Obsługa administracyjno-biurowa w biurze rachunkowym

Biuro rachunkowe; Kielce; On-site; PLN 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Stabilną, długoterminową współpracę

Pracę stacjonarną 8:00-16:00

Rozwój kompetencji w obsłudze księgowo

Job summary

Biuro rachunkowe Kielce poszukuje samodzielnej, komunikatywnej osoby do obsługi sekretariatu i spraw administracyjnych. Będziesz aktywnie pozyskiwać nowych klientów, organizować pracę biura oraz przygotowywać dokumenty i umowy dla klientów.

Wymagane doświadczenie w biurze rachunkowym, bardzo dobra znajomość Subiekta GT oraz praktyczna znajomość innych programów InsERT. Praca stacjonarna, od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00–16:00.

Qualifications

• Wykształcenie wyższe ekonomiczne.

Responsibilities

• Bieżąca obsługa sekretariatu i kontakt z klientami (telefoniczny, mailowy, bezpośredni).
• Aktywne pozyskiwanie nowych klientów i budowanie długofalowych relacji.
• Wystawianie faktur i korekt w Subiekcie GT oraz obsługa programów InsERT i KSeF.
• Przygotowywanie dokumentów i zestawień w Wordzie i Excelu.
• Organizowanie spotkań, pilnowanie terminów i archiwizacja dokumentów.
• Przygotowywanie wniosków o dofinansowanie i obsługa spraw urzędowych.
• Wspieranie działań marketingowych i obsługi mediów społecznościowych.
• Przygotowywanie i podpisywanie umów oraz dokumentacji dla klientów.

Skills

Komunikatywność

Samodzielność

Dobra organizacja

Obsługa klienta

Education

Wyższe ekonomiczne

Tools

Subiekt GT

InsERT

KSeF

Job description

Do naszego biura rachunkowego poszukujemy osoby z doświadczeniem, samodzielnej, komunikatywnej i dobrze zorganizowanej, która zajmie się obsługą sekretariatu, sprawami administracyjnymi oraz aktywnym pozyskiwaniem nowych klientów. Zależy nam przede wszystkim na doświadczeniu w pracy w biurze rachunkowym, bardzo dobrej znajomości Subiekta GT i praktycznej znajomości innych programów InsERT oraz umiejętności obsługi i aktywnego pozyskiwania klientów.

Głównym obszarem pracy jest bieżąca obsługa sekretariatu, kontakt z klientami i organizacja spraw biura. Pozostałe zadania, takie jak przygotowywanie wniosków o dofinansowanie, biznesplanów czy działania w mediach społecznościowych, realizowane są okresowo, w zależności od potrzeb.

Zakres obowiązków:

Obsługa sekretariatu i klientów

• Bieżąca obsługa biura oraz telefoniczny, mailowy i bezpośredni kontakt z klientami.
• Aktywne pozyskiwanie nowych klientów, przedstawianie oferty usług biura i budowanie długofalowych relacji.
• Przygotowywanie i podpisywanie umów w zakresie udzielonego umocowania oraz sporządzanie upoważnień, pełnomocnictw i pozostałej dokumentacji.
• Organizacja spotkań, pilnowanie terminów oraz nadzór nad obiegiem i archiwizacją dokumentów.

Fakturowanie i obsługa programów

• Samodzielne wystawianie faktur sprzedaży i korekt w programie Subiekt GT wyłącznie w zakresie fakturowania usług własnych biura rachunkowego.
• Obsługa programów InsERT oraz KSeF
• Przygotowywanie dokumentów i zestawień w Wordzie i Excelu.

Sprawy urzędowe i administracyjne

• Przygotowywanie wniosków o wydanie zaświadczeń A1.
• Pomoc klientom w obsłudze spraw związanych z zakładaniem, zmianą i zamykaniem działalności gospodarczej w CEIDG.
• Wsparcie klientów w korzystaniu z e-Urzędu Skarbowego i e-Doręczeń, w tym pomoc przy zakładaniu kont czy aktywacji usług.
• Udzielanie klientom podstawowych informacji dotyczących obsługi elektronicznych systemów urzędowych.

Obsługa spraw księgowych i podatkowych oraz kontakt z urzędami należą do księgowych prowadzących poszczególnych klientów. Sekretariat zapewnia wsparcie administracyjne i techniczne.

Dotacje i dofinansowania

• Okresowe przygotowywanie wniosków o dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej oraz refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy.
• Opracowywanie biznesplanów i kompletowanie niezbędnej dokumentacji.
• Monitorowanie dostępnych programów dofinansowań oraz terminów naborów.

Zadania te mają charakter sporadyczny i realizowane są wyłącznie w przypadku ogłoszenia odpowiednich naborów oraz otrzymania zlecenia od klienta. Ich częstotliwość zależy od aktualnego zapotrzebowania i nie stanowią one codziennych obowiązków.

Marketing i media społecznościowe

• Okresowe przygotowywanie krótkich postów informacyjnych i promujących ofertę biura, czasem z wykorzystaniem prostych grafik np. umieszczanie tekstu na kolorowym tle lub gotowych szablonów w. Canva
• .Planowanie automatycznej publikacji przygotowanych postów.
• Obsługa zapytań od potencjalnych klientów
• Przekazywanie materiałów osobie odpowiedzialnej za aktualizację strony internetowej biura. Często są to te same treści, które przygotowano do mediów społecznościowych.

Materiały przygotowywane są zazwyczaj zbiorczo, w okresach mniejszego natężenia pracy.

Wymagania

• Wykształcenie wyższe ekonomiczne.
• Doświadczenie w pracy w biurze rachunkowym.
• Bardzo dobra znajomość Subiekta GT oraz praktyczna znajomość innych programów InsERT.
• Umiejętność samodzielnego wystawiania faktur i korekt.
• Swoboda w prowadzeniu rozmów z klientami i budowaniu relacji.
• Dobra znajomość pakietu MS Office.
• Znajomość zasad obiegu dokumentów księgowych.
• Umiejętność samodzielnego przygotowywania dokumentów urzędowych.
• Samodzielność, odpowiedzialność i bardzo dobra organizacja pracy.
• Komunikatywność, terminowość, wysoka kultura osobista i umiejętność ustalania priorytetów
• Dyskrecja i dbałość o poufność danych klientów.

Mile widziane

• Doświadczenie w przygotowywaniu wniosków o dofinansowanie i opracowywaniu biznesplanów.
• Znajomość procedur uzyskiwania zaświadczeń A1.
• Praktyczna znajomość KSeF, CEIDG i elektronicznych systemów urzędowych.
• Doświadczenie w prowadzeniu firmowych mediów społecznościowych.
• Bardzo dobra umiejętność korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji (AI) w pracy biurowej, przygotowywaniu dokumentów, tworzeniu treści i usprawnianiu codziennych zadań.

Oferujemy

• Stabilną, długoterminową współpracę.
• Pracę stacjonarną od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00–16:00.
• Samodzielne stanowisko i możliwość realnego wpływu na organizację pracy biura.
• Różnorodny zakres obowiązków, pozwalający wykorzystać posiadane doświadczenie i umiejętności.
• Możliwość rozwoju zawodowego i poszerzania kompetencji w zakresie obsługi przedsiębiorców.
• Dostęp do nowoczesnych narzędzi i rozwiązań usprawniających codzienną pracę.
• Dobrze zorganizowane i komfortowe miejsce pracy.
• Przyjazną atmosferę, wzajemny szacunek i partnerskie podejście do współpracy.
• Otwartość na własne pomysły i wdrażanie usprawnień w funkcjonowaniu biura

Miejsce pracy: Kielce