Assistant-e administratif-ve bilingue Service académique

HES-SO Fribourg; Indre Fosen; Sur place; NOK 512 000 - 740 000; Plein temps

Résumé du poste

La Haute école d'ingénierie et d'architecture Fribourg (HEIA-FR) recherche un-e gestionnaire administratif-ve pour les programmes de formation. Vous traiterez les dossiers d’admission, gérerez les données académiques et la correspondance avec les candidats et étudiants.

Vous travaillez en équipe, tout en étant autonome, avec précision et sens du service. Maîtrise du français ou allemand requise et connaissance des outils MS Office, IS-Academia, SharePoint et Salesforce Education souhaitée.

Qualifications

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente.
• Expérience professionnelle confirmée dans la gestion administrative de programme de formation serait un atout.
• Faculté à travailler en équipe et de manière autonome sur plusieurs projets.
• Précision et rigueur dans l'exécution des tâches.
• Maîtrise des MS Office et connaissance de IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education.
• Maîtrise du français ou allemand avec bonnes connaissances de l'autre langue.

Responsabilités

• Traiter les dossiers d'admission et suivre la fin de semestre.
• Renseigner les candidat-e-s, étudiant-e-s, professeur-e-s et responsables de filières sur les études.
• Préparer, traiter et mettre à jour les données académiques.
• Assurer la correspondance avec les candidat-e-s et étudiant-e-s (admissions, résultats).
• Participer aux évolutions du service et aux projets, en collaboration avec les services concernés.
• Collaborer aux événements liés à la formation (portes ouvertes, informations, remises des diplômes).
• Réaliser certaines traductions pour le service.
• Participer aux activités du Marketing digital.

Connaissances

Gestion administrative

Travail en équipe

Rigueur

Organisation

Rédaction

Service client

Autonomie

Formation

CFC d'employé-e de commerce

Outils

MS Office

IS-Academia

SharePoint

Salesforce Education

Description du poste

La Haute école d'ingénierie et d'architecture Fribourg (HEIA-FR) est membre de la Haute école spécialisée de Suisse occidentale (HES-SO) et offre des formations bilingues, de niveau bachelor et master.

Mission et domaine d'activité

• Contribuer aux différents processus du service académique (traitement des dossiers d'admission, suivi de la fin de semestre, organisation de la rentrée académique, etc.)
• Renseigner les candidat-e-s, étudiant-e-s, professeur-e-s, responsables de filières, etc. sur les questions liées aux études (conditions d'admission, situation académique, règlementation, etc.)
• Préparer, traiter et mettre à jour les données académiques de l'école en utilisant les outils en place
• Assurer la correspondance avec les candidat-e-s et étudiant-e-s (admissions, résultats, etc.)
• Participer aux évolutions du service (changements de règlementation et processus, développements techniques et fonctionnels, adaptations de documents, etc.) en collaboration avec les différents intervenants (service informatique, communication, etc.)
• Collaborer à divers événements en lien avec la formation (portes ouvertes, séances d'information, remises des diplômes, forums, etc.)
• Réaliser quelques traductions pour le service
• Prendre part aux activités du Marketing digital

Votre profil

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente
• Une expérience professionnelle confirmée dans le domaine de la gestion administrative de programme de formation serait un atout
• Faculté à travailler en équipe et de manière autonome sur plusieurs projets et activités en parallèle
• Précision et rigueur dans l'exécution des tâches
• Capacité d'organisation et d'adaptation, flexibilité, esprit d'initiative, sens de l'anticipation et des priorités à donner
• Grande aisance avec les produits MS Office et fort intérêt pour les activités nécessitant l'utilisation d'autres programmes spécifiques (p.ex. IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education, etc.)
• Qualités relationnelles, rédactionnelles et sens du service
• Maîtrise de la langue française ou allemande avec de très bonnes connaissances de l'autre langue

Compléments d'information

• Contrat de durée déterminée de 3 ans, renouvelable
• Taux d'activité : 80 – 100 %
• Renseignements : Sabrina Anania, responsable opérationnelle du service académique Tél. : [phone] Florence Meyer, responsable du service académique Tél. : [phone]
• Entrée en fonction : 1er mars 2027
• Dépôt des dossiers : 23 octobre 2026