Impiegato del back office

La figura di Back Office Commerciale è responsabile della gestione completa del flusso degli ordini, dal contatto con il cliente alla consegna finale, garantendo precisione, tempestività e coerenza con le politiche aziendali. Collabora quotidianamente con la rete vendita, la logistica e l’amministrazione per assicurare il corretto svolgimento di tutte le operazioni commerciali, sia sul mercato nazionale che internazionale.

Responsabilità

• 🔹 1. Gestione ordini clienti
  • Ricezione e inserimento ordini nel gestionale (Italia ed estero).
  • Controllo disponibilità prodotti e tempi di consegna con la produzione / logistica.
  • Emissione conferme d’ordine ai clienti.
  • Aggiornamento anagrafiche clienti, codici articolo e condizioni commerciali.
  • Verifica listini e applicazione corretta di sconti, promozioni o contratti.
• 🔹 2. Gestione documentazione commerciale
  • Preparazione di documenti di trasporto (DDT, packing list, fatture proforma).
  • Verifica e archiviazione documentazione di vendita.
  • Predisposizione certificazioni e schede tecniche su richiesta clienti esteri.
  • Coordinamento con l’ufficio amministrativo per la fatturazione e la verifica dei pagamenti.
• 🔹 3. Customer care e post-vendita
  • Gestione comunicazioni quotidiane con clienti italiani ed esteri (email, telefono, portali).
  • Invio aggiornamenti su ordini, spedizioni e tempistiche di consegna.
  • Gestione reclami, resi o anomalie con rapidità e precisione.
  • Mantenimento relazioni costanti con i clienti per fidelizzazione e supporto.
• 🔹 4. Supporto all’ufficio export e spedizioni internazionali
  • Predisposizione di documenti doganali (EUR1, CMR, certificati di origine, ecc.).
  • Coordinamento con spedizionieri e corrieri internazionali.
  • Monitoraggio spedizioni e invio tracking ai clienti.
  • Verifica conformità documentale secondo le normative del paese di destinazione.
  • Supporto per pratiche FDA, SALSA, CFIA, KFDA, ecc. (dove richiesto).
• 🔹 5. Supporto alla rete commerciale e marketing
  • Collaborazione con area manager e responsabili export per offerte e preventivi.
  • Aggiornamento e invio listini prezzi, cataloghi e schede prodotto.
  • Raccolta dati per analisi vendite e report mensili.
  • Supporto alla preparazione di fiere, eventi e incontri con clienti.
• 🔹 6. Reporting e controllo
  • Aggiornamento giornaliero report attività e stato ordini.
  • Monitoraggio performance clienti e volumi mensili.
  • Controllo corrispondenza tra ordini, fatture e consegne.
  • Segnalazione tempestiva di ritardi o criticità operative.

Obiettivi del ruolo

• Garantire precisione e puntualità nella gestione del flusso commerciale.
• Supportare efficacemente la rete vendite nazionale e internazionale.
• Mantenere alto il livello di soddisfazione del cliente, tutelando al contempo le procedure aziendali.

Competenze richieste

• Ottima conoscenza di Excel, gestionali ERP e posta elettronica.
• Ottima conoscenza lingue (inglese, francese o spagnolo preferibili).
• Precisione, capacità di problem solving e gestione delle priorità.
• Orientamento al cliente e ottime doti comunicative, intraprendenza ed autonomia professionale.