Teamassistenz im Department LiAS (m/w/d)

Organisation ist deine Stärke und du arbeitest gerne im internationalen Hochschulumfeld?

Dann unterstütze unser interdisziplinäres Department Liberal Arts & Social Sciences an der UTN als Teamassistenz! Du koordinierst Termine, begleitest Veranstaltungen und hältst unseren Professorinnen und Professoren im Alltag den Rücken frei – auf Deutsch und Englisch.

Bei uns treffen Geistes-, Sozial- und Naturwissenschaften sowie Mathematik aufeinander, um die Auswirkungen technologischer Entwicklungen auf Gesellschaft und Individuum zu erforschen. Werde Teil dieses spannenden Austauschs!

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich jetzt und werde Teil einer einzigartigen Reise im Department LiAS. Gemeinsam bauen wir die Universität der Zukunft – mit deinem Talent und deinem Engagement.

Deine Aufgaben:

• Abwicklung von klassischen, aber auch vielfältigen, administrativen und organisatorischen Verwaltungsaufgaben, z.B. Erstellung von Sitzungsunterlagen und der allgemeinen Korrespondenz, Bestellungen, Übersetzen von Texten, etc.
• Koordination und Organisation von Terminen von Professorinnen und Professoren, sowie Meetings des Departments
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Administrative Unterstützung bei Events, Gremien- oder Kommissionssitzungen
• Mithilfe beim Erstellen von Präsentationen und Informationsmaterialien (auf Deutsch und Englisch)
• Unterstützung bei der fortschreitenden Digitalisierung und Erstellung von Arbeitsabläufen und Prozessen

Dein Profil:

Erforderlich:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellte/-n, Kaufleute für Büromanagement, Weiterqualifizierung als Verwaltungsfachkraft (BL 1) oder vergleichbar und das Vorliegen eines aktuellen Nachweises der Englischkenntnisse auf dem Niveau C1 (z.B. durch ein Zertifikat von Cambridge, TOEFL, IELTS oder durch Muttersprache Englisch) oder eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär/-in, Übersetzer/-in oder vergleichbar
  
  Sollte kein Nachweis vorliegen, erfolgt die Eingruppierung in E6 TV-L. Das Zertifikat kann an der UTN nachträglich erworben werden\

• Mindestens zweijährige praktische Erfahrung in einem oder mehreren der oben genannten Aufgabenbereiche, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung

• Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sehr gute MS-Office-Kompetenzen

• Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine zuverlässige Arbeitsweise

• Eigenverantwortliche und ergebnisorientierte Arbeitsweise, Kommunikationsfreude sowie sicheres und verbindliches Auftreten

• Hohes Maß an Dienstleistungs- und Serviceorientierung

Wünschenswert:

• Erfahrung in der Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen, z.B. Workshops, Kolloquien oder Konferenzen
• Eigeninitiative und Freude am Aufbau von Strukturen in einem dynamischen und wachsenden Umfeld

Deine Benefits:

Attraktive Vergütung & Sicherheit

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst für langfristige Planungssicherheit
• Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TV-L (Je nach Stufe ab 3135,83€ brutto, näheres unter: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Möglichkeit zur Entgeltumwandlung

Work-Life-Balance & Flexibilität

• Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) plus arbeitsfreie Tage am 24. & 31. Dezember
• Möglichkeit zur individuellen Arbeitszeitgestaltung: Die Stelle kann in Voll- oder Teilzeit besetzt werden

Weiterentwicklung & Karriere

• Fort- und Weiterbildungsangebote, z. B. Sprachkurse und Fachseminare

Arbeitsumfeld & Kultur

• Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Umfeld
• Kollegiales und motiviertes Team mit gelebter Du-Kultur
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Herausforderungen an einer neu gegründeten Universität

Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote

• Zugang zu unserem Corporate Benefit Programm mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten
• Regelmäßige Team-Events

Mobilität

• Verkehrsgünstige Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenfreie Parkplätze, e-Ladesäulen, Diensträder
• JobBike Bayern unser Dienstrad-Leasingprogramm

Organisation is your strength and you enjoy working in an international university environment?

Then support our interdisciplinary Department of Liberal Arts & Social Sciences at UTN as a team assistant! You will coordinate appointments, accompany events and support our professors in their day-to-day work - in German and English.

We bring together the humanities, social sciences, natural sciences and mathematics to research the impact of technological developments on society and individuals. Become part of this exciting exchange!

Sounds like you?

Then apply now and become part of a unique journey in the LiAS department. Together we will build the university of the future - with your talent and commitment.

Your tasks:

• Handling classic, but also diverse, administrative and organisational tasks, e.g. preparing meeting documents and general correspondence, placing orders, translating texts, etc.
• Coordination and organisation of appointments of professors and meetings of the department
• Communication by telephone and in writing in German and English
• Administrative support at events, committee or commission meetings
• Assistance in the preparation of presentations and information material (in German and English)
• Support in the ongoing digitalisation and creation of workflows and processes

Your profile:

Required:

• Successfully completed training as an administrative assistant, office management assistant, further qualification as an administrative specialist (BL 1) or comparable and current proof of English language skills at level C1 (e.g. through a certificate from Cambridge, TOEFL, IELTS or native English speaker) or completed training as a foreign language secretary, translator or comparable
  If no certificate is provided, the position will be categorised as E6 TV-L. The certificate can be obtained retrospectively at the UTN
• At least two years of practical experience in one or more of the above-mentioned areas of responsibility, ideally in a public administration
• Good written and spoken communication skills as well as very good written and spoken German and English skills
• Very good MS Office skills
• Strong organisational, communication and teamwork skills as well as a reliable way of working
• Independent and results-oriented way of working, communication skills as well as a confident and engaging manner
• High degree of service orientation

Desirable:

• Experience in the organisation of scientific events, e.g. workshops, colloquia or conferences
• Initiative and enthusiasm for building structures in a dynamic and growing environment

Your benefits:

Attractive salary & security

• Permanent employment in the public sector for long-term planning security
• Attractive salary according to pay group 7 TV-L (depending on level from € 3135,83 gross, more details at: https://oeffentlicher-dienst. info/tv-l/allg/)
• Social benefits of the public sector: annual bonus payment, company pension scheme (VBL) and possibility of deferred compensation

Work-life balance & flexibility

• Flexible working hours and mobile working options for an optimal work-life balance
• 30 days of holiday per year ( based on a 5-day week) plus days off on 24 & 31 December
• Possibility of individual working hours: The position can be filled on a full-time or part-time basis

Further development & career

• Further development and training opportunities, e.g. language courses and specialist seminars, are available.

Working environment & culture

• Modern, ergonomically equipped workplace in a future-oriented environment
• Strong team culture and a dynamic, supportive work environment
• Dynamic working environment with varied challenges at a newly founded university

Corporate benefits & employee offers

• Access to our Corporate Benefit Programme with attractive discounts and employee offers
• Regular team events

Mobility

• Convenient location with good public transport connections
• Free parking, e-charging stations, company bikes
• JobBike Bayern our company bike leasing programme