Administrative Assistant

Abbott Laboratories; Hinoba-an; On-site; PHP 2,508,000 - 3,762,000; Full time

Job summary

Abbott Laboratories procura um(a) profissional para atuar como Executive Administration, fornecendo suporte completo às necessidades administrativas da organização e assegurando conformidade com políticas internas. O candidato ideal terá experiência em gestão de fornecedores, pagamentos, coordenação de reuniões e logística de viagens, além de habilidades sólidas em gestão de escritório e documentação.

A posição é de tempo integral e requer disponibilidade para atividades propostas pela equipe

Qualifications

• Formação mínima: Graduação em qualquer área.
• Nível de ensino: Bacharelado em Ciências ou Comércio.
• Licenças/Certificações: Outro Licenciamento/Certificação

Responsibilities

• Gerenciar fornecedores e pagamentos de acordo com a política da empresa.
• Organizar reuniões, conferências e viagens (passagens, visto, seguro e câmbio quando aplicável).
• Submeter accruals finais com documentos de apoio no prazo.
• Gestão de escritório e administração corporativa: manutenção, suprimentos, controle de ativos e registro de ausências.

Skills

Vendor management

Payments processing

Meetings coordination

Travel arrangements

Office administration

Education

Bacharelado em Ciências/ Comércio

Job description

Descritivo de Cargo Job Title: Executive Administration Job Profile: Executive Administration JOB INFORMATION Approved Job Profile: Executive Administration REVIEWER COMMENTS Date Reviewer Name Reviewer Comments NA NA NA ORGANIZATION Job Family: Administration Job Sub-Family: Administration Division: Abbott Vascular JOB SUMMARY To provide all support related to administrative requirements.

CORE JOB RESPONSIBILITIES

• Vendor Management & Payments:
  Understanding the company policy regarding vendor management and explaining it to the vendors
  Coordinating with finance team to release vendor’s payments on time
  Preparing MIS for all the payments released, due and outstanding
  To verify and check all expense claims and PRF’s for any discrepancies, legitimacy, non-repetition and to ensure supporting documents such as SRF, ICRP and HRF are attached
  Rolling out checklist for Expense Claim to ensure that everyone is aware of all the documents required at the time of submission of expenses
  Keeping records of employee claims, submitted to finance after appropriate approvals, track the process and expected date of payment
• Arranging for Meetings and Conferences:
  Making necessary arrangements and support for conducting / attending business meetings by team members and physicians
  Making Travel arrangements including Ticketing / Visa / Insurance & Forex where applicable
  Cab arrangements for airport / station transfers
  Hotel booking and hospitality arrangements
  Arrangements for all training / meeting / promotional materials
• Timely submission of year end Accruals with supporting documents:
  To submit year-end accruals along with supporting documents on time
  To follow up with the teams for accruals and supporting documents and collating all the details before submission
  Coordinating with various vendors to get their outstanding statements on time and segregating it according to the cost centres
• Office Management & Corporate Administration:
  Facility management, which includes office maintenance, fulfilling stationery requirements, housekeeping and security maintenance, pantry requirements, handling petty cash, inventory of companies’ fixed assets, maintenance of all electronic equipment’s and pest control and keeping records of leaves for each employee of the region
• Documentation and Processing such as Honorarium Request Forms, SOS Letters, SRF’s etc.:
  Preparation of documents before sponsoring or conducting an event like sponsorship request forms, scope of sponsorship letters, honorarium request forms and professional agreements in coordination with the team members
  Seeking appropriate approvals from higher authorities
  Allocating reference numbers to the approved sponsorship request forms, single reference numbers for SRF’s submitted for one event, to have an overview of all the physicians attending such conferences and total budget proposed / expense incurred
  Maintain and file all original approved documents along with brochures etc. also maintaining soft copies of all the events and creating index on excel file for tracking

MINIMUM QUALIFICATIONS

• Minimum Education Graduation in any stream.
• Education Level Major/Field of Study Bachelor’s Degree Science / Commerce
• Licenses/ Certifications Other License/Certification

The base pay for this position is N/A In specific locations, the pay range may vary from the range posted.

Família de Cargo Administrative Support Divisão CRM Cardiac Rhythm Management Localidade India > Mumbai : BKC Building Localidades Adicionais Turno de Trabalho Standard Viagem Not specified Vigilância médica Not Applicable

Atividades de trabalho significativas Continuous standing for prolonged periods (more than 2 consecutive hours in an 8 hour day)

A Abbott significa o poder da saúde. Por mais de 125 anos, a Abbott tem ajudado as pessoas a alcançar seu potencial — porque uma saúde melhor permite que indivíduos e comunidades vivam melhor. Com uma rede global e diversificada, que serve clientes em mais de 160 países, criamos novas soluções — em todo o espectro da saúde, em todo o mundo, para todas as fases da vida. Seja através da próxima geração de equipamentos de diagnóstico, dispositivos médicos para estilos de vida em transformação, nutrição baseada em ciência, ou novas reformulações, estamos desenvolvendo tecnologias mais inovadoras e revolucionárias na área da saúde para que indivíduos vivam melhor e com mais saúde. Os colaboradores da Abbott vêm trabalhar todos os dias com energia, entusiasmo e comprometimento com o intuito de promover a saúde e o bem-estar de milhões de pessoas. Eles superam os limites para ajudar a gerenciar e tratar alguns dos maiores desafios de saúde da vida. Convidamos você a explorar as oportunidades na Abbott, a ver se seus talentos e aspirações de carreira podem se encaixar com as nossas vagas. A Abbott é uma empresa que oferece oportunidades iguais e acolhe e incentiva a diversidade em nossa força de trabalho.

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