Administrative & Office Manager

Tribe Communication,agenzia di comunicazione con sede a Milano, cerca un / a

Responsabile Amministrativo / a e Gestionale

per rafforzare il proprio team.

Scopo di questo ruolo è garantire l’efficienza amministrativa e gestionale dell’azienda, occupandosi del rispetto delle scadenze fiscali e finanziarie, dell’organizzazione documentale e del supporto operativo nella gestione quotidiana.

Attività prevista

• Gestione Amministrativa e Finanziaria :
• Organizzazione e supervisione del ciclo attivo e passivo
• (fatture, pagamenti, incassi).
• Aggiornamento costante e preparazione della reportistica economica e finanziaria
• per il monitoraggio mensile / trimestrale / annuale.
• Gestione Operativa :
• Organizzazione e monitoraggio delle scadenze amministrative
• (ciclo attivo e passivo, pagamenti, incassi)
• Coordinamento con il commercialista
• per il conferimento di tutta la documentazione amministrativa quindicinale e mensile
• Gestione dei rapporti con clienti
• per recupero crediti
• Gestione dei rapporti coni fornitori
• per preventivi e pagamenti
• Supporto operativo al CFO
• per la pianificazione economico-finanziaria
• Gestione delle pratiche del personale
• (assunzioni, cessazioni,presenze, malattie, ecc.).
• Supporto amministrativo / gestionale al reparto Account
• per il monitoraggio amministrativo / economico / finanziario delle commesse
• Coordinamento con fornitori tecnici e di servizio
• (pulizie, manutenzione, ecc.)
• Gestione settimanale / quindicinale
• Emissione e registrazione fatture attive e passive
• Organizzazione dei pagamenti (distinte, scadenziari, F24)
• Organizzazione documentale INTRA, RdA, ecc.
• Controllo cash flow e previsioni mensili
• Raccolta documentale per la contabilità (ciclo attivo / passivo, Intra, ecc.)
• Comunicazione con clienti per solleciti di pagamento
• Interfaccia con fornitori per ordini, interventi, e contratti di servizio
• Verifica e aggiornamento documentazione del personale (assunzioni, dimissioni, smart working, presenze, malattia, ecc.)
• Verifica gestione e monitoraggio manutenzioni della sede (Sicurezza, manutenzioni, ecc.)

Requisiti e competenze richieste

• Esperienza pregressanel ruolo
• (meglio se nel settore della comunicazione), ideale 6-8 anni
• Competenze tecniche
• (specificare nella candidatura il livello di conoscenza del pacchetto Office e la tipologia / nome di piattaforme utilizzate ad oggi, la padronanza di software gestionali, ecc.).
• Capacità organizzativa
• e pianificazione del proprio tempo
• Ottime doti comunicative e relazionali
• (specificare soft skills nella candidatura).
• Conoscenza della lingua inglese

Cosa offriamo

• Tipo di contratto : CCNL da definire in base alla candidatura
• Piano di crescita a medio-lungo termine
• Retribuzione iniziale da definire in base all'esperienza, RAL massima 30k
• Benefit (ticket)
• Ambiente di lavoro dinamico e stimolante con opportunità di crescita professionale.

Risultati attesi a 12 mesi

• Rispetto delle scadenze senza necessità di solleciti
• Flussi economici e finanziari aggiornati con precisione
• Autonomia crescente nella gestione ordinaria
• Autonomia crescente nella relazione con Clienti e fornitori
• Fluida relazione interna con i team amministrativo, operativo e commerciale
• Relazione professionale con i Clienti
• Riduzione dei costi fissi e miglioramento dell’efficienza dei contratti di servizio
• KPI da raggiungere in 12 mesi
• % scadenze rispettate senza errore (target : 100%)
• Accuratezza delle registrazioni contabili (numero errori mensili : ≤2)
• Riduzione dei tempi di ritardo dei pagamenti dei Clienti
• Livello di autonomia percepita dal CFO (valutazione semestrale)
• Priorità dell’agenda
• Monitoraggio finanziario costante
• Reportistica in funzione del Controllo di gestione
• Scadenze fiscali e finanziarie
• Solleciti e fatturazione clienti
• Soft Skills
• Esperienza pregressa in ambito amministrativo-contabile
• Precisione, affidabilità e capacità di organizzazione
• Autonomia nella gestione delle attività
• Spirito proattivo e voglia di crescere
• Capacità relazionali e comunicative
• Conoscenza dei principali strumenti digitali e gestionali
• Problem solving immediato