Specialista Segreteria Amministrativa

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SIOO - Scuola Internazionale di Ottica e Optometria ricerca per ampliamento organico una risorsa da inserire all’interno dell’Area Segreteria Amministrativa. La risorsa sarà responsabile della gestione e del coordinamento di tutte le attività amministrative e segretariali all’interno dell’organizzazione.

Nello specifico, la nuova risorsa si assicurerà che i processi operativi, documentali e comunicativi siano efficienti, precisi e puntuali e supporterà la Direzione e l’area amministrativa, garantendo l’organizzazione ed il rispetto delle scadenze interne ed esterne.

Responsabilità principali

• Coordinare le attività della segreteria amministrativa, organizzando il lavoro del team e assegnando compiti e priorità.
• Gestire la corrispondenza in entrata e in uscita (email, PEC, posta cartacea).
• Curare l’archiviazione e la gestione della documentazione amministrativa e contabile, sia cartacea che digitale.
• Supportare l’amministrazione nella preparazione di documenti fiscali, rendicontazioni, fatture e note spese.
• Collaborare con il reparto contabilità per la gestione delle scadenze fiscali, contrattuali e amministrative.
• Redigere verbali di riunioni, report e documenti a uso interno.
• Gestire appuntamenti, agende e comunicazioni della Direzione.
• Mantenere i rapporti con fornitori, consulenti, enti esterni e clienti su tematiche amministrative.
• Verificare l’applicazione delle procedure amministrative interne e proporre miglioramenti organizzativi.
• Assicurare la riservatezza dei dati gestiti, nel rispetto della normativa vigente (es. GDPR).

Requisiti e Formazione:

• Diploma di Ragioneria o Laurea in discipline economiche, giuridiche o affini.

Esperienza:

• Almeno 3-5 anni di esperienza in un ruolo analogo, preferibilmente in contesti strutturati o in studi professionali.
• Ottima conoscenza del pacchetto Office (in particolare Excel e Word).
• Conoscenza di base della contabilità generale.
• Preferibile conoscenza di gestionali amministrativi (es. E-Solver).
• Familiarità con la normativa sulla privacy e la gestione documentale.

Competenze trasversali:

• Capacità organizzative e di pianificazione.
• Precisione, affidabilità e riservatezza.
• Attitudine al problem solving e al lavoro in team.
• Ottime doti comunicative e relazionali.
• Capacità di lavorare nel rispetto delle scadenze.

Contratto full time, con pacchetto retributivo commisurato all’esperienza della risorsa.