Assistente Operativo e Back Office Qualità

Siamo un'azienda italiana operante nella ricerca e selezione del personale che si occupa di soddisfare le necessità dei clienti offrendo servizi personalizzati.

Assistente Operativo e Backoffice Qualità

Missione del Ruolo

Garantire ordine, puntualità e coerenza nei flussi informativi, documentali e amministrativi di SAEM, liberando la Direzione e i progettisti da attività ripetitive o burocratiche, così da aumentare la produttività complessiva dell’azienda.

Responsabilità Principali

• Gestione amministrativa ordinaria
• Gestione e smistamento email aziendali (filtraggio, priorità, risposta base).
• Redazione e archiviazione documenti amministrativi (ordini, DDT, fatture, preventivi).
• Aggiornamento sistematico di Fatture in Cloud e altri gestionali.
• Gestione scadenze e adempimenti
• Mantenere aggiornato lo scadenzario unico (polizze, corsi, certificazioni, contratti, manutenzioni).
• Coordinarsi con SEWA e altri partner per ricevere aggiornamenti su corsi e adempimenti.
• Garantire zero scadenze dimenticate.
• Supporto al Sistema Qualità (ISO 9001)
• Aggiornare formazione personale e registri interni.
• Mantenere aggiornata la documentazione su risorse e processi.
• Supportare gli audit interni con report e documenti richiesti.
• Supporto ai progettisti e ufficio tecnico
• Eseguire attività di compilazione o archiviazione (preventivi, offerte, ordini, allegati tecnici).
• Gestire numerazioni documenti e coerenza archivio digitale.
• Preparare documenti per gare e forniture.
• Comunicazioni e coordinamento interno
• Gestire auguri, comunicazioni interne e piccoli eventi aziendali.
• Favorire la chiarezza nei flussi di comunicazione interna.
• Risultati Attesi (KPI misurabili)
• 100% scadenze rispettate senza solleciti esterni.
• Zero errori formali nei documenti inviati o archiviati.
• Aggiornamento ISO completato mensilmente.
• Riduzione del 30% del tempo operativo non tecnico del Direttore e dei progettisti entro 6 mesi.

Requisiti del Ruolo

• Diploma o laurea breve in ambito amministrativo / organizzativo.
• Esperienza pregressa in aziende tecniche o manifatturiere.
• Conoscenza di base delle procedure ISO 9001.
• Padronanza di Excel, gestionali cloud (es. Fatture in Cloud), e strumenti di archiviazione digitale.
• Precisione, autonomia, capacità di mantenere ordine sotto pressione.

Soft Skills Chiave

• Mentalità di servizio e collaborazione.
• Capacità di priorità e sintesi.
• Discrezione e affidabilità.
• Attitudine al miglioramento continuo.
• Reportistica

Report settimanale sintetico (max 10 righe)

• Attività completate
• Scadenze in arrivo
• Anomalie o blocchi

Inquadramento e Retribuzione

Impiegato amministrativo livello 3–4 CCNL Metalmeccanici.

Retribuzione lorda annua 28–32k (commisurata a esperienza e autonomia).

Orario full-time con possibilità futura di part-time orizzontale o flessibile.

Onboarding (Prime 4 settimane)

Prime 4 settimane

Settimana 1 : familiarizzazione con SAEM, processi, archivi e scadenze.

Settimana 2 : gestione email e primi inserimenti in Fatture in Cloud.

Settimana 3 : assunzione gestione scadenzario e ISO.

Settimana 4 : autonomia base e primo report settimanale completo.