Koordynator rejestracji

Grapa Medica; Polska; Hybrid; PLN 67,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Zniżki medyczne dla pracownika i rodz 

Szkolenia i wsparcie zespołu

Job summary

Grapa Medica w Konstancinie-Jeziornie poszukuje Koordynatora/koordynatorki rejestracji do zespołu rejestracji medycznej. Zakres obejmuje nadzór nad przepływem informacji, zapewnienie wysokiej jakości obsługi pacjentów oraz wdrażanie usprawnień.

Preferowana samodzielność, odpowiedzialność i umiejętność pracy pod presją czasu. Umowa o pracę, pełny etat, praca stacjonarna w placówce z NFZ i prywatnymi pacjentami.

Qualifications

• Doświadczenie w kierowaniu rejestracją w placówce POZ.
• Dobra organizacja pracy własnej i zespołu, tworzenie harmonogramów i grafików, wdrażanie i szkolenie nowych pracowników.
• Obsługa pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint) na poziomie średniozaawansowanym.
• Umiejętność organizowania pracy zespołu, delegowania zadań i egzekwowania ich realizacji.
• Nastawienie na wynik oraz umiejętność pracy w oparciu o mierzalne wskaźniki i KPI.
• Umiejętność analizy danych, wyciągania wniosków i wdrażania działań naprawczych.
• Samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w rozwiązywaniu problemów.
• Umiejętność pracy pod presją czasu i szybkich decyzji.
• Wysokie umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.
• Swoboda w pracy z systemami informatycznymi oraz gotowość do nauki nowych narzędzi.
• Mile widziane doświadczenie z systemami do obsługi placówek medycznych, call center lub rejestracji pacjentów.
• Wysoka kultura osobista i profesjonalne podejście do pacjenta.
• Stabilną współpracę dopasowaną do wzajemnych ustaleń.
• Możliwość koordynowania pracy rejestracji w miejscu obsługującym NFZ i prywatnie, wdrażanie programów profilaktycznych.

Responsibilities

• Koordynowanie pracy rejestracji medycznej i bieżące wspieranie zespołu.
• Odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie rejestracji i ciągłość obsługi pacjentów.
• Nadzór nad obiegiem informacji oraz wysoką jakością obsługi pacjenta.
• Organizowanie pracy zespołu rejestracji, ustalanie priorytetów i wsparcie w codziennych zadaniach.
• Współpraca z personelem medycznym i niemedycznym placówki, firmami współpracującymi, podwykonawcami.
• Dbanie o prawidłową rejestrację wizyt i badań oraz prawidłowość danych w systemie.
• Szkolenie i rozwój pracowników rejestracji.
• Monitorowanie KPI dotyczących jakości obsługi i dostępności terminów.
• Nadzór nad obsługą pacjentów telefonicznie i osobiście, online.
• Tworzenie raportów i rekomendacji zmian dotyczących pracy rejestracji.

Skills

Organizacja pracy

Koordynacja zespołu

Komunikacja interpersonalna

Analiza danych

W pracy pod presją

Wdrażanie i szkolenie pracowników

Obsługa klienta

Przywódcze myślenie

Tools

Office Suite

Systemy informatyczne

Kasa fiskalna

Job description

CM Grapa Medica w Konstancinie-Jeziornie nawiąże współpracę z koordynatorem/koordynatorką rejestracji w Centrum Medycznym

• umowa o pracę
• pełny etat
• praca stacjonarna, zmianowa

Nasze wymagania

• doświadczenie w kierowaniu rejestracją w placówce POZ
• dobra organizacja pracy własnej i zespołu, tworzenie harmonogramów i grafików, wdrażanie i szkolenie nowych pracowników
• obsługa pakietu Office (w tym Word, Excel, PowerPoint) na poziomie średniozaawansowanym
• umiejętność organizowania pracy zespołu, delegowania zadań i egzekwowania ich realizacji
• nastawienie na wynik oraz umiejętność pracy w oparciu o mierzalne wskaźniki i KPI
• umiejętność analizy danych, wyciągania wniosków i wdrażania działań naprawczych
• samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w rozwiązywaniu problemów
• umiejętność pracy pod presją czasu i sprawnego reagowania w sytuacjach wymagających szybkich decyzji
• wysokie umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
• swoboda w pracy z systemami informatycznymi oraz gotowość do nauki nowych narzędzi
• mile widziane doświadczenie z systemami do obsługi placówek medycznych, call center lub rejestracji pacjentów
• wysoka kultura osobista i profesjonalne podejście do pacjenta
• stabilną współpracę w formie dopasowanej do wzajemnych ustaleń
• możliwość koordynowania pracy rejestracji w miejscu, które obsługuje pacjentów zarówno w ramach NFZ, jak i prywatnie, wdrażanie nowych programów profilaktycznych itp.
• udział w organizacji obsługi pacjenta w placówce korzystającej z kilku kanałów kontaktu, w tym rejestracji telefonicznej, kontaktu SMS i formularza, co sprzyja uporządkowanym procesom i nowoczesnej komunikacji
• przyjazną atmosferę pracy, wsparcie zespołu
• pracę w dobrze rozpoznawalnym miejscu o ugruntowanej pozycji na rynku
• zniżki pracownicze na usługi medyczne dla Ciebie i Twoich bliskich

Zakres obowiązków:

• koordynowanie pracy rejestracji medycznej i bieżące wspieranie zespołu
• odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie rejestracji i ciągłość obsługi pacjentów
• nadzór nad sprawnym obiegiem informacji oraz wysoką jakością obsługi pacjenta
• organizowanie pracy zespołu rejestracji, ustalanie priorytetów i wspieranie w codziennych zadaniach
• bieżąca współpraca z personelem medycznym i niemedycznym placówki, firmami współpracującymi, podwykonawcami
• dbanie o prawidłową rejestrację wizyt i badań oraz poprawność danych w systemie
• wsparcie w rozwiązywaniu bieżących spraw organizacyjnych i obsługowych
• monitorowanie standardów obsługi pacjenta i wdrażanie usprawnień w pracy rejestracji
• nadzór nad prawidłową obsługą pacjenta (telefoniczną i osobistą, online)
• monitorowanie jakości wykonywanych zadań rejestracji oraz zarządzanie terminami wizyt
• tworzenie i wprowadzanie standardów obsługi pacjentów
• przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących pracy rejestracji oraz przedstawianie rekomendacji zmian.
• udzielanie informacji o usługach dostępnych w placówce
• obsługa indywidualna pacjentów (umawianie pacjentów na wizyty, obsługa bezpośrednia, telefoniczna, mailowa), obsługa systemu rejestracyjnego
• przyjmowanie płatności, obsługa kasy fiskalnej, wystawianie faktur
• układanie i optymalizacja grafików pracy rejestratorek, z uwzględnieniem godzin największego obciążenia
• analiza wyników pracy rejestracji i wdrażanie działań zwiększających jej efektywność
• szkolenie, wdrażanie oraz bieżący rozwój pracowników rejestracji
• nadzór nad prawidłową rejestracją wizyt, zmianami terminów, odwołaniami oraz właściwym wykorzystaniem dostępnych grafików lekarzy
• aktywne działania mające na celu ograniczanie niewykorzystanych terminów i zwiększanie obłożenia grafików
• nadzór nad obsługą pacjentów komercyjnych, abonamentowych i korzystających ze świadczeń finansowanych przez NFZ
• identyfikowanie problemów organizacyjnych i samodzielne proponowanie oraz wdrażanie rozwiązań
• udział w rozwoju automatyzacji rejestracji, rejestracji online, systemów telefonicznych oraz innych narzędzi wspierających obsługę pacjentów
• realizacja ustalonych KPI dotyczących jakości obsługi, dostępności rejestracji, efektywności zespołu oraz wykorzystania dostępnych terminów wizyt