel arrangements, itineraries and expense reports;
• Take meeting minutes, follow up on action items and support project management;
• Act as a liaison between management, clients and internal teams;

As Office Manager

• Oversee the day-to-day operations of the office ensuring efficiency and order;
• Manage purchasing, suppliers, service contracts and office supplies;
• Support onboarding and training of new employees;
• Monitor compliance with internal policies and regulatory requirements;
• Coordinate internal systems for document management and office calendars;
• Support marketing, PR, corporate events and internal/external communications;
• Organize logistics for meetings, training sessions and team-building initiatives;
• Handle general office administration such as reception, phone calls, errands, guest reception, etc.

Requirements

• Degree in Languages, Communication, Business Administration or related field;
• Minimum 4 years experience as an Executive Assistant, Office Manager or in similar roles;
• Strong ability to coordinate and manage interdepartmental processes and functions;
• Proficiency in Microsoft Office, Google Workspace and CRM/ERP systems;
• Excellent organizational, multitasking and priority-management skills;
• Strong written and verbal communication skills;
• Discretion, professionalism and problem-solving abilities;
• Fluent in Italian and English both written and spoken.

The Offer

• A key position of responsibility and coordination in a European market leader;
• Permanent contract with competitive salary package commensurate with experience and skills;
• International dynamic work environment in a fast-growing company with solid professional growth opportunities.

If this profile matches your skills and ambitions, please send your application to :

Due to the high volume of applications only profiles aligned with the requisites will be contacted.