Asystentka Zarządu (k/m)

AmRest Holdings SE; Gdynia; On-site; PLN 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Premia uznaniowa

Ubezpieczenie grupowe i opieka medyczn

Dofinansowanie do urlopu

Karty MultiSport

Darmowy parking

Job summary

Mechanika - Radmor Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni prowadzi rekrutację na stanowisko administracyjne.

Kandydat będzie odpowiedzialny za sporządzanie protokołów, uchwał i zarządzeń, koordynację kalendarza zarządu, obsługę korespondencji oraz onboarding nowych pracowników. Wymagane jest doświadczenie na podobnym stanowisku, biegła znajomość MS Office, dokładność i wysokie umiejętności interpersonalne. Pracodawca zapewnia wsparcie zespołu, premię uznaniową, dofinansowanie urlopu, MultiSport oraz

Qualifications

• Doświadczenie na podobnym stanowisku.
• Znajomość pakietu MS Office.
• Dokładność, skrupulatność i punktualność.
• Wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne.

Responsibilities

• Sporządzanie protokołów, uchwał i zarządzeń.
• Współtworzenie procedur i regulaminów zatwierdzanych przez zarząd.
• Prowadzenie rejestrów i ewidencji (np. rejestr umów, pełnomocnictw).
• Koordynowanie kalendarza spotkań zarządu i obsługa korespondencji interesariuszy.
• Onboarding nowych pracowników i szkolenia z ochrony danych osobowych.
• Wdrażanie pracowników i zapewnianie obowiązującego obiegu dokumentacji szkoleniowej.

Skills

Doświadczenie na podobnym stanowisku

MS Office

Dokładność i skrupulatność

Umiejętności interpersonalne

Job description

• sporządzanie protokołów, uchwał, zarządzeń i innych dokumentów wydawanych przez zarząd spółki,
• współtworzenie procedur, regulaminów i innych dokumentów zatwierdzanych przez zarząd,
• redagowanie umów i pism,
• prowadzenie rejestrów i ewidencji (np. rejestru umów, pełnomocnictw),
• kontrolowanie terminowości i kompletności dokumentów,
• zarządzanie archiwum dokumentów zarządu i zapewnianie ich prawidłowego przechowywania,
• prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• obsługa portalu KSEF - pobieranie faktur kosztowych i ich przydzielanie osobom odpowiedzialnym,
• koordynowanie kalendarza spotkań zarządu,
• przygotowywanie dokumentów, zestawień, prezentacji i materiałów na potrzeby zarządu,
• obsługa telefoniczna i e-mailowa interesariuszy,
• wdrażanie nowych pracowników (onboarding),
• przeprowadzanie szkoleń wstępnych z ochrony danych osobowych dla nowo zatrudnionych,
• organizowanie szkoleń dla pracowników wspólnie z Działem Kadr oraz zapewnianie właściwego obiegu dokumentacji szkoleniowej,
• koordynowanie pracy pracowników ds. utrzymania czystości,
• pełnienie funkcji pełnomocnika ds. ochrony danych osobowych - punkt kontaktowy w sprawach RODO.

Wymagania:

• doświadczenie na podobnym stanowisku,
• znajomość pakietu MS Office,
• dokładność, skrupulatność i punktualność,
• wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne.
• umowę o pracę w Spółce Mechanika Radmor, która należy do Grupy WB – największego, prywatnego koncernu z branży zbrojeniowej,
• możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• przyjazne środowisko pracy oraz wsparcie ze strony zespołu,
• premię uznaniową,
• możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego i opieki medycznej,
• dofinansowanie do urlopu wypoczynkowego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• dofinansowanie do kart MultiSport,
• pracę w siedzibie firmy w Gdyni, do której dotrzesz: SKM (250 metrów od wejścia na teren firmy), komunikacją miejską (przystanek kilka kroków od wejścia), autem (mieścimy się tuż przy zjeździe z Estakady i mamy dla Ciebie darmowy parking), rowerem (mamy parking rowerowy na terenie).

Poniżej przekazujemy Pani/Panu informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych w ramach procesów rekrutacji,zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (klauzula informacyjna):

• Administratorem Państwa danych osobowychw zakresie danych osobowych przetwarzanych na potrzeby bieżącej rekrutacji jestMechanika - Radmor Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, ul. Hutnicza 3, 81-212 Gdynia (zwana dalej „Administratorem”).
• Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Z Administratorem można skontaktować się pod adresem email: [e-mail] lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w pkt 1. powyżej.
• Cele i podstawy prawne przetwarzania.
• Jeżeli rekrutacja dotyczy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, to Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe:
• w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na podstawie przepisów Kodeksu pracy, czyli w przypadku dostarczenia wyłącznie danych osobowych wymaganych przepisami prawa takich jak: imię̨ (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, oraz wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (podstawa prawna: art. 22(1) Kodeksu pracy w zw. z art. art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych osobowych, które przekazali Państwo dobrowolnie, a które nie są wymagane przez przepisy prawa, tj. wykraczają poza zakres wskazany w punkcie powyżej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit a RODO lub art. 9 ust. 2 lit a RODO).
• Jeżeli rekrutacja dotyczy zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej lub nawiązania współpracy na podstawie kontraktu b2b, to Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe:
• w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji i dążenia do zawarcia umowy pomiędzy Panią/Panem a Administratorem (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit b RODO),
• na podstawie wyrażonej przez Panią/Panem zgody w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych osobowych, które przekazali Państwo dobrowolnie a które wykraczają poza zakres danych wymaganych przez Administratora w formularzu rekrutacyjnym (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit a RODO lub art. 9 ust. 2 lit a RODO).
• Niezależnie od podstawy przyszłego zatrudnienia Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe w celu:
• realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci weryfikacji posiadanych przez kandydata do pracy kwalifikacji i umiejętności oraz ustalenia warunków współpracy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci zarządzania procesem rekrutacji w platformie eRecruiter, w tym m. in. w celu kontaktu z kandydatem za pośrednictwem ww. Platformy, przesyłania do kandydata przypomnień o nadchodzącym spotkaniu rekrutacyjnym (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci analizy procesów rekrutacyjnych prowadzonych przez Administratora, w tym m.in. przeprowadzania ankiet satysfakcji po zakończonej rekrutacji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami, jeżeli wystąpią okoliczności faktyczne uzasadniające przetwarzanie danych osobowych w tym celu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres przechowywania danych.
• Okres przetwarzania Państwa danych osobowych związany jest ze wskazanym powyżej celem ich przetwarzania. Wobec powyższego dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny dla przeprowadzenia procesu rekrutacji tj. 12 miesięcy od chwili złożenia aplikacji. Po tym okresie dane osobowe będą usuwane.
• W sytuacji wystąpienia okoliczności faktycznych uzasadniających przetwarzanie Pani/Pana danych w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – Administrator będzie uprawniony do przetwarzania danych osobowych przez okres do upływu przedawnienia ww. roszczeń lub prawomocnego zakończenia postępowania dotyczącego tych roszczeń.
• Odbiorcy danych.
• Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty, którym Administrator powierzy przetwarzanie Państwa danych osobowych w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego tj. dostawca systemu eRecruiter – spółka eRecruitment Solutions sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, dostawcy usługi publikacji ogłoszeń o pracę, podmioty wspierające proces rekrutacji, dostawcy systemów informatycznych, podmioty, które wspomagają Administratora w obsłudze korespondencji.

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty, którym Administrator powierzy przetwarzanie Państwa danych osobowych w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego tj. dostawca systemu eRecruiter – spółka eRecruitment Solutions sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, dostawcy usługi publikacji ogłoszeń o pracę, podmioty wspierające proces rekrutacji, dostawcy systemów informatycznych, podmioty, które wspomagają Administratora w obsłudze korespondencji.

• Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i przekazywanie danych do państw trzecich.

Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO. Dane osobowe nie będą również przekazywane za granicę do państw trzecich tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy.

• Prawa osób, których dane dotyczą.

W przypadkach i na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach oochronie danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,
• prawo usunięcia danych osobowych (zwane również „prawem do bycia zapomnianym”),
• prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
• prawo przenoszenia danych osobowych.,
• W przypadku przetwarzania Pani/Pana danych osobowych na podstawie zgody przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania zgody w każdym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.,
• Jeśli uważają Państwo, że przetwarzając Państwa dane osobowe Administrator narusza przepisy prawa, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.,
• Jeśli chce Pani/Pan skorzystać z przysługujących praw, może się Pani/Pan skontaktować
  z Administratorem w wybrany sposób:,,
• pisemnie na adres: Mechanika - Radmor Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, ul. Hutnicza 3, 81-212 Gdynia,,
• Informacja o dobrowolności podania danych.

Udział w procesie rekrutacyjnym jest w pełni dobrowolny. Podanie danych osobowych do procesu rekrutacji jest dobrowolne, jednak niezbędne do przeprowadzenia tego procesu.

• Wyrażenie zgody na przyszłe rekrutacje w ramach Grupy WB.
• Jeżeli wyrazi Pani/Pan zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, które mogą być organizowane w Grupie WB Współadministratorami Pani/Pana danych osobowych będą następujące spółki z Grupy WB, tj.
  • WB ELECTRONICS S.A. z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim,
  • FLYTRONIC S.A. z siedzibą w Gliwicach,
  • RADMOR S.A. z siedzibą w Gdyni,
  • GALWANIZERNIA-RADMOR Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni,
  • MECHANIKA-RADMOR Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni,
  • ZAKŁAD AUTOMATYKI I URZĄDZEŃ POMIAROWYCH AREX Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni,
  • WB CENTRUM KOMPOZYTÓW Sp. z o.o. z siedzibą w Czechowicach Dziedzicach,
  • PN STANDARD Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,
  • MINDMADE Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,
  • POLCAM SYSTEMS Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.
• Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Współadministratorów na podstawie Pani/Pana dobrowolnie udzielonej zgody w celu prowadzenia wspólnej bazy kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji w ramach Grupy WB (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit a) RODO).
• Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Współadministratorów przezokres 24 miesięcyod chwili wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach w ramach Grupy WB. Po tym okresie dane osobowe będą usuwane.
• Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będzie dostawca systemu eRecruiter – spółka eRecruitment Solutions sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie.
• Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy.
• Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
• W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Współadministratorów będą Pani/Pan przysługiwały - na zasadach określonych w RODO - następujące prawa:
  • prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
  • prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,
  • prawo do usunięcia danych osobowych (zwane również „prawem do bycia zapomnianym”),
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
  • prawo do przenoszenia danych osobowych,
  • prawo do prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie – wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• Jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzając dane osobowe Współadministratorzy naruszają przepisy prawa, to przysługuje Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Współadministratorzy uzgodnili w zawartej pomiędzy nimi umowie o współadministrowanie odpowiednie zakresy swojej odpowiedzialności dotyczące wypełniania obowiązków wynikających z RODO. W szczególności Współadministratorzy ustalili, że:
  • za przekazanie Pani/Panu informacji o przetwarzaniu danych osobowych przez Współadministratorów odpowiada Mechanika - Radmor Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, ul. Hutnicza 3, 81-212 Gdynia,
  • za realizację Pani/Pana praw związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Współadministratorów, o których mowa w lit. g) powyżej odpowiada Mechanika - Radmor Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, ul. Hutnicza 3, 81-212 Gdynia.
• W sprawie realizacji Pani/Pana praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych może się Pani/Pan skontaktować ze Współadministratorem odpowiedzialnym za realizację tych praw:
  • pisemnie na adres: Mechanika - Radmor Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, ul. Hutnicza 3, 81-212 Gdynia,
  • mailowo na adres:[e-mail]
• Niezależnie od uzgodnień, o których mowa w lit. i) powyżej może Pani/Pan realizować przysługujące Pani/Panu prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych wobec każdego ze Współadministratorów.
• Wyrażenie zgody na udział w przyszłych rekrutacjach w ramach Grupy WB jest całkowicie dobrowolny i nie wpływa na bieżący proces rekrutacyjny.
• W momencie, gdy spółka z Grupy WB rozpocznie prowadzenie konkretnego procesu rekrutacyjnego w oparciu o wspólną bazę danych prowadzoną na potrzeby Grupy WB i wybierze Panią/Pana aplikację w celu umożliwienia