Segreteria di Direzione

Sede: Modena e Ibrido

Tipo contratto: [TI/Apprendistato] — Orario: Full time

Riporto a: Presidente / Direzione Generale

Missione del ruolo

Garantire il funzionamento fluido della Direzione e degli organi associativi (Consiglio Direttivo, Comitati, Academy), coordinando agenda, documenti, soci, partner e eventi istituzionali in Italia e all’estero (es. UAE/KSA), con approccio proattivo, riservato e orientato ai risultati.

Responsabilità principali

• Agenda & Board support: gestione calendario Direzione, convocazioni e verbali (BoD, comitati, assemblee); preparazione ordini del giorno, minute, follow-up decisioni.
• Relazioni istituzionali & soci: primo contatto con imprese associate, enti, stakeholder; onboarding soci, rinnovi, anagrafiche, richieste informative.
• Eventi & Academy: coordinamento logistico e contenutistico di convegni, missioni, tavoli tematici; fornitori, location, timing, materiali, report post-evento.
• Partnership & sponsor: supporto trattative, gestione benefit, deliverable (loghi, mention, interviste), reportistica KPI.
• Documenti & compliance: archiviazione digitale, privacy/GDPR base (consensi, informative), protocolli e format associativi; supporto anticorruzione/etica per materiali ufficiali.
• Comunicazione operativa: supporto a newsletter, inviti, pagine evento, LinkedIn (bozze post/recap) in raccordo con il team comunicazione.
• Amministrativo-organizzativo: richieste d’acquisto/ordini base, preventivi, rimborsi, prima nota semplice verso studio contabile; report ore/attività.
• Travel & meeting management: trasferte (voli, hotel, visti base), sale riunioni, attrezzature, collegamenti da remoto.
• CRM & strumenti digitali: aggiornamento database soci/partner, liste invio, calendar, file condivisi; cura template (verbali, inviti, MoU).

Requisiti

• Esperienza 2–4 anni in segreteria di direzione / office manager / associazioni / studi professionali.
• Padronanza Suite Office/Google Workspace, calendari e videoconferenze; confidenza con CRM e strumenti evento (es. form RSVP, piattaforme ticketing).
• Italiano impeccabile; inglese B2 (scrittura email, call). Gradito conoscenza base business etiquette internazionale.
• Eccellente organizzazione, riservatezza, gestione priorità, scrittura chiara, problem solving e capacità relazionali.
• Plus: esperienza con enti/associazioni datoriali, protocollo verbali, basi GDPR, logistica eventi, LinkedIn.

Cosa offriamo

• Contesto dinamico, network d’impresa e relazioni istituzionali.
• Percorso di crescita su event management, partnership e governance associativa.
• Formazione su processi interni, CRM e standard documentali.