Patient Service Coordinator

Careaccess; Warszawa; On-site; PLN 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Care Access in Warsaw is seeking a Patient Service Coordinator to ensure professional patient services at a designated site. You will schedule patient visits, assist with app usage, and collaborate with investigators and clinical research coordinators to uphold high standards of patient care.

The role emphasizes clear communication, empathy, and efficient problem-solving to support study participants and maintain strong site relations.

Qualifications

• Serve as the primary point of contact for patients.
• Communicate clearly and promptly about study procedures, visit schedules and what is expected of participants.
• Provide patients with accurate information about the clinical trial process, participation requirements and any necessary follow-up instructions.
• Respond to patient enquiries and concerns with empathy and professionalism.
• Resolve patient issues promptly and elevate complex cases to the appropriate clinical management staff.
• Build a positive reputation for the site by developing and maintaining good relationships with patients.
• Work closely with Clinical Operations, site staff and the Physician and Site Alliance team to plan and coordinate patient visits.
• Schedule and coordinate patient visits, including follow-up appointments, and liaise with the relevant teams when appointments need to be rescheduled.

Responsibilities

• Serve as the primary point of contact for patients.
• Communicate clearly and promptly about study procedures, visit schedules and what is expected of participants.
• Provide patients with accurate information about the clinical trial process, participation requirements and any necessary follow-up instructions.
• Respond to patient enquiries and concerns with empathy and professionalism.
• Resolve patient issues promptly and elevate complex cases to the appropriate clinical management staff.
• Build a positive reputation for the site by developing and maintaining good relationships with patients.
• Work closely with Clinical Operations, site staff and the Physician and Site Alliance team to plan and coordinate patient visits.
• Schedule and coordinate patient visits, including follow-up appointments, and liaise with the relevant teams when appointments need to be rescheduled.

Skills

Patient communication

Scheduling

Clinical operations

Job description

About Care Access

Care Access is working to make the future of health better for all. With hundreds of research locations, mobile clinics, and clinicians across the globe, we bring world-class research and health services directly to communities that often face barriers to care. We are dedicated to ensuring that every person has the opportunity to understand their health, access the care they need, and contribute to the medical breakthroughs of tomorrow.

With programs like Future of Medicine , which makes advanced health screenings and research opportunities accessible to communities worldwide, and Difference Makers , which supports local leaders to expand their community health and wellbeing efforts, we put people at the heart of medical progress. Through partnerships, technology, and perseverance, we are reimagining how clinical research and health services reach the world. Together, we are building a future of health that is better and more accessible for all.

To learn more about Care Access, visit www.CareAccess.com .

O Care Access

Care Access działa na rzecz lepszej przyszłości zdrowia dla wszystkich. Dzięki setkom lokalizacji badawczych, mobilnym klinikom i specjalistom medycznym na całym świecie zapewniamy dostęp do światowej klasy badań klinicznych i usług zdrowotnych społecznościom, które często napotykają bariery w dostępie do opieki medycznej.

Naszym celem jest zapewnienie każdej osobie możliwości lepszego zrozumienia swojego zdrowia, uzyskania potrzebnej opieki oraz uczestniczenia w przełomowych odkryciach medycznych przyszłości.

Poprzez programy takie jak Future of Medicine , który zwiększa dostępność zaawansowanych badań profilaktycznych i możliwości uczestnictwa w badaniach klinicznych, oraz Difference Makers, wspierający lokalnych liderów w działaniach na rzecz zdrowia społeczności, stawiamy ludzi w centrum postępu medycznego.

Dzięki współpracy, technologii i zaangażowaniu zmieniamy sposób, w jaki badania kliniczne i usługi zdrowotne docierają do ludzi na całym świecie.

Dowiedz się więcej: www.CareAccess.com

How This Role Makes a Difference

Patient Service Coordinator odpowiada za organizację i zapewnienie profesjonalnej obsługi pacjentów w wyznaczonej placówce. Do obowiązków na tym stanowisku należyumawianie wizyt, obsługa systemów informatycznych i aplikacji oraz pomoc pacjentom w korzystaniu z aplikacji i wypełnianiu dzienniczków. Rola wymaga ścisłej współpracy zbadaczami i koordynatorami badań klinicznych, aby zapewnić pacjentom wysoką jakość opieki.

The Patient Service Coordinator is responsible for organising and delivering professional patient services at a designated site. Key duties include scheduling patientappointments, using operational systems and applications, and helping patients use apps and complete their diaries. The role involves working closely with investigators and clinical research coordinators to ensure a high standard of patient care.

How You'll Make An Impact / Twój zakres obowiązków

Patient Services & Patient Experience / Obsługa pacjentów i dbałość o ich doświadczenia (30%)

Serve as the primary point of contact for patients.

Communicate clearly and promptly about study procedures, visit schedules and what is expected of participants.

Provide patients with accurate information about the clinical trial process, participation requirements and any necessary follow-up instructions.

Respond to patient enquiries and concerns with empathy and professionalism.

Resolve patient issues promptly and elevate complex cases to the appropriate clinical management staff.

Build a positive reputation for the site by developing and maintaining good relationships with patients.

Pełnienie funkcji głównego punktu kontaktowego dla pacjentów.

Jasne i terminowe przekazywanie informacji o procedurach badania, harmonogramie wizyt i tym, czego oczekuje się od uczestników.

Udzielanie pacjentom rzetelnych informacji o przebiegu badania klinicznego, wymaganiach związanych z uczestnictwem oraz zaleceniach dotyczących dalszego postępowania.

Odpowiadanie na pytania i reagowanie na obawy pacjentów z empatią i profesjonalizmem.

Sprawne rozwiązywanie zgłaszanych problemów oraz przekazywanie bardziej złożonych spraw właściwym osobom odpowiedzialnym za nadzór kliniczny.

Budowanie pozytywnego wizerunku placówki poprzez nawiązywanie i utrzymywanie dobrych relacji z pacjentami.

Patient Scheduling & Visit Coordination / Planowanie i koordynowanie wizyt pacjentów (25%)

Work closely with Clinical Operations, site staff and the Physician and Site Alliance team to plan and coordinate patient visits.

Schedule and coordinate patient visits, including follow-up appointments, and liaise with the relevant teams when appointments need to be rescheduled.

Ścisła współpraca z zespołami Clinical Operations i Physician and Site Alliance oraz z personelem placówki przy planowaniu i koordynowaniu wizyt pacjentów.

Umawianie i koordynowanie wizyt, w tym wizyt kontrolnych, oraz uzgadnianie zmi