Asystentka/Asystent Zarządu

CEO; Polska; Hybrid; PLN 78,000 - 89,000; Full time

Benefits offered by this job

Dofinansowanie do prywatnej opieki med

Bezpłatne szczepienia przeciw grypie

Karta sportowa

Grupowe ubezpieczenie

Job summary

Centrum Edukacji Obywatelskiej (CEO) w Polsce poszukuje osoby na stanowisko wsparcia administracyjnego. Pracownik będzie organizować spotkania, prowadzić korespondencję i przygotowywać raporty oraz zestawienia na potrzeby CEO.

Wymagane doświadczenie w administracji i bardzo dobra organizacja pracy. Praca w modelu hybrydowym z elastycznymi godzinami pracy. Wynagrodzenie 7 000–8 000 zł brutto miesięcznie na umowie o pracę w okresie próbnym z możliwością przedłużenia.

Qualifications

• Doświadczenie w pracy administracyjnej w organizacji pozarządowej lub w sektorze prywatnym.
• Umiejętność prowadzenia korespondencji urzędowej, tworzenia pism i prezentacji.
• Znajomość Google Workspace i moderowanie spotkań online (Meet/Zoom).
• Biegłość w angielskim na poziomie B2 dla rozmów biznesowych.

Responsibilities

• Wspieranie bieżącej pracy zarządu, organizacja i udział w spotkaniach, notatki.
• Prowadzenie korespondencji i przygotowywanie pism, raportów oraz podsumowań.
• Monitorowanie naborów wniosków funduszy i przygotowywanie danych do sprawozdań.
• Wsparcie w pisaniu wniosków grantowych i gromadzenie dokumentacji.
• Kontakt z interesariuszami i instytucjami zewnętrznymi.

Skills

Doświadczenie w administracji

Proaktywność

Dobra organizacja

Korespondencja urzędowa

Google Workspace

Angielski B2

Tools

Google Meet

Zoom

Job description

Wynagrodzenie: 7’000 – 8’000 brutto (UoP)

Poziom stanowiska: mid

Wymiar: 3/4 – 1/1 (stacjonarnie/ hybrydowo)

Umowa: na okres próbny 3 m-ce, kolejna na czas określony na rok z możliwością jej przedłużenia

Wymagania:

• Doświadczenie w pracy administracyjnej w organizacji pozarządowej lub w sektorze prywatnym na stanowisku o złożonym zakresie obowiązków,
• Proaktywna postawa, wychodzenie z inicjatywą i przedstawianie rozwiązań,
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej, samodzielność, umiejętność ustalania priorytetów i dbałość o szczegóły,
• Umiejętność prowadzenia korespondencji urzędowej, tworzenia pism, raportów, podsumowań ze spotkań i prezentacji,
• Biegłość w środowisku Google Workspace (Docs/ Sheets/ Drive/ Office) w tym umawiania spotkań online Meet/ Zoom i ich moderacja,
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego pozwalająca na swobodne prowadzenie rozmów biznesowych B2.

Dodatkowy atut/ mile widziane:

• Doświadczenie w przygotowywaniu i monitorowaniu wniosków grantowych (m.in. FERS, KPO lub innych programów krajowych i europejskich),
• Znajomość zasad rozliczania projektów,
• Doświadczenie we współpracy z instytucjami publicznymi (szkoły, kuratoria oświaty, jednostki samorządowe) i środowiskiem biznesowym,
• Umiejętność tworzenia prostych grafik na podstawie key visual (np. Canva).

Główne zadania na stanowisku:

• Wsparcie bieżącej pracy zarządu, w tym m.in. organizacja, umawianie i uczestniczenie w spotkaniach w tym prowadzenie notatek,
• Prowadzenie korespondencji w zleconych sprawach,
• Monitorowanie naborów wniosków funduszy i konkursów grantowych,
• Pomoc w pisaniu wniosków grantowych, w tym uzupełnianie i aktualizacja danych dotyczących CEO, zasobów kadrowych, obsługa generatorów poszczególnych grantodawców oraz gromadzenie niezbędnej dokumentacji,
• Kontakt z interesariuszami i z instytucjami zewnętrznymi (np. z kuratoriami oświaty),

Inne zadania:

• Koordynacja obecności CEO (wykłady, warsztaty itd.) na wydarzeniach organizowanych przez zewnętrzne instytucje lub objętych ich patronatem,
• Opracowywanie danych do sprawozdań i raportów; przygotowywanie zestawień i ilościowa analiza na podstawie testów, ankiet, list, materiałów szkoleniowych itp.,
• Analiza raportów i innych materiałów, przygotowywanie prezentacji i podsumowań,
• Wsparcie organizacji i koordynacja wydarzeń i szkoleń stacjonarnych i online dla zespołu CEO; obsługa platformy Zoom, GoogleMeet,
• Wykonywanie zadań wynikających z przestrzegania wewnętrznych procedur finansowych i organizacyjnych,
• Redagowanie tekstów, wsparcie w zakresie przygotowania publikacji, artykułów i materiałów promocyjnych oraz dokumentacji sprawozdawczej,
• Pomoc w tworzeniu, redagowaniu i publikowaniu materiałów edukacyjnych i promocyjnych (prezentacje, scenariusze zajęć, treści kursowe, program wydarzeń), a także przygotowywanie prostych grafik,
• Wsparcie w tłumaczeniu krótkich materiałów i redagowaniu treści w j. angielskim,
• Pomoc w pracach biurowych (opisywanie faktur, zwrotów kosztów podróży, obsługa urządzeń biurowych, prowadzenie dokumentacji formalnej związanej z kwestiami wydawniczymi organizacji – ISBN, repartycja, itd.).
• W zależności od doświadczenia wynagrodzenie w zakresie 7’000 – 8’000 brutto
• Zatrudnienie na umowę o pracę w modelu hybrydowym
• Elastyczne godziny rozpoczęcia i kończenia pracy: 08:00-10:00 / 16:00-18:00
• Biuro w wygodnej lokalizacji 300 metrów od stacji Metro Centrum
• 3 dodatkowe dni wolne poza przysługującym urlopem wynikającym ze stażu pracy
• Dofinansowanie do prywatnej opieki medycznej
• Coroczne bezpłatne szczepienia przeciw grypie
• Dofinansowanie do karty sportowej
• Możliwość dołączenia do grupowego ubezpieczenia
• Pracę w organizacji o wieloletnim doświadczeniu, stabilnej i ugruntowanej pozycji w oświacie i ogólnopolskim zasięgu prowadzonych działań,
• Pracę w zaangażowanym i ambitnym zespole nastawionym na współpracę,
• Pracę dającą ciekawe wyzwania i możliwość współpracy z partnerami krajowymi i regionalnymi,
• Wymiana wiedzy i umiejętności podnosząca kompetencje,
• Bezpłatny dostęp do publikacji, wystąpień i webinarów społecznych (blisko 2’000 materiałów edukacyjnych prowadzonych projektów)
• Możliwość szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych w zakresie stanowiska.

Centrum Edukacji Obywatelskiej (CEO) jest niezależną instytucją edukacyjną. Upowszechnia wiedzę, umiejętności i postawy potrzebne w budowaniu społeczeństwa obywatelskiego. Wprowadza do szkół programy, które podnoszą efektywność kształcenia, pomagają młodym ludziom rozumieć świat, rozwijają krytyczne myślenie, wiarę we własne możliwości, zachęcają do angażowania się w życie publiczne oraz działania na rzecz innych.

Centrum Edukacji Obywatelskiej działa od 1994 roku i jest największą organizacją edukacyjną pozarządową w Polsce. Z naszego wsparcia korzysta rocznie około 40 000 nauczycieli i dyrektorów z 10 000 szkół w całej Polsce.