Verwaltungsassistent/in, zweisprachig – Studiensekretariat

HES-SO Fribourg; Indre Fosen; On-site; NOK 811,000 - 1,042,000; Full time

Job summary

Die Hochschule für Technik und Architektur Freiburg (HTA-FR) sucht eine engagierte Verwaltungsfachperson zur Unterstützung des Studiensekretariats. Sie bearbeiten Zulassungsdossiers, informieren Studieninteressierte, Studierende und Dozierende, pflegen Studiendaten und unterstützen die Organisation von Veranstaltungen.

Die Stelle ist befristet auf 3 Jahre, 80–100% Arbeitszeit, Beginn 1. März 2027; Bewerbungsfrist 23. Oktober 2026. Arbeitsort: Freiburg (CH).

Qualifications

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung in administrativer Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil.
• Fähigkeit, parallel mehrere Projekte zu bearbeiten.

Responsibilities

• Mitarbeit bei Kernprozessen des Studiensekretariats (Zulassungsdossiers, Semesterbeginn, Semesterabschluss).
• Auskünfte an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende und Studiengangsleitungen erteilen.
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der Studiendaten mithilfe entsprechender Tools.
• Korrespondenz mit Studienbewerbern und Studierenden (Zulassung, Resultate, etc.).
• Mitwirkung bei Entwicklung des Dienstes in Zusammenarbeit mit Informatik-, Kommunikationsdienst und anderen Diensten.
• Organisation und Durchführung diverser Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier).
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat.
• Mitwirkung bei Aktivitäten im Bereich des digitalen Marketings.

Skills

MS Office

Organisationstalent

Selbstständiges Arbeiten

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Education

EFZ Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung

Tools

IS-Academia

SharePoint

Salesforce Education

Job description

Die Hochschule für Technik und Architektur Freiburg (HTA-FR) ist Mitglied der Fachhochschule West schweiz (HES-SO) und bietet zweisprachige Ausbildungen auf Bachelor- und Masterstufe an.

Aufgaben und Tätigkeitsgebiete

• Mitwirkung bei den Kernprozessen des Studiensekretariats (Bearbeitung der Zulassungsdossiers, Organisation des Semesterbeginns, Semesterabschluss usw.)
• Erteilen von Auskünften an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende sowie Studiengangsleitungen (z. B. betreffend Zulassungsbedingungen, Studienfortschritt, Reglemente)
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der Studiendaten mithilfe entsprechender Verwaltungstools
• Korrespondenz mit Studienbewerberinnen und -bewerbern sowie mit Studierenden (Zulassung, Resultate usw.)
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Dienstes (Änderungen von Regelungen und Prozessen, technische und funktionale Entwicklungen, Anpassung von Dokumenten usw.) in Zusammenarbeit mit beteiligten Diensten (z. B. Informatik- oder Kommunikationsdienst)
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung diverser Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier usw.)
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat
• Mitwirken bei Aktivitäten im Bereich des digitalen Marketings

Ihr Profil

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil
• Fähigkeit, selbstständig oder im Team an mehreren Projekten und Aufgaben parallel zu arbeiten
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative gepaart mit einer vorausschauenden Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie grosses Interesse an der Arbeit mit verschiedenen Programmen (z. B. IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education usw.)
• Gute Kommunikationsfähigkeit, redaktionelles Geschick sowie Serviceorientierung
• Beherrschen der deutschen oder französischen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der anderen Sprache

Zusatzinformationen

• Auf 3 Jahre befristeter Vertrag; verlängerbar
• Beschäftigungsgrad: 80-100 %
• Auskünfte: Sabrina Anania, Operative Leiterin des Studiensekretariats Tel. [phone] Florence Meyer, Leiterin des Studiensekretariats Tel. [phone]
• Stellenantritt: 1. März 2027
• Bewerbungsfrist: 23. Oktober 2026