Administrative & Office Manager

Overview

Tribe Communication,agenzia di comunicazione con sede a Milano, cerca un / a Responsabile Amministrativo / a e Gestionale per rafforzare il proprio team.

Scopo di questo ruolo è garantire l’efficienza amministrativa e gestionale dell’ufficio, occupandosi del rispetto delle scadenze fiscali e finanziarie, dell’organizzazione documentale e del supporto operativo nella gestione quotidiana.

Attività prevista

Gestione Amministrativa e Finanziaria :

• Organizzazione e supervisione del ciclo attivo e passivo (fatture, pagamenti, incassi).
• Aggiornamento costante e preparazione della reportistica economica e finanziaria per il monitoraggio mensile / trimestrale / annuale.

Gestione Operativa :

• Organizzazione e monitoraggio delle scadenze amministrative (ciclo attivo e passivo, pagamenti, incassi)
• Coordinamento con il commercialista per il conferimento di tutta la documentazione amministrativa quindicinale e mensile
• Gestione dei rapporti con clienti per recupero crediti
• Gestione dei rapporti con fornitori per preventivi e pagamenti
• Supporto operativo al CFO per la pianificazione economico-finanziaria
• Gestione delle pratiche del personale (assunzioni, cessazioni,presenze, malattie, ecc.).
• Supporto amministrativo / gestionale al reparto Account per il monitoraggio amministrativo / economico / finanziario delle commesse
• Coordinamento con fornitori tecnici e di servizio (pulizie, manutenzione, ecc.)

Gestione settimanale / quindicinale

• Emissione e registrazione fatture attive e passive
• Organizzazione dei pagamenti (distinte, scadenziari, F24)
• Organizzazione documentale INTRA, RdA, ecc.
• Controllo cash flow e previsioni mensili
• Raccolta documentale per la contabilità (ciclo attivo / passivo, Intra, ecc.)
• Comunicazione con clienti per solleciti di pagamento
• Interfaccia con fornitori per ordini, interventi, e contratti di servizio
• Verifica e aggiornamento documentazione del personale (assunzioni, dimissioni, smart working, presenze, malattia, ecc.)
• Verifica gestione e monitoraggio manutenzioni della sede (Sicurezza, manutenzioni, ecc.)

Requisiti e competenze richieste :

• Esperienza pregressa nel ruolo (meglio se nel settore della comunicazione).
• Competenze tecniche (specificare nella candidatura il livello di conoscenza del pacchetto Office e la tipologia / nome di piattaforme utilizzate ad oggi, la padronanza di software gestionali, etc.).
• Capacità organizzativa e pianificazione del proprio tempo
• Ottime doti comunicative e relazionali (specificare soft skills nella candidatura).
• Conoscenza della lingua inglese

Cosa offriamo :

• Tipo di contratto : CCNL da definire in base alla candidatura
• Retribuzione da definire in base all'esperienza.
• Benefit (ticket)
• Ambiente di lavoro dinamico e stimolante con opportunità di crescita professionale.

Risultati attesi a 12 mesi

• Rispetto delle scadenze senza necessità di solleciti
• Flussi economici e finanziari aggiornati con precisione
• Autonomia crescente nella gestione ordinaria
• Autonomia crescente nella relazione con Clienti e fornitori
• Fluida relazione interna con i team amministrativo, operativo e commerciale
• Relazione professionale con i Clienti
• Riduzione dei costi fissi e miglioramento dell’efficienza dei contratti di servizio

KPI da raggiungere in 12 mesi

• scadenze rispettate senza errore (target : 100%)
• Accuratezza delle registrazioni contabili (numero errori mensili : ≤2)
• Riduzione dei tempi di ritardo dei pagamenti dei Clienti
• Livello di autonomia percepita dal CFO (valutazione semestrale)

Priorità dell’agenda

• Monitoraggio finanziario costante
• Reportistica in funzione del Controllo di gestione
• Scadenze fiscali e finanziarie
• Solleciti e fatturazione clienti

Soft Skills

• Esperienza pregressa in ambito amministrativo-contabile
• Precisione, affidabilità e capacità di organizzazione
• Autonomia nella gestione delle attività
• Spirito proattivo e voglia di crescere
• Capacità relazionali e comunicative
• Conoscenza dei principali strumenti digitali e gestionali
• Problem solving immediato