Asystent/ka Project Managera

ZdalnaPraca; Warszawa; Hybrid; PLN 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Ksisters poszukuje Asystenta / Asystentki Project Managera do wsparcia koordynacji projektów związanych z rozwojem i otwieraniem sklepów w Polsce oraz w Europie. Poszukujemy osoby z pierwszym doświadczeniem w zarządzaniu projektami, gotowej rozwijać się w prowadzeniu większych, międzynarodowych projektów.

Zakres obejmuje wsparcie PM, organizację dokumentacji, kontakt z projektantami, wykonawcami i dostawcami, a także przygotowywanie raportów i ofert.

Qualifications

• Wymagane wykształcenie wyższe; preferowane kierunki: zarządzanie/projekty, ekonomia, marketing lub inżynieria.
• Certyfikaty z zarządzania projektami będą dodatkowym atutem.
• Doświadczenie w zarządzaniu projektami, koordynacji, działalności operacyjnej lub pokrewnej.
• Język polski – minimum B2 oraz angielski – minimum B1.
• Dobra znajomość Excel, MS Office lub Google Workspace.
• Doświadczenie w pracy z narzędziami PM: Asana, Monday, ClickUp, Trello, Jira.
• Podstawowa znajomość MS Project lub podobnych narzędzi do planowania.

Responsibilities

• Wsparcie Project Managera w codziennej pracy i koordynacji projektów.
• Prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji projektowej, tabel oraz plików roboczych.
• Komunikacja z projektantami, wykonawcami, dostawcami oraz przedstawicielami centrów handlowych.
• Wyszukiwanie wykonawców i dostawców, porównywanie ofert handlowych.
• Przygotowywanie briefów, raportów, tabel, zamówień oraz materiałów do akceptacji.
• Monitorowanie harmonogramów, terminów i dostaw; koordynacja prac montażowych.

Skills

Polski B2

English B1

Excel / Office

PM tools (Asana/Jira)

Zarządzanie czasem

Education

Wyższe wykształcenie

Kierunki: zarządzanie/projekty

Tools

Asana

Monday.com

ClickUp

Trello

Jira

MS Project

Job description

Asystent / Asystentka Project Managera

O firmie:

Ksisters to dynamicznie rozwijająca się europejska firma specjalizująca się w koreańskich kosmetykach i pielęgnacji K-beauty. Rozwijamy sprzedaż online oraz sieć sklepów stacjonarnych w Polsce i innych krajach Europy.

Poszukujemy Asystenta / Asystentki Project Managera, który/a będzie wspierać koordynację projektów związanych z rozwojem i otwieraniem sklepów w Polsce oraz innych krajach Europy.

To dobra okazja dla osoby z pierwszym doświadczeniem w zarządzaniu projektami, która chce rozwijać się w kierunku prowadzenia większych, międzynarodowych projektów i stopniowo przejmować większą odpowiedzialność.

Zakres obowiązków:

• wsparcie Project Managera w codziennej pracy i koordynacji projektów;

• prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji projektowej, tabel oraz plików roboczych;

• komunikacja z projektantami, wykonawcami, dostawcami oraz przedstawicielami centrów handlowych;

• wyszukiwanie wykonawców i dostawców, zbieranie oraz porównywanie ofert handlowych;

• przygotowywanie briefów, raportów, tabel, zamówień oraz materiałów do akceptacji;

• monitorowanie harmonogramów, terminów, zamówień, płatności i dostaw;

• koordynacja prac montażowych oraz kontrola realizacji ustaleń;

• wyszukiwanie i zakup niezbędnych materiałów dodatkowych;

• wsparcie w organizacji otwarć nowych sklepów;

• udział w tworzeniu zespołów startowych dla nowych sklepów.

Nasze oczekiwania:

• Wykształcenie wyższe – ukończone lub w trakcie studiów niestacjonarnych; preferowane kierunki: zarządzanie / zarządzanie projektami, ekonomia, marketing lub kierunki inżynierskie;

• posiadanie certyfikatów związanych z zarządzaniem projektami będzie dodatkowym atutem;

• wcześniejsze doświadczenie w zarządzaniu projektami, koordynacji, działalności operacyjnej lub pokrewnej dziedzinie będzie dodatkowym atutem;

• język polski, ukraiński – minimum B2 (wymóg obowiązkowy);

• język angielski – minimum B1 (wymóg obowiązkowy);

• dobra znajomość Excel, MS Office lub Google Workspace;

• doświadczenie w pracy z Asana, Monday, ClickUp, Trello, Jira lub podobnymi narzędziami;

• podstawowa znajomość MS Project lub innych narzędzi do planowania i tworzenia harmonogramów;

• umiejętność pracy z harmonogramami, budżetami i listami zadań;

• umiejętność prowadzenia dokumentacji projektowej i technicznej;

• umiejętność przygotowywania raportów, prezentacji oraz notatek ze spotkań;

• umiejętność zbierania, porównywania i weryfikowania ofert wykonawców i dostawców;

• doświadczenie w kontroli zamówień, dostaw i realizacji prac;

• gotowość do wykorzystywania narzędzi AI do analizy dokumentów, obsługi korespondencji, przygotowywania raportów i organizacji pracy.

Cenimy:

• bardzo dobrą organizację pracy i umiejętność zarządzania czasem;

• umiejętność ustalania priorytetów i jednoczesnej pracy nad kilkoma zadaniami;

• dbałość o szczegóły;

• odpowiedzialność i terminowość;

• samodzielność i inicjatywę;

• komunikatywność i umiejętność pracy w zespole;

• umiejętność koordynowania pracy różnych uczestników projektu;

• orientację na osiąganie rezultatów;

• elastyczność i umiejętność szybkiego rozwiązywania problemów;

• odporność na stres i umiejętność efektywnej pracy pod presją czasu.

Warunki pracy:

• praca od poniedziałku do piątku, 8 godzin dziennie;

• praca stacjonarna w biurze z możliwością częściowej pracy zdalnej;

• forma zatrudnienia: umowa o pracę / umowa zlecenie;

• możliwość podróży służbowych na terenie Polski i Europy;

• praca w międzynarodowym środowisku oraz udział w ciekawych projektach związanych z rozwojem sieci sklepów.

Co oferujemy:

• możliwość rozwoju zawodowego w obszarze Project Management;

• stopniowe poszerzanie zakresu odpowiedzialności i samodzielności;

• możliwości rozwoju kariery;

• udział w dużych, międzynarodowych projektach;

• możliwość zdobycia praktycznego doświadczenia w koordynacji projektów na rynku europejskim;

• możliwość dalszego rozwoju finansowego wraz ze wzrostem kompetencji i odpowiedzialności.