Office Manager - Categorie protette Lg. 68 / 99

Overview

Nexta Capital Partners è un Gruppo attivo nel settore delle energie rinnovabili e delle infrastrutture con uffici a Milano e Londra. La società sviluppa, finanzia, costruisce ed esercita assets nel settore power & gas e, ad oggi, detiene un portafoglio proprietario diversificato di progetti in Italia e Sud Europa nel settore fotovoltaico, eolico, battery storage e biometano per una potenza complessiva di oltre 3,5 GW. La controllata Nexta Project Development S.r.l., con sede a Milano in Piazza Gae Aulenti, 1 è la piattaforma responsabile per lo sviluppo, il permitting e l’execution dei progetti della pipeline.

L’Office Manager avrà un ruolo fondamentale nel garantire il corretto funzionamento dell’ufficio, supportare le risorse umane, gestire le forniture e organizzare gli eventi.

L’Office Manager è una posizione rivolta ai candidati appartenenti alle Categorie Protette ai sensi della Lg. 68 / 99.

Responsabilità principali

1. Gestione operativa dell’ufficio (reception, forniture, spazi, manutenzione, pulizia)
   • Reception e accoglienza, garantendo che tutti i visitatori siano accolti e assistiti quando necessario.
   • Garantire il corretto funzionamento quotidiano dell'ufficio, coordinandosi con i fornitori appropriati per manutenzione e riparazioni.
   • Gestione della documentazione e archiviazione (corrispondenza in arrivo).
   • Collaborare con l’unità People & Culture per le disposizioni degli uffici e i piani delle postazioni.
   • Supportare l’organizzazione di eventi aziendali ricorrenti (es. lunch meeting) e attività di team building.
   • Supervisionare i servizi di pulizia e lavorare con i fornitori delle strutture per garantire che vengano rispettati gli standard di accessibilità in tutto l'ufficio.
   • Supportare l’Executive Assistant nella gestione del budget operativo dell'ufficio, inclusa la tracciabilità, il monitoraggio e il reporting delle spese relative a forniture, attrezzature e servizi.
2. Gestione delle forniture
   • Monitorare e mantenere gli inventari delle forniture d'ufficio, assicurando livelli di stock adeguati.
   • Supportare l’Executive Assistant nella gestione dei contratti e nella costruzione di relazioni con i fornitori.
3. Collaborazione con unità People e IT
   • Collaborare con le unità People & Culture e IT & Digital nel processo di onboarding e offboarding, assicurandosi che i nuovi assunti abbiano una postazione, l'attrezzatura necessaria e i badge di accesso. Effettuare l’ordine mensile dei buoni pasto.
   • Monitorare il rispetto delle policy d'ufficio e garantire la conformità alle linee guida aziendali, inclusi gli standard di accessibilità.
   • Rispondere alle domande dei dipendenti relative al funzionamento e all’operatività dell’ufficio e assicurarsi che eventuali problematiche legate all'accessibilità siano affrontate tempestivamente.
4. Coordinamento tecnologico
   • Coordinarsi con l’unità IT & Digital per garantire che le attrezzature d'ufficio, come stampanti e fotocopiatrici, siano ben mantenute e accessibili a tutti i dipendenti.
   • Collaborare con l’unità IT & Digital per gestire la configurazione tecnologica dell’ufficio, assicurando che tutti i dipendenti abbiano gli strumenti necessari (es. laptop, software…).
   • Fornire supporto di base per la risoluzione dei problemi IT quando necessario.
5. Supporto alla Senior Leadership
   • Supportare l’Executive Assistant nel fornire assistenza amministrativa ai key executives quando richiesto, inclusa la gestione di calendari, il coordinamento di riunioni e la preparazione di documenti.

Requisiti

• Esperienza di almeno 2 anni in ruoli simili.
• Ottime capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
• Capacità di collaborare con team interfunzionali e gestire diverse priorità.
• Familiarità con le tecnologie d'ufficio di base (es. Microsoft 365).
• Esperienza in gestione delle strutture, coordinamento di eventi o gestione del budget sarà considerata un plus.
• Buona conoscenza della lingua inglese.

Cosa Offriamo

• Inserimento in una realtà dinamica e in forte crescita nel settore energy & renewables.
• Contratto e inquadramento commisurati all’esperienza.
• Formazione continua e accesso a programmi di sviluppo.
• Ambiente di lavoro stimolante, innovativo e internazionale.
• Cultura aziendale inclusiva e collaborativa, basata sul rispetto, sulla diversità e sulla valorizzazione delle persone.
• Pacchetto di welfare aziendale.