Workspace Coordinator (M / F / d) - 35 Hours Week

Overview

At Ruby your personality really matters, your time really matters, and we strongly believe we groove way better together. At Ruby we keep breaking new ground.

Responsibilities

• Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du
• Bist am Empfang erste : r Ansprechpartner : in für alle Mietparteien und Gäste unseres Workspaces und übernimmst Office-Führungen und Besichtigungen
• Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, bist Gastgeber : in und Hauptansprechpartner : in vor Ort und somit verantwortlich für die Kundenzufriedenheit
• Nimmst Anrufe entgegen, bist für die Verteilung und Versendung der Post zuständig und kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungskontrolle sowie die Inventur
• Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien und bist Ansprechpartner : in und Markenbotschafter : in für alle Belange des Workspaces
• Bist für die Vor
• und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
• Organisierst eigenständig unsere regelmäßigen Community Events und führst diese durch
• Kümmerst dich im täglichen Austausch mit den Mietparteien um den Aufbau und die Pflege des Netzwerkes der gesamten Ruby Gruppe sowie den Verkauf von Meeting
• und Eventflächen
• Supportest als Host (m / w / d) im operativen Hotel-Business des Ruby Bea Hotels und übernimmst so verschiedenen Aufgaben im Bereich Service, Bar sowie Rezeptionstätigkeiten
• Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots
• und Vertragsunterlagen
• Fungierst als Schnittstelle zu allen Abteilungen und zu unseren externen Dienstleistungsfirmen

Wir haben schon auf dich gewartet, denn du

• Hast bereits erste Erfahrungen in der Hotellerie / Gastronomie oder im Bereich Office Management / Coworking gesammelt - vielleicht auch schon im Ausland
• Verfügst über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
• Bringst eine positive und herzliche Ausstrahlung, ein selbstbewusstes Auftreten und einen empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg : innen mit und besitzt ein hohes Qualitätsbewusstsein
• Erkennst bedürfnisse und kannst unseren Mietparteien hierbei beratend zur Seite stehen
• Bist ein Organisationstalent mit sehr guten Multitasking-Fähigkeiten und gehst professionell mit Konflikten und deren Lösungsfindung um
• Denkst nachhaltig und hilfst proaktiv dabei, umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
• Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken
• Bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
• Beherrst Englisch fließend in Wort und Schrift

What’s in for you?

So grooven wir

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Dein Ruby People & Culture Team