Excecutive Assistant

Funzione: assistente di progetto

Categoria: Segreteria / Servizi Generali

Luogo di lavoro: Milano, Milano

Adecco cerca un/a Excecutive Assistant di Divisione Commerciale per azienda cliente settore Medicale sita a Milano.

Obiettivo del ruolo

Supportare le attività operative e amministrative della divisione commerciale, garantendo efficienza nei processi, gestione puntuale delle attività e supporto continuo al team e ai manager di riferimento.

Responsabilità principali

• Gestione amministrativa e acquisti.
• Inserimento richieste d'acquisto (PR) in Ariba per forniture marketing, eventi, servizi esterni.
• Apertura e gestione fornitori, controllo fatture, gestione pagamenti e riconciliazione PO.
• Supporto contrattuale e legale: preparazione documentazione per contratti (MSA, agenti, distributori).
• Inserimento e gestione accordi in eCats (HL no fee, congressi, sponsorship).
• Organizzazione eventi e logistica: coordinamento eventi interni ed esterni, inclusi catering, materiali e spedizioni, supporto operativo durante eventi nazionali e internazionali.
• Compliance e rendicontazione: verifica mensile dei file di transparency (HCO Service, Sponsorship), aggiornamento e monitoraggio delle spese marketing.
• Comunicazione e supporto al team: gestione della posta certificata (PEC), aggiornamento organigrammi e supporto onboarding nuovi colleghi, coordinamento con i reparti Legal, Finance, Education per aggiornamenti procedurali.

Competenze richieste

• Ottima conoscenza dei principali strumenti informatici (Ariba, Readsoft, eCats, Microsoft Office).
• Capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
• Buone doti comunicative e relazionali.
• Conoscenza delle procedure amministrative e contrattuali.
• Capacità di lavorare in team e gestire più attività in parallelo.
• Conoscenza dell'inglese fluente.

Si offre contratto in somministrazione di 12 mesi scopo assunzione, 3 Livello del Commercio, Lavoro Ibrido (richiesti 2 giorni al mese in ufficio).

Titolo di studio

Laurea Magistrale

Lingue conosciute

Inglese: Comprensione Ottimo

Competenze

• Segreteria - Gestione pratiche commerciali
• Segreteria - Gestione agenda
• Segreteria - Organizzazione viaggi
• Segreteria - Accoglienza
• Fogli di calcolo / elettronici - Excel, livello Buono
• Progettazione / Disegno tecnico - Microsoft Office
• Segreteria - Archiviazione elettronica
• Segreteria - Capacità scrittura cieca-due mani
• Segreteria - Inserimento ordini
• Segreteria - Organizzazione meeting

Disponibilità oraria

Full Time