Koordynator Projektów

Grupa Medyczna Wigor; Legionowo; On-site; PLN 78,000 - 123,000; Full time

Benefits offered by this job

Stabilne zatrudnienie

Praca w Legionowie

Wynagrodzenie adekwatne

Współpraca z Zarządem

Rozwój kompetencji PMO

Job summary

Grupa Medyczna WIGOR poszukuje Koordynatora Projektów do pracy stacjonarnej w Legionowie. Osoba na tym stanowisku będzie wspierać Zarząd i kadrę kierowniczą w koordynacji działań, pilnowaniu terminów i przekazywaniu informacji między obszarami organizacji.

Wymagane jest doświadczenie w koordynacji projektów, doskonała organizacja pracy i umiejętność pracy w dynamicznym środowisku. Oferta obejmuje stabilne zatrudnienie i możliwość rozwoju kompetencji PMO.

Qualifications

• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania kolejności działań
• umiejętność jednoczesnego prowadzenia wielu wątków bez utraty szczegółów
• wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
• samodzielność, rzetelność i konsekwencja w realizacji zadań
• znajomość narzędzi wspierających organizację pracy, w szczególności ClickUp, Excel oraz systemów CRM

Responsibilities

• prowadzenie i aktualizacja centralnego rejestru projektów w ClickUp, z dbałością o dane, właścicieli, terminy i priorytety
• koordynowanie wielu działań projektowych na różnych etapach realizacji
• wprowadzanie zadań wynikających z ustaleń Zarządu i kadry kierowniczej
• współpraca i sygnalizowanie zależności między zadaniami a projektami wpływających na terminy
• rozpisywanie ustaleń Zarządu na zadania, terminy i odpowiedzialnych
• przygotowywanie agendy, materiałów i notatek ze spotkań
• monitorowanie postępów, pozyskiwanie statusów i prowadzenie follow-upu
• raportowanie statusu działań oraz aktualizacja zestawień w systemach CRM

Tools

ClickUp

Excel

CRM systems

Jira

Miro

Job description

Grupa Medyczna WIGOR od wielu lat świadczy usługi w zakresie opieki długoterminowej, rehabilitacji leczniczej oraz opieki hospicyjnej w stacjonarnych placówkach dla osób dorosłych. Każdego dnia nasze zespoły dbają o komfort, bezpieczeństwo i dobrostan pacjentów oraz wspierają ich rodziny.

Jesteśmy organizacją w trakcie transformacji. Rozwijamy się, porządkujemy procesy, wdrażamy nowe narzędzia i realizujemy coraz więcej projektów, które mają realny wpływ na jakość opieki nad pacjentami. To czas pełen wyzwań, ale też wyjątkowa okazja, by być częścią zmian od samego początku i zobaczyć ich efekty z bliska.

Do naszego zespołu szukamy osoby, która lubi porządek w działaniu, dobrze odnajduje się w dynamicznym środowisku i czerpie satysfakcję z tego, że dzięki jej pracy sprawy toczą się sprawnie i zgodnie z planem. Koordynator Projektów będzie wspierać Zarząd i kadrę kierowniczą w koordynacji realizowanych działań, pilnować terminów i ustaleń oraz dbać o przejrzysty przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi obszarami organizacji.

Jeśli szukasz miejsca, w którym Twoja praca będzie widoczna, a codzienne wyzwania pozwolą Ci rozwijać kompetencje organizacyjne i projektowe, dołącz do nas!

Zakres obowiązków

• prowadzenie i bieżąca aktualizacja centralnego rejestru projektów, inicjatyw i zadań w systemie ClickUp, w tym dbanie o kompletność danych, przypisanych właścicieli, terminów i priorytetów ustalonych przez osoby decyzyjne
• koordynowanie równolegle wielu działań projektowych na różnych etapach realizacji
• wprowadzanie do systemu nowych zadań wynikających z ustaleń Zarządu i kadry kierowniczej
• sygnalizowanie zależności pomiędzy zadaniami i projektami, które mogą wpływać na terminy ich realizacji

Wsparcie organizacyjne Zarządu

• rozpisywanie ustaleń Zarządu na konkretne zadania, terminy i osoby odpowiedzialne
• przygotowywanie agendy, zestawień i materiałów do cotygodniowych przeglądów projektowych z udziałem Zarządu
• sporządzanie notatek ze spotkań oraz dokumentowanie podjętych ustaleń
• przekazywanie ustaleń ze spotkań do osób odpowiedzialnych za ich realizację

Monitorowanie realizacji i raportowanie

• monitorowanie postępu prac oraz regularne pozyskiwanie statusów od właścicieli zadań i osób odpowiedzialnych
• pilnowanie terminów i prowadzenie systematycznego follow-upu w sposób uprzejmy i konsekwentny
• sygnalizowanie ryzyk, opóźnień i blokad oraz przekazywanie ich właściwym osobom decyzyjnym
• przygotowywanie raportów, podsumowań i zestawień dotyczących statusu realizowanych działań
• bieżąca aktualizacja zestawień i widoków w wybranych systemach CRM, ułatwiających śledzenie postępu prac

Komunikacja i przepływ informacji

• zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi obszarami organizacji, w tym placówkami i działami wsparcia
• wsparcie w przekazywaniu pracownikom informacji o wprowadzanych zmianach organizacyjnych, zgodnie z ustaleniami kadry kierowniczej
• bycie punktem kontaktowym w sprawach dotyczących statusu projektów i zadań
• zbieranie uwag i pytań od zespołów oraz przekazywanie ich osobom odpowiedzialnym

Wymagania

• doświadczenie w koordynacji projektów, zadań lub prac organizacyjnych wymagających współpracy z wieloma osobami z różnych obszarów kompetencyjnych
• bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania kolejności działań
• umiejętność jednoczesnego prowadzenia wielu wątków bez utraty szczegółów
• wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
• swoboda we współpracy z osobami z różnych działów i szczebli organizacji
• samodzielność, rzetelność i konsekwencja w realizacji powierzonych zadań
• umiejętność pilnowania terminów i przypominania o ustaleniach w sposób taktowny i profesjonalny
• umiejętność dostrzegania ryzyk i opóźnień oraz sprawnego informowania o nich właściwych osób
• dobra znajomość narzędzi wspierających organizację pracy, w szczególności ClickUp, Excel oraz systemów CRM

Mile widziane

• doświadczenie w sektorze ochrony zdrowia lub w organizacji pracującej w systemie zmianowym
• doświadczenie na stanowisku asystenckim, koordynacyjnym lub w biurze projektów (PMO)
• znajomość narzędzi Jira lub Miro
• znajomość systemów zarządzania jakością, w tym normy ISO 9001 lub standardów akredytacyjnych CMJ
• doświadczenie w obsłudze lub rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych

Oferujemy

• stabilne zatrudnienie w rozwijającej się organizacji medycznej
• pracę stacjonarną w Legionowie w godzinach 9:00–17:00
• wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i kompetencji
• bezpośrednią współpracę z Zarządem
• samodzielność w organizacji własnej pracy
• możliwość poznania od środka funkcjonowania dużej organizacji medycznej
• możliwość rozwoju kompetencji w obszarze koordynacji projektów

W celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu oraz w celu spełnienia naszych obowiązków prawnych z tym związanych, będziemy przetwarzali Twoje dane osobowe znajdujące się w dokumentach aplikacyjnych (m.in. CV, formularze aplikacyjne).

Administratorem twoich danych jest NIEPUBLICZNY ZESPÓŁ ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ WIGOR sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Jana Kozietulskiego 9, 05-120 Legionowo (mazowieckie).

Dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy przetwarzamy w oparciu o przepisy prawa w zakresie w jakim są one niezbędne do wzięcia udziału w procesie rekrutacji.

W zakresie danych kontaktowych oraz danych związanych ze sprawdzeniem Twoich umiejętności i zdolności potrzebnych do pracy na określonym w ogłoszeniu stanowisku, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prawidłowym zarządzaniu prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi oraz możliwości sprawdzenia Twoich umiejętności i zdolności potrzebnych do pracy.

Niepodanie ww. tych danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia Twojej kandydatury.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w zakresie innym niż niezbędne do udziału w rekrutacji np. wizerunek czy zainteresowania, jest Twoja dobrowolna zgoda. Podanie dobrowolnych danych nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.

W związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych masz prawo do:

• dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii,
• sprostowania danych niepoprawnych
• żądania usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania
• żądania przeniesienia podanych danych (na których przetwarzanie wyraziłeś/aś zgodę) do innego administratora danych
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• cofnięcia wyrażonej zgody

Pytania i żądania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych, możesz kierować na adres [e-mail].

Twoje dane osobowe przetwarzamy przez okres trwania rekrutacji oraz okres 12 miesięcy od jej zakończenia, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach.

Twoje dane osobowe możemy przekazać dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT takich jak hosting oraz dostawcom systemów informatycznych.

Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany.

Twoje dane osobowe nie będą przekazywane poza EOG.