Contract Administration Specialist

ISAAC è nata tra le mura del Politecnico di Milano con una missione ambiziosa: rivoluzionare la protezione strutturale degli edifici attraverso tecnologie smart, avanzate e accessibili.

Oggi siamo una realtà riconosciuta a livello nazionale per le nostre soluzioni intelligenti nel controllo delle vibrazioni e nella protezione sismica, con installazioni su scuole, ospedali ed edifici residenziali.

Al centro del nostro lavoro c’è una tecnologia proprietaria unica: l’Active Mass Damper, un sistema attivo e non invasivo capace di “smorzare” le oscillazioni degli edifici grazie a masse mobili azionate da motori elettrici.

In soli due anni siamo passati da 10 a oltre 30 persone, raccogliendo 7,7 milioni di euro da investitori di rilievo. Il nostro team unisce competenze di alto livello in ingegneria strutturale, meccatronica e sviluppo prodotto, ed è animato dalla voglia di fare la differenza — con spirito imprenditoriale, apertura e tanta voglia di crescere insieme.

Se vuoi lavorare su progetti concreti, tecnologicamente sfidanti e ad alto impatto, e far parte di un team che unisce ambizione e umanità… potresti essere la persona giusta per noi.

Stiamo cercando un/una Contract Administration Specialist che entri a pieno titolo nella nostra organizzazione per gestire l’intero ciclo amministrativo delle commesse: dalla fase di gara all’aggiudicazione, dalla documentazione di sicurezza alla fatturazione, collaborando trasversalmente con team legali, finanziari, commerciale e supply chain. La persona ideale ha una forte propensione all’organizzazione, eccellenti doti relazionali e comunicative, capacità di lavorare in contesti dinamici e multidisciplinari, e un orientamento concreto all’execution.

Amministrazione della commessa

• Monitorerai lo stato di avanzamento lavori (SAL) e ti assicurerai l’allineamento tra sviluppo commessa, documentazione e fatturazione
• Gestirai la fatturazione attiva della commessa e il monitoraggio dei relativi incassi
• Gestirai la preparazione della documentazione di gara e dei materiali amministrativi necessari per la partecipazione a bandi e appalti pubblici e privati
• Gestire la documentazione di sicurezza richiesta nelle diverse fasi della commessa.
• Coordinerai gli stakeholder interni (Sales nella fase di preventivazione e offerta, Controller per l’allineamento sui flussi economici della commessa, Supply Chain per lo stato avanzamento lavori) ed esterni (clienti, assicuratori) coinvolti nelle commesse
• Gestirai e manterrai aggiornata tutta la documentazione amministrativa della commessa, garantendo tracciabilità e partnership
• Supporterai gli studi legali esterni nella redazione, revisione e aggiornamento dei contratti di fornitura, subappalto, servizi e partnership

Attività amministrative generali

• Supporterai le attività di amministrazione generale: raccolta documenti, archiviazione, rapporti con fornitori e consulenti, aggiornamento delle procedure interne e dei registri amministrativi.
• Hai esperienza in contract administration, amministrazione commesse, gestione documentale o ruoli analoghi, preferibilmente nei settori ingegneria, construction, industrial o tech.
• Conosci processi di gara, documentazione tecnica/amministrativa, flussi assicurativi e contrattualistica di fornitura.
• Lavoro ibrido con sede a Gaggiano (MI) e buona flessibilità organizzativa.
• RAL 35.000–40.000 €, in base all’esperienza.
• Bonus collettivo legato al raggiungimento degli obiettivi aziendali e di team.
• Piano welfare annuale e ticket restaurant.
• Ambiente giovane, collaborativo e informale, con spazi per crescere e proporre idee.