Management & CRM Assistant (K/M)

Dentsu Polska Sp.zo.o.; Warszawa; On-site; PLN 120,000 - 180,000; Full time

Benefits offered by this job

Wellness days

Dodatkowe dni na wolontariat

Summer Fridays

Kafeteria NAIS

Medicover – abonament medyczny

Ubezpieczenie na życie UNUM

Mindgram

Karta sportowa Medicover sport / MultS

Job summary

Dentsu Polska Sp.zo.o. w Warszawie poszukuje osoby na stanowisko Executive Assistant/Assistant to the CEO Office. Kandydat będzie kompleksowo wspierał Zarząd i CEO Office w bieżących zadaniach operacyjnych oraz administracyjnych.

Zakres obejmuje koordynację kalendarzy, organizację spotkań, podróży służbowych i przygotowywanie raportów i prezentacji. Wymagana jest doskonała organizacja, samodzielność i bardzo dobra znajomość MS Office oraz języka angielskiego na poziomie B2/C1.

Qualifications

• Wymagana bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
• Doświadczenie we współpracy z Zarządem i kadrą menedżerską (C-level).
• Umiejętność organizowania spotkań, zarządzania kalendarzami i podróżami służbowymi.
• Umiejętność przygotowywania raportów, analiz i prezentacji oraz pracy z dużą ilością danych.
• Dbałość o szczegóły, samodzielność i dobra organizacja pracy.

Responsibilities

• Kompleksowe wsparcie Zarząń oraz CEO Office w realizacji bieżących zadań operacyjnych i administracyjnych.
• Koordynacja kalendarzy Zarząń, organizacja spotkań, podróży służbowych i wydarzeń w Polsce i za granicą.
• Organizacja i obsługa spotkań Zarząń PL i regionu Central Europe, tele- i wideokonferencji.
• Przygotowywanie raportów, analiz i prezentacji na potrzeby Zarząń i CEO Office.
• Prowadzenie action trackerów i monitorowanie realizacji ustaleń oraz follow-upów.

Skills

MS Office

Excel

PowerPoint

Word

Outlook

Teams

Tools

CRM systems

Asana

Trello

Monday.com

Planner

Microsoft Copilot

ChatGPT

Job description

Job Description

Grupa dentsu to globalna siełą komunikacji marketingowej stworzona z myślą o przyszłości. W jej skład wchodzą marki: Carat, iProspect, Amplifi, dentsu X i Dentsu Creative. Przyjmując skoncentrowane na ludziach podejście do transformacji biznesowej, wykorzystujemy naszą wnikliwość do łączenia marki, contentu, handlu i doświadczenia - wszystko w oparciu o innowacyjnoą kreatywność. Nasza główna siedziba znajduje się w Tokio, a 65 000 ekspertów pracuje w czterech regionach (Japonia, Ameryka, EMEA i APAC). dentsu łączy japońską innowacyjność ze złośzczoną, globalną perspektywą, aby napędzać rozwój klientów i kształtować spoleżność.

Zakres obowiązków

Kompleksowe wsparcie Zarzań oraz CEO Office w realizacji bieżących zadań operacyjnych, organizacyjnych i administracyjnych.

Koordynacja kalendarzy Zarzań, organizacja spotkajów, podróżów służbowych oraz wydarzeń biznesowych w Polsce i za granicą.

Organizacja i obsługa spotkajów Zarzań PL oraz regionu Central Europe, Komitetów Zarzańczych oraz tele- i wideokonferencji, w tym przygotowywanie agend i materialów.

Przygotowywanie raportów, analiz oraz prezentacji biznesowych na potrzeby Zarzań i CEO Office z wykorzystaniem pakietu Microsoft Office.

Prowadzenie action trackerów, monitorowanie realizacji ustaleń oraz koordynacja follow-upów po spotkajów Zarzań i projektach strategicznych.

Koordynacja obiegu dokumentów, procesu akceptacji i podpisów oraz prowadzenie ewidencji dokumentacji CEO Office.

Bieżąca współpraca z Członkami Zarzań, kadrą C-level, partnerami biznesowymi oraz interesariuszami wewnętrzników i zewnętrzników.

Koordynacja wydarzeń, konferencji, wizyt gości oraz spotkajów z klientami organizowanych przez CEO Office i Zarząd.

Tworzenie i aktualizacja baz danych dotyczących klientów, partnerów biznesowych, wydarzeń, hoteli, restauracji oraz innych miejsc wykorzystywanych podczas spotkajów biznesowych.

Współpraca z działami wewnętrzników oraz partnerami zewnętrzników przy realizacji projektów i inicjatyw Zarzań, komunikacji itp.

Współpraca z działem technologiczny w zakresie rozwoju i aktualizacji narzędzi CRM oraz baz danych.

Zarządzanie wybranymi wydatkami CEO Office oraz przygotowywanie rozliczeń zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Realizacja projektów specjalnych oraz zadań ad hoc zlecanych przez Zarząd i CEO Office.

Wymagania (must have)

Minimum 5-letnie doświadczenie na stanowisku Executive Assistant, Management Assistant, Asystenta/-ki Zarzań lub w bezpośrednim wsparciu kadry zarządzajęcej. Doświadczenie we współpracy z Zarządem oraz kadrą menedżyerską (C-level). Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams) oraz umiejętność efektywnego wykorzystywania tych narzędzi. Doświadczenie w organizacji spotkajów, zarządzaniu złośnych kalendarzy oraz koordynacji podróżów służbowych. Umiejętność przygotowywania raportów, analiz, prezentacji oraz pracy z dużą ilością danych i informacji. Umiejętność prowadzenia action trackerów oraz skutecznego monitorowania realizacji zadań. Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne, planowania pracy oraz koordynowania wielu projektów jednocześnie. Samodzielność, inicjatywa, dokładność oraz umiejętność ustalania priorytetów i pracy pod presją czasu. Wysoka kultura osobista, dyskrecja oraz umiejętność budowania relacji w międzynarodowym środowisku biznesowym. Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (minimum B2, preferowany poziom C1).

Wymagania (mile widziane)

Doświadczenie w przygotowywaniu materialów na posiedzenia Zarzań lub Rady Nadzorczej. Znajomość systemów CRM oraz narzędzi do zarządzania projektami (np. Asana, Trello, Monday.com, Planner). Umiejętność wykorzystywania narzędzi AI (np. Microsoft Copilot, ChatGPT) do przygotowywania materialów, analiz i usprawniania pracy. Doświadczenie w organizacji międzynarodowych wydarzeń biznesowych oraz konferencji. Zaawansowana znajomość MS Excel (tabele przestawne, Power Query) oraz PowerPoint. Prawo jazdy kat. B.

Co oferujemy?

• Pracę w globalnej, dynamicznie rozwijającej się grupie z obszaru komunikacji marketingowej


• Możliwność rozwoju w ramach grupy dentsu w Polsce i na świecie


• Szkolenie on-boardingowe


• 3 dodatkowe, wolne dni płatne - tzw. "Wellness days"


• 2 dodatkowe dni przeznaczone na wolontariat pracowniczy


• Summer Fridays - w okresie wakacyjnym (od czerwca do września, w piątki kończymy pracę 2 godziny wcześniej)


• Wewnętrzne programy szkoleniowe


• Nowoczesne i komfortowe biuro zgodnie z ideą work-life-balance, oferujące miedzy innymi takie udogodnienia jak siłownia i sala fitness, punkt opieki dziennej dla dzieci DAY CARE


• Finansowany przez pracodawcę abonament medyczny w Medicover z możliwości rozszerzenia o dodatkowe usługi


• Finansowane przez pracodawcę Ubezpieczenie na życie UNUM z możliwości rozszerzenia o dodatkowe pakiety


• Kafeteria NAIS


• Dostęp do platformy Mindgram


• Dofinansowanie do karty sportowej Medicover sport lub Multisport (do wyboru) i wiele aktywności sportowych w ramach grup zainteresowania

Location

Warsaw

Brand

Dentsu

Time Type

Full time

Contract Type

Permanent

About dentsu

For over 120 years, innovation has been a core tenet of our offering – exploring new ways to reach, engage and nurture relationships with audiences. Together we drive a multiplier effect for clients at a global scale, through the development of Integrated Growth Solutions that are underpinned by our promise to clients: innovating to impact. Be a force for good. Sustainability is a vital part of our business and an important area of focus for our clients. We’re leading the way – helping to build a more sustainable planet. Dream loud. In this moment of transformation, we need our people to be fearless, embracing change and ambiguity, driven by the love for their work and excitement for the future. Team without limits. We create opportunities for connection and collaboration between our colleagues and clients, building a sense of belonging and having some fun along the way. Find out more about us Who we are Our Social Impact Our work