Koordynator Serwisu i Logistyki

Info Marine -Technical Diagnostic Center; Gdynia; On-site; PLN 70,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Konkurencyjne wynagrodzenie adekwatne 

Stały rozwój zawodowy i szkolenia bran

Współpraca w międzynarodowym zespole

Dofinansowanie do opieki medycznej i k

Job summary

Info Marine -Technical Diagnostic Center w Gdyni poszukuje Koordynatora ds. Serwisu i Administracji. Będziesz kluczowym ogniwem w realizacji usług, logistyce podróży służbowych i raportowaniu między działami. Zajmiesz się rejestrowaniem zleceń i nadzorowaniem kosztów delegacji.

Wymagane są doskonałe umiejętności organizacyjne, bardzo dobra znajomość MS Office oraz praktyczna znajomość angielskiego w kontaktach biznesowych. Doświadczenie w ERP będzie dodatkowym atutem.

Qualifications

• Biegła znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie) do komunikacji biznesowej.
• Silne umiejętności analityczne, logiczne myślenie oraz zdolność rozwiązywania problemów.
• Doskonałe umiejętności interpersonalne i wysoka świadomość biznesowa.
• Wyjątkowe zdolności organizacyjne oraz umiejętność pracy samodzielnej.
• Kreatywne podejście do usprawniania procesów.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Prawo jazdy kat. B.

Responsibilities

• Rejestrowanie i aktualizowanie zleceń serwisowych w systemie ERP.
• Współpraca z superintendentami i agentami w celu potwierdzania szczegółów usług oraz harmonogramów.
• Monitorowanie postępu spraw i zapewnianie terminowych działań.
• Planowanie i rezerwowanie zakwaterowania, lotów oraz lokalnego transportu na potrzeby wyjazdów serwisowych oraz nadzór nad rozliczeniami kosztów i kompletnością dokumentacji podróży.
• Tworzenie harmonogramów podróży oraz rozliczanie kosztów delegacji.
• Weryfikacja i przetwarzanie faktur, zleceń wyjazdu oraz rozliczeń delegacji.
• Zarządzanie polisami ubezpieczeniowymi oraz współpraca z partnerami ubezpieczeniowymi.
• Monitorowanie ewidencji czasu pracy, urlopów, nieobecności.
• Utrzymywanie wewnętrznych raportów dotyczących rozliczeń z klientami.
• Koordynowanie zbierania danych pomiarowych oraz dystrybucji raportów w ramach Condition Monitoring.
• Przekierowywanie zapytań do działu analitycznego, monitorowanie informacji zwrotnych oraz reagowanie na zgłoszenia ze statków.
• Współpraca z innymi działami firmy.

Skills

Angielski biznesowy

Umiejętności analityczne

Zdolności interpersonalne

Zarządzanie czasem

MS Office

Prawo jazdy B

Tools

System ERP

Job description

• Rejestrowanie i aktualizowanie zleceń serwisowych w systemie ERP.
• Współpraca z superintendentami i agentami w celu potwierdzania szczegółów usług oraz harmonogramów.
• Monitorowanie postępu spraw i zapewnianie terminowych działań.
• Planowanie i rezerwowanie zakwaterowania, lotów oraz lokalnego transportu na potrzeby wyjazdów serwisowych oraz nadzór nad rozliczeniami kosztów i kompletnością dokumentacji podróży.
• Tworzenie harmonogramów podróży oraz rozliczanie kosztów delegacji.
• Weryfikacja i przetwarzanie faktur, zleceń wyjazdu oraz rozliczeń delegacji.
• Zarządzanie polisami ubezpieczeniowymi oraz współpraca z partnerami ubezpieczeniowymi.
• Monitorowanie ewidencji czasu pracy, urlopów, nieobecności.
• Utrzymywanie wewnętrznych raportów dotyczących rozliczeń z klientami.
• Koordynowanie zbierania danych pomiarowych oraz dystrybucji raportów w ramach Condition Monitoring.
• Przekierowywanie zapytań do działu analitycznego, monitorowanie informacji zwrotnych oraz reagowanie na zgłoszenia ze statków.
• Współpraca z innymi działami firmy.

Zadania

• Rejestrowanie i aktualizowanie zleceń serwisowych w systemie ERP.
• Współpraca z superintendentami i agentami w celu potwierdzania szczegółów usług oraz harmonogramów.
• Monitorowanie postępu spraw i zapewnianie terminowych działań.
• Planowanie i rezerwowanie zakwaterowania, lotów oraz lokalnego transportu na potrzeby wyjazdów serwisowych oraz nadzór nad rozliczeniami kosztów i kompletnością dokumentacji podróży.
• Tworzenie harmonogramów podróży oraz rozliczanie kosztów delegacji.
• Weryfikacja i przetwarzanie faktur, zleceń wyjazdu oraz rozliczeń delegacji.
• Zarządzanie polisami ubezpieczeniowymi oraz współpraca z partnerami ubezpieczeniowymi.
• Monitorowanie ewidencji czasu pracy, urlopów, nieobecności.
• Utrzymywanie wewnętrznych raportów dotyczących rozliczeń z klientami.
• Koordynowanie zbierania danych pomiarowych oraz dystrybucji raportów w ramach Condition Monitoring.
• Przekierowywanie zapytań do działu analitycznego, monitorowanie informacji zwrotnych oraz reagowanie na zgłoszenia ze statków.
• Współpraca z innymi działami firmy.

Wymagania

• Biegła znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie) do komunikacji biznesowej.
• Silne umiejętności analityczne, logiczne myślenie oraz zdolność rozwiązywania problemów.
• Doskonałe umiejętności interpersonalne i wysoka świadomość biznesowa.
• Wyjątkowe zdolności organizacyjne oraz umiejętność pracy samodzielnej.
• Kreatywne podejście do usprawniania procesów.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Prawo jazdy kat. B.

Mile Widziane

• Zainteresowanie branżą morską.

Oferujemy

• Konkurencyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia.
• Stały rozwój zawodowy i szkolenia branżowe.
• Współpracę w międzynarodowym zespole oraz przyjazną kulturę organizacyjną.
• Dofinansowanie do opieki medycznej oraz karty sportowej.

W Info Marine na nowo definiujemy usługi morskie dzięki nowoczesnym rozwiązaniom w zakresie monitoringu stanu technicznego oraz kulturze organizacyjnej opartej na współpracy i innowacyjności.

Dołącz do naszego międzynarodowego zespołu, w którym każde wyzwanie na morzu inspiruje nas do jeszcze lepszej i bardziej efektywnej wspólnej pracy.

Jako Koordynator/Koordynatorka ds. Serwisu i Administracji będziesz kluczowym ogniwem łączącym działy Sprzedaży, Operacji, HR, Księgowości oraz naszych klientów - dbając o sprawną realizację usług, płynną logistykę oraz raportowanie na każdym etapie współpracy.