Executive Assistant&Office Manager

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Descrizione del posto vacante

Per conto di un nostro cliente, un’importante azienda operante nel settore delle energie rinnovabili, ricerchiamo un/una

che fornirà supporto completo al CEO e ricoprirà un ruolo chiave nel garantire il regolare svolgimento delle attività quotidiane dell’ufficio di Roma.

La figura svolgerà un ruolo che combina l’assistenza esecutiva di alto livello con responsabilità di gestione dell’ufficio e della reception.

Ricerchiamo una persona proattiva, attenta ai dettagli e flessibile, desiderosa di crescere in un ambiente dinamico, lavorando a stretto contatto con il management e acquisendo esperienza diretta in ambito amministrativo, di coordinamento e supporto alle strutture.

Responsabilità

• Fornire supporto amministrativo di alto livello al CEO, inclusa la gestione dell’agenda, la pianificazione di riunioni e il coordinamento dei viaggi.
• Preparare materiali per riunioni interne ed esterne, redigere verbali quando richiesto.
• Supportare nella stesura e revisione di presentazioni, report e comunicazioni interne.
• Gestire comunicazioni per conto del CEO, assicurando risposte tempestive ai vari interlocutori, sia istituzionali che di business.
• Collaborare con i vari team e reparti per raccogliere dati, facilitare l’allineamento e coordinare attività, sia interne che esterne all’azienda.
• Accogliere e gestire visitatori, clienti, fornitori e ospiti all’arrivo.
• Registrare i visitatori e garantire il rispetto dei protocolli di reception.
• Gestire telefonate e posta in entrata, smistandole adeguatamente.
• Ordinare, distribuire e gestire pacchi e corrispondenza in entrata/uscita.
• Supervisionare la casella PEC e assistere il team di Tesoreria per i rinnovi dei pagamenti.
• Effettuare occasionali commissioni esterne (es. invio di raccomandate, acquisto di rinfreschi per l’ufficio) quando necessario.
• Monitorare e riordinare forniture e materiali di cancelleria in coordinamento con l’ufficio acquisti.
• Organizzare spedizioni e garantire una consegna e ricezione fluide di documenti e materiali.
• Verificare il corretto funzionamento delle attrezzature d’ufficio (es. stampanti, distributori automatici).
• Gestire il sistema di ticketing per attività di piccola manutenzione e gestione spazi.
• Supportare l’organizzazione di eventi aziendali, trasferte e nella redazione di report.

Requisiti

• Laurea in Economia, Comunicazione, Lingue o discipline affini.
• 2–3 anni di esperienza professionale in ruoli amministrativi, di assistenza o coordinamento.
• Stage o esperienza precedente in contesti aziendali dinamici è considerata un plus.
• Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata).
• La conoscenza di altre lingue sarà considerata un Plus.
• Familiarità con strumenti e piattaforme digitali, inclusi i sistemi di intelligenza artificiale (Es. ChatGPT).
• Padronanza avanzata di Microsoft Office, in particolare Excel e PowerPoint.
• Spiccate capacità organizzative, con attitudine a gestire attività in parallelo.
• Alto livello di riservatezza nella gestione di informazioni sensibili.
• Capacità di stabilire priorità in ambienti di lavoro frenetici.
• Dinamismo e proattività: capacità di anticipare le esigenze, risolvere problemi in autonomia e gestire con prontezza a richieste improvvise o cambi di priorità.
• Flessibilità mentale e operativa: predisposizione ad adattarsi rapidamente a contesti in evoluzione e a gestire attività diversificate, dalle più operative alle più strategiche.
• Problem solving: approccio pratico e orientato all’efficienza nel risolvere piccoli e grandi problemi quotidiani, anche sotto pressione.
• Eccellenti doti relazionali e comunicative: capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli, sia interni che esterni, con empatia, diplomazia e professionalità.
• Affidabilità: attitudine al presidio continuo delle attività assegnate e alla gestione autonoma del tempo e delle scadenze.

Sede di Lavoro: Roma