Kierownik/czka Sekretariatu Szkolnego

IPS International School Poland; Polska; On-site; PLN 100,000 - 123,000; Full time

Benefits offered by this job

Stabilne zatrudnienie

Atrakcyjny pakiet benefitów

Możliwości rozwoju zawodowego

Job summary

IPS International School Poland poszukuje osoby na stanowisko Kierownik/czka Sekretariatu Szkolnego w pełnym wymiarze godzin. Będziesz koordynować obsługę sekretariatu, dbać o porządek dokumentów oraz obsługę administracyjną placówki w centrum Wrocławia.

Wymagane jest doświadczenie w administracji szkoły, wysokie kompetencje językowe w angielskim oraz wykształcenie wyższe. Znajomość systemów SIO i ODPN oraz dobrej organizacji pracy to klucz do sukcesu.

Qualifications

• Doświadczenie na podobnym stanowisku związanym z zarządzaniem biurem lub zespołem w administracji szkoły.
• Język angielski na bardzo wysokim poziomie umożliwiający swobodną komunikację w mowie i piśmie.
• Wykształcenie wyższe o odpowiednim profilu (np. administracja).
• Praktyczna znajomość systemów oświatowych (SIO, ODPN).
• Znajomość przepisów prawa oświatowego, KPA, kancelaryjnej, RODO.
• Dobra organizacja pracy, samodzielność i odpowiedzialność.
• Asertywność, komunikatywność oraz wysoka kultura osobista.
• Bardzo dobra znajomość obsługi komputera i urządzeń biurowych.
• Dyspozycyjność w godzinach 07:00 - 16:00 od poniedziałku do piątku.
• Niekaralność - Zaświadczenie o Niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.

Responsibilities

• Obsługa sekretariatu i koordynacja pracy zespołu recepcji szkoły.
• Kontakt z uczniami, rodzicami, nauczycielami i kontrahentami.
• Koordynowanie obiegu dokumentów i organizacja pracy sekretariatu.
• Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji administracyjnej szkoły.
• Prowadzenie ewidencji i dokumentacji uczniowskiej oraz arkuszy ocen.
• Przygotowywanie i wydawanie dokumentów oraz zaświadczeń.
• Przygotowywanie komunikatów i informacji dla społeczności szkolnej.
• Obsługa systemów SIO i ODPN oraz sporządzanie raportów i sprawozdań.
• Współpraca z dyrekcją, nauczycielami i innymi pracownikami szkoły.

Skills

Zarządzanie biurem / administracja

Angielski wysokiego poziomu

Dobra organizacja pracy

Samodzielność

Komunikatywność

Obsługa komputera i urządzeń biurowych

Znajomość systemów SIO/ODPN

Education

Wykształcenie wyższe

Tools

SIO

ODPN

RODO/KPA knowledge

Job description

Międzynarodowe niepubliczne międzynarodowe liceum, IPS International School of Wrocław - Upper Secondary Campus, położone w centrum Wrocławia poszukuje dobrze zorganizowanej, komunikatywnej, i samodzielnej osoby na stanowisko Kierownik/czka Sekretariatu Szkolnego w pełnym wymiarze godzin, która będzie koordynować bieżącą obsługę sekretariatu szkoły oraz pracę administracyjną placówki.

Zakres obowiązków:

• - bieżąca obsługa sekretariatu i koordynacja pracy zespołu recepcji szkoły,
• - bezpośrednia, emailowa i telefoniczna obsługa sekretariatu szkoły i recepcji szkoły,
• - kontakt z uczniami, rodzicami, nauczycielami, innymi pracownikami szkoły i kontrahentami,
• - koordynowanie i dbanie o sprawny obieg dokumentów i dobrą organizację pracy sekretariatu,
• - prowadzenie, porządkowanie, i archiwizacja bieżącej dokumentacji administracyjnej szkoły,
• - prowadzenie pełnej ewidencji i dokumentacji uczniowskiej oraz druków ścisłego zarachowania, - administracja dokumentacji uczniów, ewidencji obowiązku szkolnego, oraz arkuszy ocen,
• - prowadzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt i archiwum szkolnego,
• - przyjmowanie, przygotowywanie, i wydawanie dokumentów oraz zaświadczeń,
• - przygotowywanie komunikatów i informacji dla uczniów, rodziców i nauczycieli,
• - obsługa i bieżąca aktualizacja danych w systemach SIO i ODPN,
• - sporządzanie wymaganych raportów i sprawozdań statystycznych,
• - współpraca z dyrekcją, nauczycielami i pozostałymi pracownikami szkoły,
• - udzielanie informacji dotyczących oferty szkoły i procesu rekrutacji,
• - organizacja zapisów na zajęcia dodatkowe i inne aktywności szkolne,
• - organizacja i koordynacja wydarzeń i imprez szkolnych,
• - koordynacja bieżących spraw organizacyjnych szkoły,
• - zarządzanie zespołem: planowanie pracy i rozdzielanie zadań pracownikom sekretariatu / recepcji,
• - motywowanie zespołu i dbanie o wysoki standard obsługi klienta,
• - obsługa administracyjna budynku szkoły,
• - koordynacja terminowej realizacji wszystkich przeglądów technicznych budynku,
• - zgłaszanie usterek, i koordynowanie bieżących prac techniczno-serwisowych budynku,
• - koordynacja zadań i harmonogramu pracy pracowników obsługi, w tym personelu sprzątającego,
• - współpraca z dostawcami, firmami zewnętrznymi i instytucjami współpracującymi ze szkołą.

Nasze wymagania:

• - doświadczenie i staż pracy na podobnym stanowisku związanym z zarządzaniem biurem lub zespołem w administracji szkoły - wymóg konieczny,
• - język angielski na bardzo wysokim poziomie umożliwiający swobodna komunikacje w mowie i piśmie - językiem urzędowym szkoły jest język angielski,
• - wykształcenie wyższe o odpowiednim profilu umożliwiającym wykonywanie zadań (np. administracja),
• - praktyczna znajomość systemów oświatowych (np. SIO, ODPN),
• - znajomość przepisów prawa oświatowego, kodeksu postępowania administracyjnego (KPA), instrukcji kancelaryjnej, oraz przepisów o ochronie danych osobowych (RODO),
• - dobra organizacja pracy, samodzielność i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania,
• - asertywność, komunikatywność oraz wysoka kultura osobista,
• - bardzo dobra znajomość obsługi komputera i urządzeń biurowych,
• - dyspozycyjność w godzinach 07:00 - 16:00 od poniedziałku do piątku,
• - niekaralność - Zaświadczenie o Niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.

Nasza oferta:

• - stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin
• - praca od poniedziałku do piątku,
• - konkurencyjne wynagrodzenie i pakiet atrakcyjnych benefitów,
• - możliwości rozwoju zawodowego,
• - praca w miłej i przyjaznej atmosferze w prawdziwie międzynarodowej placówce oświatowej.