Asistente Administrativo de Servicios Generales

KOMATSU MITSUI; Lima Metropolitana; Presencial; PEN 32.000 - 46.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

KOMATSU MITSUI busca un Asistente Administrativo de Servicios Generales para brindar soporte administrativo especializado y asegurar la disponibilidad de información confiable, cumpliendo procedimientos y atendiendo servicios que soportan la operación.

Entre sus funciones están gestionar documentos, contratos y órdenes, elaborar reportes e indicadores, y coordinar con proveedores y áreas internas para el cierre de requerimientos.

Formación

• Gestión de documentos y control de información para Servicios Generales.
• Colaboración con áreas usuarias para derivación de documentos y requerimientos.

Responsabilidades

• Apoyar procesos de Servicios Generales con control documental y seguimiento de contratos.
• Gestionar recepción, control y distribución de documentos y derivación a áreas usuarias.
• Registrar y dar seguimiento a requerimientos de Servicios Generales de distintas áreas.
• Mantener documentación de contratos, órdenes de servicio, valorizaciones y expedientes de proveedores.
• Elaborar y consolidar reportes, indicadores e informes de gestión del área.
• Controlar documentos de contratistas y actualizar información conforme a lineamientos.
• Seguir órdenes de compra/servicio, valorizaciones y pagos.
• Coordinar con proveedores y usuarios la programación y cierre de requerimientos.
• Vigilar vencimientos de contratos, pólizas y permisos.
• Realizar inspecciones básicas y reportar incidencias de proveedores.
• Gestionar archivo físico y digital conforme a procedimientos.

Conocimientos

Gestión documental

Control de proveedores

Educación

Administración/Contabilidad (título técnico o universitario)

Descripción del empleo

ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE SERVICIOS GENERALES

Brindar soporte administrativo especializado a los procesos de Servicios Generales, ejecutando el control documentario, seguimiento de contratos, proveedores, órdenes de servicio, indicadores y requerimientos internos; asegurando la disponibilidad de información confiable, el cumplimiento de los procedimientos y la atención oportuna de los servicios que soportan la operación.

• Administrar el proceso de recepción, control y distribución de documentos, asegurando un registro adecuado, la correcta derivación a las áreas usuarias y el cumplimiento de los procedimientos internos.
• Registrar, controlar y realizar el seguimiento de los requerimientos de Servicios Generales recibidos por las diferentes áreas usuarias.
• Mantener actualizada la documentación administrativa relacionada con contratos, órdenes de servicio, valorizaciones, reportes y expedientes de proveedores.
• Apoyar en la elaboración y consolidación de reportes, indicadores, presentaciones e informes de gestión del área.
• Administrar el proceso de control documental de contratistas, realizando el seguimiento a la actualización de la información requerida y asegurando su conformidad con los lineamientos internos establecidos.
• Realizar el control y seguimiento de órdenes de compra, órdenes de servicio, valorizaciones y documentación requerida para los procesos de pago.
• Coordinar con proveedores y usuarios internos la programación, atención y cierre de requerimientos asignados por el Coordinador o Supervisor.
• Apoyar en el seguimiento de vencimientos de contratos, pólizas, permisos, documentación de proveedores y otros documentos de control del área.
• Realizar inspecciones básicas, GEMBA y verificaciones de los servicios prestados por proveedores, reportando incidencias u oportunidades de mejora.
• Gestionar el archivo físico y digital de la documentación de Servicios Generales conforme a los procedimientos corporativos.

Requisitos:

• Educación: Bachiller técnico / universitario.
• Experiencia: con 1 año en labores similares.
• Formación / Especializaciones (si lo requiere el puesto): Estudios técnicos o Universitarios en Administración, Ingeniería Industrial, Contabilidad o carreras afines.