Admin Specialist

Chi Siamo

In To70 offriamo servizi di consulenza, progettazione e ricerca di alta qualità alla comunità globale del trasporto aereo. Aiutiamo la società e l'industria a affrontare le sfide del trasporto aereo, identificando e analizzando problemi, raccomandando soluzioni e supportandone l'implementazione.

La nostra cultura è definita dalle persone che ne fanno parte: aperti, informali, energici e con un giusto equilibrio tra lavoro e divertimento. In Italia, siamo in una fase entusiasmante di crescita, ampliando le nostre competenze e capacità in un ambiente agile e dinamico. Nel mercato siamo riconosciuti come una società leader con competenze altamente apprezzate dai nostri clienti.

Il nostro team è composto da esperti di aviazione noti per la loro passione, l entusiasm o e la ricerca di soluzioni innovative. Siamo professionisti motivati, impegnati a fornire risultati di altissima qualità per i nostri clienti, che includono aeroporti, compagnie aeree, enti governativi e fornitori di servizi di navigazione aerea.

Principali Responsabilità

• Stiamo cercando un/una Administrative Specialist proattivo/a e attento/a ai dettagli, che contribuisca al regolare svolgimento delle attività amministrative della nostra sede in Italia.
• Nel ruolo, ti occuperai della gestione quotidiana delle attività di supporto amministrativo, organizzativo e operativo, garantendo l’efficienza dei processi interni. Sarai inoltre un punto di raccordo tra il personale, i fornitori, i clienti e il nostro commercialista esterno.

• Contabilità & Supporto Amministrativo (in collaborazione con il commercialista esterno): Raccogliere, verificare ed effettuare una prima registrazione delle fatture passive e attive. Preparare e inviare la documentazione al commercialista esterno. Controllare e registrare le note spese. Monitorare scadenze fiscali, contratti e adempimenti amministrativi. Interfacciarsi con le banche per pagamenti e incassi. Registrare e gestire fatture attive e passive, monitorare le scadenze di pagamento/incasso e mantenere le relazioni con fornitori e clienti.

• Gestione Fornitori & Clienti: Emettere e inviare le fatture ai clienti. Analizzare gli scadenzari e inviare solleciti di pagamento. Inserire gli ordini e supportare il ciclo procure-to-pay (richiesta preventivi, conferme d’ordine, controllo DDT).

• Organizzazione interna: Mantenere e aggiornare gli archivi digitali e cartacei. Supportare l’amministrazione HR di base (ferie, richieste di permessi, presenze).

• Amministrazione & Office Management: Redigere e archiviare la documentazione aziendale (contratti, lettere, report). Gestire il centralino, accogliere i visitatori e organizzare i viaggi. Gestire le procedure di gara per il procurement pubblico (“gare d’appalto”).

Requisiti

• Laurea in Economia, Giurisprudenza o discipline affini (preferibile). Saranno presi in considerazione anche candidati diplomati con significativa esperienza nel ruolo.
• Contabilità di base (ciclo attivo e ciclo passivo).
• Conoscenza di normativa e procedure delle gare d’appalto.
• Ottima padronanza della suite Microsoft Office e dei software gestionali (ERP).
• Plus: familiarità con i sistemi di gestione per la qualità (ISO 9001).
• Eccellenti capacità organizzative e di pianificazione.
• Precisione e attenzione al dettaglio.
• Attitudine al problem solving e flessibilità.
• Ottime capacità comunicative e relazionali.
• Riservatezza e affidabilità.

Cosa offriamo

• Pacchetto retributivo competitivo
• CCNL Commercio
• Contratto full time
• Flessibilità e work-life balance
• Lavoro ibrido (Milano – centro)
• Sviluppo professionale e formazione

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