Młodszy Specjalista ds. Administracji

Kancelariasobota; Wrocław; Hybrid; PLN 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Kafeteria MyBenefit

Karta Multisport

Pakiet medyczny

Ubezpieczenie grupowe

Job summary

Kancelaria SOBOTA JACHIRA prowadzi dynamiczny zespół prawników w biurze we Wrocławiu i poszukuje asystentki/asystenta administracyjnego. Do zadań należałoby utrzymanie terminarza rozpraw, przygotowywanie i wprowadzanie pełnomocnictw oraz wsparcie w zakresie dokumentacji i obsługi klienta.

Wymagane wykształcenie co najmniej średnie, dobra znajomość MS Office (Excel, Word) oraz wysoka kultura osobista i organizacja pracy.

Qualifications

• Wykształcenie minimum średnie
• Dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel i Word
• Komunikatywność i swobodne nawiązywanie kontaktów telefonicznych
• Wysoka kultura osobista i profesjonalne podejście do klienta
• Dokładność, samodzielność, odpowiedzialność i zaangażowanie
• Dobrze organizuje pracę i potrafi ustalać priorytety
• Dobrze radzi sobie z pracą pod presją czasu
• Dyspozycyjność do pracy w godzinach 8:00-16:00 i 9:00-17:00

Responsibilities

• uzupełnianie kalendarza o terminy rozpraw na podstawie zawiadomień
• przygotowywanie, wysyłka oraz wprowadzanie do systemu pełnomocnictw dla substytutów
• kompletowanie i uzupełnianie dokumentacji do rozpraw dla pracowników zdalnych
• umawianie szkoleń dla klientów przed rozprawą i wpisywanie terminów do kalendarza
• nadzorowanie i monitorowanie statusu ugód i przekazywanie info pełnomocnikom przed rozprawą
• bieżąca weryfikacja terminów rozpraw w kalendarzu z danymi na portalu sądowym
• codzienne uzupełnianie tabeli ankietowej i dodawanie załączników do systemu
• kontakt telefoniczny z sądami i klientami w sprawach prowadzonych postępowań
• zapewnienie profesjonalnej obsługi klientów w biurze, przygotowanie dokumentów, skanowanie
• porządkowanie i archiwizacja dokumentacji
• tworzenie i prowadzenie tabel dotyczących rozpraw i szkoleń
• koordynowanie rozpraw i szkoleń z obszaru Sankcji Kredytu Darmowego (SKD)

Skills

Komunikatywność

Dobra organizacja pracy

Praca pod presją czasu

Education

Wykształcenie minimum średnie

Tools

MS Office

Excel

Word

Job description

SOBOTA JACHIRA Kancelaria Prawna to jedna z wiodących kancelarii w Polsce, dynamicznie rozwijająca się od 2016 roku dzięki partnerstwu radcy prawnego dr Adama Soboty i adwokata dr Jędrzeja Jachiry.

Kancelaria słynie z innowacyjnego podejścia do obsługi klientów biznesowych i indywidualnych, a jej sukces to efekt odwagi, intuicji oraz zaangażowania całego, interdyscyplinarnego zespołu. Tworzą go nie tylko doświadczeni prawnicy, ale również eksperci z obszarów administracji, finansów, marketingu, HR i IT.

Zaufanie klientów, niska rotacja pracowników i świetna atmosfera pracy to fundamenty jej siły. Od 2022 roku nieprzerwanie plasuje się na podium rankingu kancelarii prawniczych "Rzeczpospolitej" izostała wyróżniona międzynarodowym tytułem „Leading Firm Legal 500 - Client Satisfaction 2024".

Kancelaria aktywnie uczestniczy w debacie publicznej, działaniach edukacyjnych i projektach związanych z nowymi technologiami oraz ekonomią wartości.

Widzisz w administracji sprawną organizację, odpowiedzialność i realne wsparcie codziennego funkcjonowania firmy?

Chcesz rozwijać się w przyjaznym środowisku pełnym zaangażowanych i otwartych ludzi?

Dobrze odnajdujesz się w pracy z dokumentacją i potrafisz zadbać o porządek w terminach i procesach?

Pracujemy zespołowo, w partnerskich relacjach, dbając o sprawną organizację i płynne funkcjonowanie biura.

Stawiamy na rzetelność, odpowiedzialność i dobrze poukładane procedury.

Liczy się dla nas dokładność, terminowość i realne wsparcie, jakie administracja daje całej organizacji.

Jeśli cenisz dobrą organizację pracy i przyjazne, profesjonalne środowisko – to miejsce może być dla Ciebie.

• Atrakcyjny pakiet benefitów (kafeteria MyBenefit, Karta Multisport, pakiet medyczny, ubezpieczenie grupowe),
• Przyjazne środowisko pracy i dobrą atmosferę,
• Realną możliwość awansu i rozwoju kompetencji,
• Stabilne zatrudnienie w renomowanej kancelarii we Wrocławiu.

Obowiązki

Do Twoich głównych zadań będzie należało:

• uzupełnianie kalendarza o terminy rozpraw na podstawie otrzymywanych zawiadomień,
• przygotowywanie, wysyłka oraz wprowadzanie do systemu pełnomocnictw dla substytutów,
• kompletowanie i uzupełnianie dokumentacji niezbędnej do rozpraw dla pracowników zdalnych,
• umawianie szkoleń dla klientów przed rozprawą, a także wprowadzanie terminów szkoleń do kalendarza,
• nadzorowanie i monitorowanie statusu ugód oraz przekazywanie informacji pełnomocnikom przed wyznaczonym terminem rozprawy,
• bieżąca weryfikacja terminów rozpraw w kalendarzu z informacjami dostępnymi na portalu sądowym,
• codzienne uzupełnianie tabeli ankietowej oraz dodawanie wymaganych załączników do systemu w ramach ankiet przed rozprawą,
• kontakt telefoniczny z sądami oraz klientami w sprawach związanych z prowadzonymi postępowaniami,
• zapewnienie profesjonalnej obsługi klientów w biurze, w tym przygotowanie dokumentów, skanowanie dokumentacji oraz pomoc w bieżącej obsłudze,
• porządkowanie i archiwizacja dokumentacji,
• tworzenie i bieżące prowadzenie tabel dotyczących rozpraw i szkoleń,
• koordynowanie rozpraw i szkoleń z obszaru Sankcji Kredytu Darmowego (SKD), w szczególności wyznaczanie osób z zespołu SKD do udziału w rozprawach i szkoleniach oraz weryfikowanie trybu rozpraw,
• weryfikowanie stawiennictwa świadków oraz przekazywanie informacji do odpowiednich osób za pośrednictwem systemu dotyczących wezwań świadków.

Brzmi zbyt skomplikowanie?

Nie martw się - nauczymy Cię wszystkiego od podstaw!

Wymagania

Szukamy osoby, która:

• posiada wykształcenie minimum średnie, mile widziane wyższe, szczególnie na kierunku administracja,
• ma dobrą znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel i Word,
• jest komunikatywna i swobodnie nawiązuje kontakty telefoniczne,
• cechuje się wysoką kulturą osobistą i profesjonalnym podejściem do klienta,
• jest dokładna, samodzielna, odpowiedzialna, zaangażowana w realizację powierzonych zadań i nastawiona na współpracę
• bardzo dobrze organizuje własną pracę i potrafi ustalać priorytety,
• dobrze radzi sobie z pracą pod presją czasu i w sytuacjach wymagających szybkiego działania,
• jest dyspozycyjna do pracy w godzinach 8:00-16:00 i 9:00-17:00.