Assistente di direzione

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Descrizione della posizione

• Gestione proattiva ed efficiente dell'agenda del responsabile di area: programmazione di riunioni, prenotazione sale o sedi esterne;
• Organizzazione di videotelefonate, assicurandosi del corretto funzionamento dei sistemi e fornendo supporto ai partecipanti;
• Pianificazione di appuntamenti, viaggi di lavoro (voli/treni/prenotazioni alberghiere);
• Gestione dell'archiviazione digitale e cartacea, controllo documenti ed estratti conto, registrazioni contabili, note spese;
• Punto di contatto e filtro per le richieste di informazioni;
• Gestione di contatti con interlocutori esterni (gestori, banche, fondi di Private Equity, studi legali, commercialisti, notai);
• Predisposizione deleghe per le Assemblee di tutte le Società partecipate;
• Compilazione dell'Autocertificazione FATCA - CRS (normativa sugli obblighi di identificazione della clientela);
• Modulistica antiriciclaggio;
• Monitoraggio rapporti e gestione documenti Società Partecipate;
• Scarico documenti gestioni da Home banking (Estratto conto; Report);
• Controllo report e flussi manuali Gestori;
• Controllo contabili relative a ordini di strumenti finanziari;
• Eventuali adempimenti normativi/autorizzativi connessi alla gestione ordinaria dell'immobile;
• Scarico di visure, bilanci e altri documenti societari;
• Eventuali adempimenti normativi/autorizzativi connessi alla gestione ordinaria dell’immobil;
• Registrazione fatture fornitori per le Società del Gruppo;
• Inserimento anagrafiche nuovi fornitori/variazione anagrafiche;
• Invio Certificazioni Uniche società;
• Comunicazioni e gestione variazioni dati società del Gruppo, fusioni;
• Gestione privacy Società (invio informative ai fornitori, clienti e nomine responsabili al trattamento dei dati);
• Laurea triennale o superiore (preferibilmente in ambito comunicazione, relazioni pubbliche, scienze diplomatiche o psicologia);
• Il candidato ha maturato almeno qualche anno di esperienza come assistente di dipartimento o assistente esecutivo, idealmente acquisita in un Family Office;
• Esperienza pregressa in contesti complessi con più livelli decisionali;
• Abilità nell'organizzazione di flussi informativi inter funzionali;
• Precisione nella verbalizzazione di incontri, appuntamenti, scadenze critiche;
• Ottima capacità di redazione e filtraggio di comunicazioni riservate;
• Conoscenza della direttiva MIFID;
• Competenze di base in contabilità;
• Ottimo uso del pacchetto Office (power point, excel word, ecc..);
• Conoscenza della lingua inglese e preferibilmente di quella francese;
• Ottima padronanza degli strumenti di gestione digitale dell'agenda

Competenze relazionali, attitudinali e trasversali

• Diplomazia strutturata: capacità di muoversi in ambienti ad alta densità relazionale senza creare attriti;
• Assertività gentile: ferma nelle decisioni operative, ma mai percepita come invadente;
• Intelligenza emotiva: sa leggere i non detti, riconoscere i segnali di tensione e agire con equilibrio;
• Riservatezza assoluta: trattiene, protegge, non espone. Capacità di mantenere la più stretta riservatezza in merito all’incarico espletato e, più in generale, a non divulgare qualsiasi informazione e/o documento di qualunque natura di cui si viene a conoscenza nell’ambito dell'incarico;
• Flessibilità intelligente: sa adattarsi a stili diversi senza snaturarsi e capacità di modificare comportamenti e schemi mentali in funzione delle esigenze del contesto lavorativo;
• Capacità di comunicare informazioni complesse in forma verbale e scritta;
• Orientamento all’interlocutore/utente: anticipare, riconoscere e soddisfare le esigenze del cliente interno/esterno;
• Autocontrollo/Gestione dello stress: mantenere un adeguato controllo emotivo anche sotto pressione;
• Affidabilità: mostrare integrità ed essere responsabili di sé stessi, agire eticamente;
• Accuratezza: operare con precisione, minimizzando gli errori;
• Determinazione nell'agire: decidere con prontezza anche a fronte di informazioni scarse;
• Offerta: tempo indeterminato con una retribuzione massima di 50.000 € + bonus discrezionale + mensa + assicurazione sanitaria

Bologna, Emilia-Romagna, Italy – 1 week ago