Office Manager / Executive Assistant - Società finanziaria

Per un prestigioso fondo d'investimento, siamo alla ricerca di una figura di Office Manager (80%) - Executive/Personal Assistant (20%) per l'ufficio di Milano centro.

Si offre contratto a tempo indeterminato con un pacchetto retributivo fino a 75 K Ral + bonus.

Smartworking previsto in casi eccezionali.

Il profilo ideale è una persona con solida esperienza nel ruolo e conoscenza fluente della lingua inglese. La provenienza da contesti finanziari sarà considerato un plus in fase di selezione.

Responsabilità principali:

Gestione dell'ufficio:

• Supervisionare le operazioni quotidiane dell'ufficio, assicurando un ambiente di lavoro efficiente e ben organizzato.
• Gestire la manutenzione dell'ufficio, le forniture e le attrezzature.
• Coordinare i servizi di pulizia, sicurezza e manutenzione.
• Gestire la posta, le telefonate e le comunicazioni in entrata e in uscita.

Supporto amministrativo:

• Fornire supporto amministrativo al team finanziario, inclusa la gestione di documenti, archiviazione e organizzazione di riunioni.
• Preparare e modificare documenti, presentazioni e report.
• Gestire l'agenda del Managing Director e organizzare viaggi e appuntamenti.
• Gestione dei rapporti con fornitori esterni.
• Supportare il CEO in aspetti organizzativi personali/familiari.

Gestione finanziaria di base:

• Gestire le spese dell'ufficio e i budget.
• Elaborare e registrare fatture e pagamenti.
• Monitorare i conti bancari e le transazioni finanziarie.
• Collaborare con il team finanziario per la preparazione di report finanziari di base.

Risorse umane:

• Supportare il processo di onboarding per i nuovi dipendenti.
• Gestire le presenze e le assenze dei dipendenti.
• Coordinare la formazione e lo sviluppo del personale.
• Gestire le comunicazioni interne e organizzare eventi aziendali.

Conformità e procedure:

• Assicurarsi che l'ufficio rispetti tutte le normative e le procedure aziendali.
• Mantenere la riservatezza delle informazioni finanziarie e aziendali.
• Implementare e migliorare le procedure amministrative.