Asistente de Administración

DISTRIBUIDORA BAJOPONTINA; Lima Metropolitana; Presencial; PEN 28.000 - 45.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

NEXT GUARD SAFETY S.A.C. está buscando un/a Asistente de Administración para unirse a su equipo en Lima. Buscan una persona muy organizada, proactiva y con capacidad de mantener documentaciones y procesos administrativos al día.

Entre sus responsabilidades estarán la gestión de archivos por cliente, elaboración de cotizaciones, facturación y seguimiento de cuentas. Se valorará manejo de Excel, PowerPoint e herramientas de IA para mejorar presentaciones y reportes.

Formación

• Egresado/a o bachiller de Administración, Negocios, Ingeniería Industrial, Contabilidad o carreras afines.
• Experiencia previa en funciones administrativas.
• Manejo de Excel a nivel intermedio-avanzado.
• Buen manejo de PowerPoint y herramientas digitales.
• Manejo de herramientas de Inteligencia Artificial.
• Buena redacción y capacidad de comunicación.
• Deseable conocimiento de facturación electrónica, guías de remisión y documentación administrativa/contable.
• Facilidad para tratar con clientes y proveedores.
• Capacidad de organización y seguimiento de múltiples actividades.

Responsabilidades

• Organizar y mantener actualizado el archivo documentario por cliente y pedido: cotizaciones, órdenes de compra, facturas, guías, correos, comprobantes, cargos y demás sustentos.
• Mantener ordenada y actualizada la documentación corporativa: formatos de cotización, brochure, brandbook, presentaciones, fichas, plantillas y documentos formales de la empresa.
• Elaborar y actualizar cuadros y tableros de seguimiento en Excel para pedidos, facturación, cobranzas, pagos, cuentas por pagar y otros pendientes.
• Mantener y actualizar matrices de costos y precios por producto y proveedor.
• Elaborar cotizaciones comerciales de acuerdo con las matrices de precios establecidas.
• Solicitar y comparar cotizaciones de proveedores, manteniendo actualizada la base de proveedores y costos.
• Emitir facturas, boletas, notas y demás comprobantes, así como elaborar guías de remisión cuando corresponda.
• Registrar y ordenar ingresos y egresos, verificando que cuenten con los comprobantes y sustentos necesarios para su posterior envío a Contabilidad.
• Realizar seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Coordinar administrativamente con proveedores, clientes y el área logística.
• Atender consultas y requerimientos de clientes, dando seguimiento a cambios, garantías, observaciones o reclamos.
• Elaborar presentaciones en PowerPoint, propuestas comerciales, brochures y material corporativo.
• Utilizar herramientas de Inteligencia Artificial para mejorar presentaciones, documentos, análisis y productividad.
• Llevar un control permanente de pendientes, responsables, fechas límite y estado de cada gestión.
• Brindar soporte administrativo a Gerencia y realizar otras funciones relacionadas con el puesto.

Conocimientos

Organización

Comunicación

Proactividad

Seguimiento

Atención al detalle

Resolución de problemas

Responsabilidad

Educación

Administración

Negocios

Ingeniería Industrial

Contabilidad

Bachiller

Herramientas

Excel

PowerPoint

Inteligencia Artificial

Descripción del empleo

NEXT GUARD SAFETY S.A.C. se encuentra en búsqueda de un/a Asistente de Administración para incorporarse a nuestro equipo.

Buscamos una persona muy organizada, responsable, comunicativa y proactiva, capaz de mantener bajo control la documentación, información y seguimiento de las principales actividades administrativas de la empresa.

Funciones

• Organizar y mantener actualizado el archivo documentario por cliente y pedido: cotizaciones, órdenes de compra, facturas, guías, correos, comprobantes, cargos y demás sustentos.
• Mantener ordenada y actualizada la documentación corporativa: formatos de cotización, brochure, brandbook, presentaciones, fichas, plantillas y documentos formales de la empresa.
• Elaborar y actualizar cuadros y tableros de seguimiento en Excel para pedidos, facturación, cobranzas, pagos, cuentas por pagar y otros pendientes.
• Mantener y actualizar matrices de costos y precios por producto y proveedor.
• Elaborar cotizaciones comerciales de acuerdo con las matrices de precios establecidas.
• Solicitar y comparar cotizaciones de proveedores, manteniendo actualizada la base de proveedores y costos.
• Emitir facturas, boletas, notas y demás comprobantes, así como elaborar guías de remisión cuando corresponda.
• Registrar y ordenar ingresos y egresos, verificando que cuenten con los comprobantes y sustentos necesarios para su posterior envío a Contabilidad.
• Realizar seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Coordinar administrativamente con proveedores, clientes y el área logística.
• Atender consultas y requerimientos de clientes, dando seguimiento a cambios, garantías, observaciones o reclamos.
• Elaborar presentaciones en PowerPoint, propuestas comerciales, brochures y material corporativo.
• Utilizar herramientas de Inteligencia Artificial para mejorar presentaciones, documentos, análisis y productividad.
• Llevar un control permanente de pendientes, responsables, fechas límite y estado de cada gestión.
• Brindar soporte administrativo a Gerencia y realizar otras funciones relacionadas con el puesto.

Requisitos

• Egresado/a o bachiller de Administración, Negocios, Ingeniería Industrial, Contabilidad o carreras afines.
• Experiencia previa en funciones administrativas.
• Manejo de Excel a nivel intermedio-avanzado.
• Buen manejo de PowerPoint y herramientas digitales.
• Manejo de herramientas de Inteligencia Artificial.
• Buena redacción y capacidad de comunicación.
• Deseable conocimiento de facturación electrónica, guías de remisión y documentación administrativa/contable.
• Facilidad para tratar con clientes y proveedores.
• Capacidad de organización y seguimiento de múltiples actividades.

Perfil que buscamos

Buscamos principalmente una persona que tenga muchísimo orden y capacidad de seguimiento. Alguien que no necesite que se le recuerde constantemente qué está pendiente, sino que pueda mantener la información organizada, anticiparse a vencimientos y hacer seguimiento hasta cerrar cada tarea.

Debe ser una persona proactiva, responsable y resolutiva, con capacidad para identificar pendientes, buscar soluciones y mantener una comunicación constante con las áreas involucradas.

Competencias

• organización
• responsabilidad
• comunicación
• proactividad
• seguimiento
• criterio
• atención al detalle
• capacidad resolutiva
• orientación a resultados

Disponibilidad

• Inmediata
• Tiempo completo

Lugar de trabajo

San Borja – Lima