Kierownik/czka Sekretariatu Szkolnego

IPS International School Poland; Wrocław; On-site; PLN 78,000 - 112,000; Full time

Benefits offered by this job

Umowa o pracę

Pełny etat

Atrakcyjne benefity

Rozwój zawodowy

Międzynarodowe środowisko

Job summary

IPS International School Poland we Wrocławiu poszukuje dobrze zorganizowanej i samodzielnej osoby na stanowisko Kierownik/ka Sekretariatu Szkolnego w pełnym wymiarze godzin. Osoba ta będzie koordynować bieżącą obsługę sekretariatu oraz pracę administracyjną placówki.

Zakres obowiązków obejmuje obsługę sekretariatu, kontakt z uczniami, rodzicami i nauczycielami, prowadzenie dokumentacji i ewidencji, a także obsługę systemów SIO i ODPN oraz przygotowywanie raportów.

Qualifications

• Doświadczenie na podobnym stanowisku w administracji szkoły (wymóg konieczny).
• Biegła obsługa komputera i urządzeń biurowych.
• Znajomość systemów oświatowych (SIO, ODPN).
• Znajomość prawa oświatowego, KPA i RODO.
• Dyspozycyjność 07:00-16:00 od poniedziałku do piątku.
• Niekaralność – zaświadczenie z KRK.

Responsibilities

• bieżąca obsługa sekretariatu i koordynacja pracy recepcji szkoły
• obsługa sekretariatu i recepcji via email, telefon
• kontakt z uczniami, rodzicami, nauczycielami i kontrahentami
• koordynacja obiegu dokumentów i organizacja pracy sekretariatu
• prowadzenie ewidencji i dokumentacji administracyjnej szkoły
• administracja dokumentacji uczniów i arkuszy ocen
• prowadzenie wykazu akt i archiwum szkolnego
• przygotowywanie, wydawanie dokumentów i zaświadczeń
• przygotowywanie komunikatów dla uczniów, rodziców i nauczycieli
• obsługa systemów SIO i ODPN i aktualizacja danych
• sporządzanie raportów i sprawozdań statystycznych
• współpraca z dyrekcją i nauczycielami
• udzielanie informacji o ofercie i procesie rekrutacji
• organizacja zapisów na zajęcia dodatkowe i aktywności szkolne
• koordynacja wydarzeń i imprez szkolnych
• organizacja prac administracyjnych budynku i przeglądów technicznych

Skills

Dobra organizacja pracy

Komunikatywność

Samodzielność

Asertywność

Angielski

Education

Wyższe wykształcenie (administracja)

Tools

SIO

ODPN

Job description

Międzynarodowe niepubliczne międzynarodowe liceum, IPS International School of Wrocław - Upper Secondary Campus, położone w centrum Wrocławia poszukuje dobrze zorganizowanej, komunikatywnej, i samodzielnej osoby na stanowisko Kierownik/czka Sekretariatu Szkolnego w pełnym wymiarze godzin, która będzie koordynować bieżącą obsługę sekretariatu szkoły oraz pracę administracyjną placówki.

Zakres obowiązków

• bieżąca obsługa sekretariatu i koordynacja pracy zespołu recepcji szkoły,
• bezpośrednia, emailowa i telefoniczna obsługa sekretariatu szkoły i recepcji szkoły,
• kontakt z uczniami, rodzicami, nauczycielami, innymi pracownikami szkoły i kontrahentami,
• koordynowanie i dbanie o sprawny obieg dokumentów i dobrą organizację pracy sekretariatu,
• prowadzenie, porządkowanie, i archiwizacja bieżącej dokumentacji administracyjnej szkoły,
• prowadzenie pełnej ewidencji i dokumentacji uczniowskiej oraz druków ścisłego zarachowania, - administracja dokumentacji uczniów, ewidencji obowiązku szkolnego, oraz arkuszy ocen,
• prowadzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt i archiwum szkolnego,
• przyjmowanie, przygotowywanie, i wydawanie dokumentów oraz zaświadczeń,
• przygotowywanie komunikatów i informacji dla uczniów, rodziców i nauczycieli,
• obsługa i bieżąca aktualizacja danych w systemach SIO i ODPN,
• sporządzanie wymaganych raportów i sprawozdań statystycznych,
• współpraca z dyrekcją, nauczycielami i pozostałymi pracownikami szkoły,
• udzielanie informacji dotyczących oferty szkoły i procesu rekrutacji,
• organizacja zapisów na zajęcia dodatkowe i inne aktywności szkolne,
• organizacja i koordynacja wydarzeń i imprez szkolnych,
• koordynacja bieżących spraw organizacyjnych szkoły,
• zarządzanie zespołem: planowanie pracy i rozdzielanie zadań pracownikom sekretariatu / recepcji,
• motywowanie zespołu i dbanie o wysoki standard obsługi klienta,
• obsługa administracyjna budynku szkoły,
• koordynacja terminowej realizacji wszystkich przeglądów technicznych budynku,
• zgłaszanie usterek, i koordynowanie bieżących prac techniczno-serwisowych budynku,
• koordynacja zadań i harmonogramu pracy pracowników obsługi, w tym personelu sprzątającego,
• współpraca z dostawcami, firmami zewnętrznymi i instytucjami współpracującymi ze szkołą.

Nasze wymagania

• doświadczenie i staż pracy na podobnym stanowisku związanym z zarządzaniem biurem lub zespołem w administracji szkoły - wymóg konieczny,
• język angielski na bardzo wysokim poziomie umożliwiający swobodna komunikacje w mowie i piśmie - językiem urzędowym szkoły jest język angielski,
• wykształcenie wyższe o odpowiednim profilu umożliwiającym wykonywanie zadań (np. administracja),
• praktyczna znajomość systemów oświatowych (np. SIO, ODPN),
• znajomość przepisów prawa oświatowego, kodeksu postępowania administracyjnego (KPA), instrukcji kancelaryjnej, oraz przepisów o ochronie danych osobowych (RODO),
• dobra organizacja pracy, samodzielność i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania,
• asertywność, komunikatywność oraz wysoka kultura osobista,
• bardzo dobra znajomość obsługi komputera i urządzeń biurowych,
• dyspozycyjność w godzinach 07:00 - 16:00 od poniedziałku do piątku,
• niekaralność - Zaświadczenie o Niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.

Nasza oferta

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin
• praca od poniedziałku do piątku,
• konkurencyjne wynagrodzenie i pakiet atrakcyjnych benefitów,
• możliwości rozwoju zawodowego,
• praca w miłej i przyjaznej atmosferze w prawdziwie międzynarodowej placówce oświatowej.