Kierownik / Kierowniczka Działu Administracji

Unknown; Warszawa; On-site; PLN 180,000 - 240,000; Full time

Benefits offered by this job

Samodzielne stanowisko

Wpływ na rozwój organizacji

Wdrażanie własnych pomysłów

Środowisko wspólpracy

Job summary

Niezastapiona w Warszawie poszukuje lidera zespołu administracyjnego, który będzie odpowiedzialny za wsparcie biznesu w zakresie kontraktów i obsługi klienta. Do obowiązków należy nadzór nad fakturowaniem, monitorowanie rozliczeń oraz identyfikacja ryzyk.

Idealny kandydat to doświadczony lider z umiejętnością budowania relacji z interesariuszami, doskonałą organizacją pracy i proaktywnym podejściem. Oferujemy środowisko wspólpracy i możliwości ulepszania procesów.

Qualifications

• Doświadczenie w zarządzaniu zespołem administracyjnym/back-office.
• Doświadczenie w procesach rozliczeniowych i fakturowaniu.
• Umiejętność budowania relacji z interesariuszami.
• Doskonała organizacja pracy i umiejętność pracy nad KPI.
• Znajomość angielskiego na poziomie umożliwiającym komunikację.
• Doświadczenie w optymalizacji procesów administracyjnych.

Responsibilities

• Zarządzanie kilkomaosobowym zespołem odpowiedzialnym za administracyjne wsparcie biznesu.
• Rozwijanie kompetencji pracowników oraz budowanie zaangażowania i dobrej współpracy w zespole.
• Nadzorowanie procesów administracyjnych związanych z obsługą kontraktów i klientów.
• Kontrolowanie prawidłowości i terminowości fakturowania usług oraz rozliczania prac dodatkowych.
• Monitorowanie poprawności rozliczeń i identyfikowanie potencjalnych ryzyk biznesowych.
• Koordynowanie procesu parametryzacji umów i aneksów w systemach operacyjnych.
• Współpraca z działami operacyjnymi, sprzedażą oraz klientami.
• Inicjowanie i wdrażanie usprawnień oraz automatyzacji procesów administracyjnych.
• Przygotowywanie, monitorowanie i analiza wskaźników efektywności (KPI).

Skills

Zarządzanie zespołem

Obsługa kontraktów i umów

Fakturowanie i rozliczenia

Współpraca z interesariuszami

Organizacja pracy zespołu

Analizowanie KPI

Tools

Systemy ERP

CRM

MS Office

Job description

Opis stanowiska

• zarządzanie kilkuosobowym zespołem odpowiedzialnym za administracyjne wsparcie biznesu,
• rozwijanie kompetencji pracowników oraz budowanie zaangażowania i dobrej współpracy w zespole,
• nadzorowanie procesów administracyjnych związanych z obsługą kontraktów i klientów,
• kontrolowanie prawidłowości i terminowości fakturowania usług oraz rozliczania prac dodatkowych,
• monitorowanie poprawności rozliczeń i identyfikowanie potencjalnych ryzyk biznesowych,
• koordynowanie procesu parametryzacji umów i aneksów w systemach operacyjnych,
• współpraca z działami operacyjnymi, sprzedażą oraz klientami,
• inicjowanie i wdrażanie usprawnień oraz automatyzacji procesów administracyjnych,
• przygotowywanie, monitorowanie i analiza wskaźników efektywności (KPI).

Wymagania

• doświadczenie w zarządzaniu zespołem administracyjnym, back-office lub zespołem zajmującym się obsługą kontraktów,
• doświadczenie w procesach rozliczeniowych, fakturowaniu i administracji umowami,
• umiejętność budowania partnerskich relacji i współpracy z różnymi grupami interesariuszy,
• bardzo dobra organizacja pracy własnej i zespołu,
• umiejętność łączenia dbałości o szczegóły z szerszym spojrzeniem na procesy,
• doświadczenie w optymalizacji i automatyzacji procesów administracyjnych,
• znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację,
• analityczne myślenie, samodzielność, proaktywność i odpowiedzialność za realizowane zadania oraz wyniki.

Mile Widziane

• znajomość zagadnień związanych z KSeF i podstawami VAT,
• znajomość rachunkowości kosztów i zasad rozliczania usług,
• doświadczenie w branży usługowej,
• doświadczenie w zarządzaniu długoterminowymi kontraktami.

Oferujemy

• samodzielne stanowisko mające istotny wpływ na wsparcie rozwoju biznesu i realizację usług dla klientów,
• możliwość kształtowania organizacji pracy zespołu i doskonalenia procesów,
• możliwość wdrażania własnych pomysłów i usprawnień,
• pracę w środowisku nastawionym na współpracę, rozwój i wymianę wiedzy.