Executive Assistant

Executive Assistant

Haiki+, realtà innovativa nel settore dell’economia circolare e dei servizi ambientali, è alla ricerca di un Executive Assistant da inserire nella propria sede di Milano.

Descrizione del ruolo

Ricerchiamo una risorsa altamente organizzata e proattiva, con precedente esperienza nel supporto a figure manageriali di alto livello. La risorsa risponderà direttamente all’AD della Holding e si occuperà del coordinamento delle attività quotidiane e del mantenimento di un flusso di comunicazione efficace all’interno e all’esterno dell’azienda.

Responsabilità principali

• Gestione delle agende dei componenti dei CdA: appuntamenti, riunioni, trasferte e scadenze.
• Organizzazione di meeting, conference call ed eventi aziendali.
• Predisposizione di presentazioni, report e documentazione riservata.
• Gestione della corrispondenza e dei contatti con clienti, fornitori e stakeholder.
• Gestione documentale: raccolta firme (cartacee e digitali), verifica degli iter autorizzativi e uso degli strumenti digitali (firma digitale, SPID).
• Gestione e smistamento PEC
• Organizzazione di riunioni: coffee break, light lunch, prenotazione e preparazione sale
• Accoglienza ospiti (benvenuto, servizio acqua/caffè).
• Coordinamento delle attività tra le diverse funzioni aziendali.
• Redazione di verbali e minute di riunione.
• Supporto amministrativo generale e gestione documentale.
• Assicurare riservatezza, precisione e tempestività nelle comunicazioni.

Requisiti

• Diploma o laurea preferibilmente in discipline economiche, linguistiche o affini.
• Esperienza di 4–5 anni in ruoli di assistenza di direzione o segreteria organizzativa.
• Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata).
• Ottima padronanza del pacchetto Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Riservatezza e professionalità
• Capacità di gestione delle priorità, problem solving e autonomia.
• Eccellenti doti comunicative, relazionali e organizzative.

Cosa offriamo

• Contratto commisurato all’esperienza.
• Ambiente di lavoro dinamico e professionale.